Hvordan man laver dine ledelsesmøder Produktive arrangementer

Du behøver ikke at se meget langt ud for at finde artikler fra eksperter på tidsledelse, fuldmægtige ledere og andre guruer og pundits decrying møder og foreslår, at du undgår, krymper eller på anden måde dispenserer med disse ofte arbejdskrævende virksomhedstidsvagere.

Ikke desto mindre må vi til tider mødes. Og ja, der er nogle gode råd til rådighed fra eksperter om tidsstyring, dagsordenskontrol og regler for orden. Fokus her er lidt anderledes og tilbyder nogle forsøgte og sande vejledninger, der hjælper ledere til at skifte fem fælles mødetyper til smertefrie og produktive begivenheder.

Fem fælles møde løsninger

1. Eliminere døden ved opdateringer om "Om bordet". Du kender dette møde. Cram atten mennesker i et rum og derefter kræve, at hver person deler en opdatering, der typisk lyder som et forsøg på at retfærdiggøre deres eksistens og gøre en sag for deres indflydelse i den store medarbejderes hall of fame. Direktører og ledende ledere er berygtede for at drive disse møder, naivt at tro på, at dette er en god måde for alle at høre, hvad der sker på tværs af firmaet. I virkeligheden afstemmer folk mest og fokuserer på at planlægge deres egen opdatering, som ingen vil lytte til.

I stedet: Sammen med jeres jævnaldrende, holdmedlemmer eller nøglekollegier, må vi ikke bede om "rundt om bordet". Tilbyde oplysninger på undtagelsesbasis. Del relevante nyheder, herunder økonomiske resultater, store kundegevinster eller opdateringer om organisationsbrede initiativer. Udvid også tilbuddet til enkeltpersoner til at rejse vigtige spørgsmål. Hvis noget bemærkelsesværdigt og ikke kendt er sket, skal nogen dele det. Hvis en gruppe har brug for hjælp fra en anden gruppe, skal du hæve anmodningen.

Ellers tvinger ikke alle deltagerne til at dele.

2. Statusmøder generelt. Disse kan være brutale tidsmordere, især når de låses ind som tilbagevendende begivenheder og dårligt styres.

I stedet : Ring aldrig til et møde for noget, du kan slå op. Udnyt dagens teknologiværktøjer for at sikre, at dine arbejdshold opretholder en aktuel og synlig statusopdatering, hvor alle kan se det med et klik med en mus. Hvis du skal mødes skære den planlagte mødetid i halv eller brug agile tilgange og kortere "stand-up" sessioner. Vær drakonisk om digressioner og distraktioner, som forlænger disse sessioner. Fokus på deling af status og kræve, at folk løser problemer udenfor dette forum.

3. Ustruktureret brainstorming møder. De fleste brainstormingsmøder er så dårligt tilrettelagt, at vi ender med at undertrykke ideer, understøtte chefens ide eller generere gode lister over kølige ting på post-it, som aldrig bliver hørt eller set igen.

I stedet: Arbejde for at definere brainstorming emnet og dele det med inviterede forud for sessionen. Indsamle deres input og konsolidere og indsende det eller dele det uden at tildele ideerne. Brug live session til at hoppe og bygge videre på de indsendte ideer, tilføje til listen. Modstå trangen til at evaluere ideer i denne session. Indarbejde andre teknikker, der minimerer socialiseringstryk, såsom hjerneskrift. Og frem for alt konsolidere ideerne og skabe en proces for at evaluere dem såvel som at arkivere dem for nem gruppereference i fremtidige sessioner og situationer.

4. Operation vurderinger, der gør inkvisitionen tamme. Hvis du nogensinde har lidt igennem en session, hvor mødelederen - som regel en udøvende-fokuserer på enten en kampende funktion eller søger efter det svage sted i alles præsentation og derefter griller budbringerne nådesløst, ved du, hvor ødelæggende dette format er. Forhold ikke denne proces.

I stedet: holde de dybe funktionelle dykker og corporate proctology eksamener private og fokusere på at dele centrale driftsindikatorer, problemer og muligheder. Gruppemødet er ikke tidspunktet eller stedet for at skille fra hinanden et underpresterende område eller individ. Opsæt et opfølgningsmøde på stedet, men underkast ikke alle andre på din synlige krydsprøve om dette problem. Lad være med at tage ansvaret for forbedring tilbage, men eliminere grusomhed og hvad der svarer til offentlig shaming fra dit mødestyringsrepertoire.

5. Møder der rejser problemer kræver spontane beslutninger. Mærkeligt eller ironisk er mødelokalet et af de værste steder for hurtige beslutninger. At løfte et problem for første gang og opfordre til en beslutning sætter folk på stedet, og de vil fornærme dig for at bruge denne tilgang.

I stedet: Arbejd uafbrudt forud for gruppemøder for at engagere vigtige interessenter om spørgsmål og muligheder. Opfordre deres input, tilbyde dine perspektiver og arbejde med mægler fælles interesser. Brug møderummet til at validere interessenternes interesser og identificere deres anbefalinger. Mens du stadig ikke kan få den umiddelbare beslutning uden et andet trin, har du styrket dine samarbejdsforhold med dit præ-sessionsarbejde.

The Bottom-Line for Now

Vi er kommunale væsner af natur og endda med en række forskellige teknologiske værktøjer, der gør det muligt for os at forbinde uden at være på samme sted, nogle gange hjælper det kun at være ansigt til ansigt. Udnyt denne tid med omtanke og vis din respekt for deltagerne ved at producere møder, der minimerer investeringstiden og maksimerer information af høj kvalitet i et ikke-truende miljø.