Lær om møderminutter og hvorfor de er vigtige

Møde minutter er den skriftlige eller registrerede dokumentation, der bruges til at informere deltagere og ikke-deltagere om, hvad der blev diskuteret eller hvad der skete under et møde. Møde minutter eller noter tages generelt af en udpeget mødemåleroptager under sagen, så der findes en præcis registrering af det, der skete under mødet.

Protokollen omfatter normalt:

• Navn på deltagere
• Dagsordenen dækket
• Afgørelser truffet af deltagerne
• Opfølgningsaktioner begået af deltagerne
• Forfaldsdatoer for opfyldelse af forpligtelser
• Eventuelle andre begivenheder eller diskussioner, der er værd at dokumentere for fremtidig revision eller historie

Møder protokollen som et historisk dokument

Som et historisk dokument er minutter nyttige til dokumentation af de centrale ideer eller diskussionspunkter, der førte til en beslutning. For eksempel kan effektive mødeminutter angive de fem alternativer, som holdet diskuterede, og nøglen forklarer, at man blev valgt over de andre.

Protokoller til det typiske forretningsmøde behøver ikke at registrere hver diskussion eller stat i detaljer, hvem sagde hvad. Selvfølgelig er denne regel forskellig for andre typer møder som retsforhandlinger og situationer, hvor retssager drøftes. Disse typer af møder kræver en nøjagtig oversigt over samtale og udsagn. Men medmindre menneskelige ressourcer drøfter en retssag, dokumenterer det typiske møde på arbejdspladsen ikke hver eneste iota.

Hvornår og hvordan man deler mødemøder

Ideelt set registreres møde minutter på en elektronisk enhed, såsom en bærbar computer eller iPad, og efter en hurtig gennemgang af stavning, grammatik og klarhed spredes deltagerne elektronisk i slutningen af ​​mødet. På denne måde har deltagerne øjeblikkelig meddelelse om deres forpligtelser og frister og kan rejse spørgsmål eller søge at få afklaret. Hvis dette ikke er muligt, fordi optageren ønsker at transkribe minutterne eller kontrollere dem for fejl, skal han formidle dem inden for 24 timer efter mødet.

Protokoller tjener også som en påmindelse om de forpligtelser, gruppemedlemmer har lavet under mødet, og hjælper deltagerne med at overføre disse emner til deres kalendere og daglige opgaver lister.

Optageren skal altid gennemgå det forudgående møde minutter ved starten af ​​det næste møde, så folk kan kontrollere dem for nøjagtighed og næste trin.

Hvordan organisationer håndterer under mødeprotokoller

Kritisk til et møde succes, minutter giver en registreret historie af mødet for deltagere og for medarbejdere, der ikke kunne deltage. Uden fuldmøder er møtets udsigter til succes mindsket, fordi folk i balance ikke kan absorbere og beholde et væld af oplysninger på én gang.

Den medarbejder, der tager mødet minutter, er som regel medlem af holdet og tager noter, mens han deltager i mødet. På møder, der involverer retlige eller statslige procedurer eller på bestyrelsesmøder, tager en ikke-deltagende person de officielle minutter og registrerer ofte sagen.

For at optage nøgleoplysninger nøjagtigt skal mødereferatoren have et øre for detaljer og evnen til at være fokuseret. Denne medarbejder skal også multitask effektivt for at kunne deltage i mødet under optagelse af protokollen.

I nogle organisationer tager den samme medarbejder protokollen på hvert møde. Eller ansvaret kan overgå fra medarbejder til medarbejder. Minutternes rolle skaber effektive ledelses- og kommunikationsevner og kan være et eftertragtet arbejde.

Krav til et møde protokollens optager

Kravene til optageren omfatter evnen til at:

• Optag præcist de beslutninger, forpligtelser og vigtige diskussionspunkter, der er lavet på et møde
• Optag de handlinger og forfaldsdatoer, som medlemmerne har forpligtet sig til (handlingselementer har navne vedhæftet, men i protokollen hedder det ikke, hvem der sagde hvad i uformelle arbejdspladsmøder)
• Gennemgå de store beslutninger og opgaver eller frivillige tilsagn og handlinger i slutningen af ​​mødet, så deltagerne kan blive enige om dem inden de forlader
• Vær en holdspiller og vær fleksibel, fordi deltagere kan tilføje eller rette noget, som de ikke er enige om i protokollen

• Arbejd hensigtsmæssigt at distribuere kopier af mødet minutter inden for 24 timer efter mødet