10 vaner af succesfulde projektledere

Hvorfor indfører visse projektledere deres projekter på tid, på budget og med tilfredse kunder, mens andre har det svært? Lad os se på de ti vaner, som meget succesrige projektledere deler for at finde ud af.

Disse vaner bliver om og om igen nævnt i præstationsvurderinger og i slutningen af ​​projektanmeldelser, hvor klienten, holdet eller sponsoren tilbyder feedback til projektlederen.

Du behøver ikke have ti års erfaring til at levere hver gang. Ved at ændre dine vaner og børste dine færdigheder kan du drastisk forbedre chancerne for, at dit projekt bliver en succes og give dig selv en mindre stressende tid på arbejdspladsen også.

Brug af det rigtige team

De mest effektive og succesrige projektledere kender deres teammedlemmers muligheder. Det betyder, at de kan tildele det rigtige arbejde til de rigtige mennesker.

Brug af den forkerte ressource på en opgave kan føre til, at det tager længere tid eller bliver dårligt udført. Det hjælper med at kende styrker og svagheder hos de personer, der arbejder med dig, så du bedst kan allokere dem til projektopgaver.

Håndtering af projektproblemer

Alle projekter ramte problemer fra tid til anden. Succesfulde projektledere må ikke lade dem bekymre sig. De kender processerne til problemstyring og også hvordan man bedst kan håndtere problemer, som de opstår.

Det kan du også gøre. Når du ved, hvordan du vurderer et projektproblem, vil du opdage, at problemstyring bliver en nem vane at indarbejde i din ugentlige rutine. Tag lidt tid til at gå igennem dit problemlogfil hver uge, og du vil snart finde ud af, at det er et nemt stykke arbejde at holde sig ud af at håndtere problemer.

Håndtering af ændringer

Projekter er designet til at ændre tingene, men den slags forandring sker med andre mennesker! Det er sværere at styre forandring, der er rettet målrettet mod projektgruppen, og forstyrrer den detaljerede projektplan og skaber nyt arbejde og en hel masse dokumentationsopdateringer.

Succesfulde projektledere har en forandringsstyringsproces, som de følger. Følgende definerede trin gør det lettere at gøre enhver handling til en vane, fordi den er struktureret og gentagende.

Forandringsstyringsprocessen ser sådan ud:

• Modtag oplysninger om ændringen.
• Vurder ændringen.
• Fastslå, hvor meget arbejde det ville være at gøre forandringen.
• Forbered en henstilling om, hvorvidt det er værd at gå videre.

Når du har udarbejdet en anbefaling, så spørg din sponsor for at få en beslutning om, om du skal inkorporere ændringen eller ej. Du kan godkende nogle små ændringer selv, så længe de er inden for dit ansvar og autoritetsniveau. Succesfulde projektledere ved, at håndtering af ændringer er en del af jobbet, og de har en plan til at håndtere dem, når og når de opstår.

Administrere projektomkostninger

Det er højst sandsynligt, at dit projekt vil pådrage sig omkostninger, selvom du ikke har fuld kontrol over pungestrengene selv. At være i stand til at styre økonomiske elementer i din kontrol skal være en vane. Hvis du ikke nærmer dig det regelmæssigt og rutinemæssigt, vil du finde jobbet bliver så stort, det er umuligt at klare sig godt.

Fantastiske projektledere forbliver oven på udgifterne med arkiveringssystemer, der arbejder for fakturaer, citater og estimater. Kom i vane med at bruge din budgettering software (selvom det bare er et regneark).

Du kan ikke klare dine projektomkostninger, før du har en plan for, hvad du skal bruge. Læs dette om, hvordan du opretter et projektbudget, så du kan komme i gang.

Team building

Projektteamet fungerer muligvis ikke direkte for dig. Så hvorfor er teambuilding en del af vaner til succesfulde projektledere? Det er fordi du har brug for dit team til at arbejde effektivt sammen, og du har brug for de personer, der er involveret i projektet, for hurtigt at komme til et punkt, hvor de stoler på hinanden. Du får det ved at opbygge holdet. Pas på situationer, hvor dit hold falder fra hinanden. Især mobbingsadfærd er uacceptabel.

Forståelse af processer

Den sjette vane med højt succesfulde projektledere er, at de forstår de processer, der eksisterer inden for deres kontrolområde. Det betyder, at de ved, hvilke arbejdsprocedurer der skal følges. De spilder ikke tid på at forsøge at finde ud af, hvordan man skriver en forretningskasse, fordi de ved, at der er en procedure for det, og de kan følge trinene.

De mest succesrige projektledere er ikke en slave at behandle. De ved, hvornår den rigtige ting at gøre er at følge processen. De ved, hvornår det er bedre at justere det lidt for at gøre opgaverne generelt lettere for alle. Et eksempel på dette ville være at fjerne bureaukratiet fra et lille projekt ved at skræddersy processerne i overensstemmelse hermed.

Opdatering af tidsplanen

Projektplaner bør ikke overlades til tilfældigheder. De mest succesrige projektledere vil gøre det til en vane at regelmæssigt kontrollere deres tidsplaner for nøjagtighed og opdatere dem.

Der er mange måder at spore på dit projekts fremskridt. Det vigtigste er, at du gør det. Hvis du kæmper for at gøre denne vane til din egen, så book et kort møde i din dagbog med dig selv og din tidsplan en gang om ugen. Brug samme tid hver uge og tag 30 minutter til at gennemse hvor du er og hvor du skal være. Lav de nødvendige ændringer, fortæl teamet og fortsæt med projektet.

Hvis din tidsplan ændrer indflydelse på slutdatoen for projektet eller på leveringsdatoen for større milepæle, skal du tale med din sponsor. Du bør ikke ændre fundamentet i din baselined plan uden at gennemgå en formel godkendelsesproces.

Håndtering af projektrisiko

At vide, hvad der skal medtages i dit risikogalleri er en ting, men det er normalt at gennemgå det og at handle på de risici, der opstår, er noget anderledes. Det er ikke nok at bruge starten på dit projekt for at identificere risici og derefter ikke tænke på dem igen. Risikostyring skal være en del af dine projektvaner, fordi uden det vil du opdage, at risici bliver til problemer og skabe problemer for dig.

Det er et andet område, hvor standardprocesser og booking af en regelmæssig plads til at foretage en risikovurdering kan hjælpe. Du kan inkludere det som en del af dine holdmøder. Gør det en vane at gennemgå dine risici med holdet, luk det, der ikke længere er en trussel, og planlæg handlinger for dem, du vil afbøde.

Sporingstid

Projektledere ved meget om projektstyring, men det har tendens til at være inden for planlægning og planlægning. Hvad vi taler om, er tidsporing på en mere regelmæssig, daglig basis. Vi taler om timesheets.

Projekthold er ofte ikke så ivrige efter at bruge tidsskemaer, hvis de ikke har gjort det før. Mange software til projektstyring har tidsporcering i produktet. Det kan gøre det nemmere at introducere omskifteren til tidssporing som et hold.

Uanset om du sporer dit holds tid (hvilket anbefales), er det vigtigt at du ved, hvor din egen tid går i en dag. Du bør gøre det til en vane at holde øje med, hvordan du bruger din tid. Det vil hjælpe dig med at forstå, om du bruger tid på de øverste prioriterede projektopgaver. Du tror måske, at du er, men er du? Tidsskemaer eller tidsregistrering af en eller anden form vil hjælpe, selvom det kun er en times log på et notesblok.

Levering af virksomhedsændring

Endelig er den vane, der gør projektledere mest succesfulde, deres evne til at ligestille projektresultater til forretningsresultater. Hvis brugerne ikke bruger dit produkt, eller softwaren hurtigt falder forældet, eller kunderne ikke er så forbløffende som du er, så har dit projekt været spild af tid.

De mest succesrige projektteam sørger for, at de ved, hvilke forretningsmæssige resultater de søger. De bygger en løsning, der leverer den forretningsmæssige udvikling på en bæredygtig måde. Hvad de leverer, når projektet slutter, er fuldt ud brugt og fuldstændigt vedtaget af kunden. Det er en succes, fordi den er bygget for at være en succes fra starten.

Forståelse af forretningsmål er et centralt kriterium for enhver projektleder, der ønsker at påvirke kunder og interessenter. Hvis du kan vise at du har leveret noget af værdi, så er det nemt at demonstrere den indvirkning, du har, og den værdi, du bringer til virksomheden.

Gør det en vane at bede dine interessenter om, hvad forretningsmæssige værdi de forventer, og hvordan de vil bruge hvad det er, som dit projekt leverer til dem. Tal med dem om, hvordan de definerer succes. Du kan bygge dette i en gentagelig proces ved starten af ​​hvert projekt.