Administrere det uventede på arbejdspladsen

Ordspillet "Intet går som planlagt" er lige så præcist på arbejde som det er andre steder. Når ting går galt, er det ofte uden advarsel. Hvis du kunne forhindre, at disse uheld sker i første omgang, ville du. Mens nogle af disse problemer er forudsigelige, er de fleste ikke. Derfor er det vigtigt at vide, hvordan man kan identificere og håndtere disse situationer, så snart de opstår. Her er nogle tips til styring af det uventede på arbejde:

1. Forvent noget at gå galt, selv hvis du ikke ved hvad

Altid være på udkig efter problemer. Ingen ønsker at være en doomsayer, men jo tidligere du genkender en komplikation eksisterer, jo hurtigere kan du begynde at tage skridt til at ordne det. Fremragende problemløsning færdigheder er afgørende, når man beskæftiger sig med sådanne situationer. De omfatter din evne til at genkende et problem eksistens og derefter identificere sin årsag.

Et lille uheld kan vokse til et stort problem, og derefter ind i en krise ret hurtigt, medmindre øjeblikkelig handling er taget. Når et problem ignoreres eller ikke genkendes, bliver det over tid blevet stadig vanskeligere eller endog umuligt at løse. Din opmærksomhed kan spare din virksomhed mod alvorlige skader.

2. Må ikke panik

Dit basisinstinkt kan være at blive panik, når noget går galt. Din adrenalin begynder at strømme, hvilket kan anspore dig til handling. Det vil dog også fortolke din dom. Din evne til at blive rolig er medvirkende til din succes med at håndtere det uventede. Panik får os til at blæse små komplikationer ud af proportioner. Denne følelsesmæssige reaktion kan forvandle en lille glitch til en massiv krise i dit sind.

Tag en dyb indånding og tilbringe et øjeblik eller to evaluere situationen og tænke på hvad du skal gøre næste gang. Selvom du bør reagere hurtigt, skal du ikke være forhastet. Det vil kun føre til misinformerede beslutninger og tage uhensigtsmæssige handlinger.

3. Forbered løsninger i forvejen

Selvom det er umuligt at planlægge for hvert worst case scenario, skal du have en strategi for at håndtere ting, der mest sandsynligt vil gå galt. Hvis du for eksempel har ansvaret for en stor konference, som din organisation er vært for, skal du være forberedt på at cateringfirmaet i sidste øjeblik eller afbrydelse af lydsystemet afbryder. Dagen før arrangementet skal du bekræfte med cateringfirmaet og kontrollere, at lydsystemet fungerer.

Prioriter ved at planlægge mere almindelige begivenheder, ikke de usandsynlige. Hvis du bekymrer dig for, at alt for mange ting går galt, vil du ikke kunne gøre dit job. Juster dine planer som usandsynlige begivenheder bliver mulige. For eksempel, mens du ikke har brug for en plan for at reagere på en orkan i januar, har du brug for en i juli.

4. Brug dine kritiske tankefærdigheder

Ud over fremragende problemløsning færdigheder, er fantastiske kritiske tænkning færdigheder også afgørende for at kunne styre det uventede på arbejdspladsen. Tag en systematisk tilgang til løsning af både små komplikationer og betydelige kriser. Selvom hurtig handling er absolut nødvendigt, tag dig tid til at komme med nogle få alternative løsninger. Vurder derefter dem alle, før du vælger den, du bestemmer dig, er bedst. Få om nødvendigt input fra dit team og overordnede, både når du kommer op med mulige løsninger og når du vælger hvilken der skal implementeres.

5. Hold en liste over ressourcer ved hånden

Når der opstår problemer, og du har brug for hjælp uden for at løse dem, vil en liste over tjenesteudbydere vise sig uvurderlig. Gå tilbage til konferencens eksempel og være forberedt på at en cateringfirma skal annullere i sidste øjeblik, har en liste over andre virksomheder, du kan ringe. Hvis du har et reparationsudstyr til lydudstyr på din kontaktliste, vil et systemfejl ikke aflevere din konference.

Afhængigt af din organisations behov omfatter blikkenslagere, elektrikere, computereksperter, reparation af kontorudstyr, cateringfirmaer og vikarbureauer på din kontaktliste. Før du ansætter en ydre service, skal du sørge for at få godkendt den person, der kontrollerer pungestrenge til din organisation. Tilpas din kontaktliste efter behov. Tilføj det som du finder yderligere udbydere og slette kontakter, der ikke kommer igennem for dig, eller som ikke længere er i forretning. Netværk med dine kolleger, selv dem hos andre organisationer, til anbefalinger og anmeldelser.

Et hurtigt og målrettet svar på en kritisk situation vil mindske de negative virkninger på din organisation og dens bundlinje. Din chef vil sætte pris på din indsats for at reagere på en potentielt skadelig krise.