Retningslinjer for juridisk fakturering eller fakturerbare timer

Sporing og faktureringstid til kunder er en vigtig og uundgåelig del af arbejdet i et advokatfirma. Partnere, associerede parter, advokater, retssagstøttepersonale og andre tidspersoner regner deres tid i seks, ti eller femten minutter, afhængigt af firmaets politik og kundedirektiver. Hvis du ikke regner med din tid, kan firmaet ikke fakturere kunden, og firmaet bliver ikke betalt. Således er timekeeping en funktion, der er afgørende for advokatfirmaets succes.

Efterhånden som juridiske gebyrer stiger, er kunderne blevet mere omkostningsbevidste og teknologiske. Derfor undersøger klienter tættere lovforslag og bruger en række databaseprogrammer til elektronisk sortering og analyse af faktureringsdata. En voksende tendens til e-fakturering (elektroniske fakturaer) har underkastet lovlige fakturaer for øget kontrol, forhandling og tvist.

Uanset om du er ny til faktureringstid eller en veteran tidtager, kan nedenstående tips hjælpe dig med at oprette hurtige, præcise og præcise tidsangivelser.

Håndværk Detaljerede Faktureringsbeskrivelser

Detaljerede opgavebeskrivelser er et grundlæggende element i en veludarbejdet faktura. Det er vigtigt, at beskrivelsen af ​​din indsats indeholder tilstrækkelig detaljer for at give anmelderen mulighed for at måle opgaveens karakter og fortjeneste.

At slå den rette balance mellem korthed og detaljer kan være vanskelig. En opgavebeskrivelse, der er for lang og ordlig, øger tvetydighed og fortynder forståelsen. En beskrivelse, der er for kort, gør det vanskeligt at vurdere, hvorvidt den udførte opgave er hensigtsmæssig, og hvor lang tid der er brugt. For eksempel gør perfunctory sætninger som "fil anmeldelse", "prøve prep" og "dokument review" lidt at fortælle historien om, hvad du gjorde, og hvorfor du deltog i en bestemt opgave. I stedet for "dokument review" er en bedre beskrivelse "Anmeldelse af sagsøgerens andet sæt af forhør."

Undgå blok fakturering

Bloker fakturering er en praksis med at notere en gruppe opgaver i et blokoversigt under en enkelt indtastning. For eksempel: "Udkast til forespørgsler om forhør; telefonkonference med Dr. Brown re: ekspertrapport; opsummere deponering af hr. smith; gennemgå og revidere korrespondance med modstående rådgivere. 7,3 timer."

Kunder genkender blok fakturering som en strategi til at skjule ineffektivitet. Desuden tillader mange domstole ikke blok fakturering, fordi det forhindrer effektiv godtgørelse af advokat gebyrer efter en dom. En mere effektiv måde at fakturere på er at specificere hver uafhængig aktivitet og dens tilsvarende tid separat.

Optag tid straks

Optagelse af din tid umiddelbart efter at du har udført en opgave er den bedste måde at sikre nøjagtighed på. Forsøg på at rekonstruere en dags (eller ugens eller måneds) aktiviteter er det vanskeligt og tilskynder til tid "padding" (opblæsning af den faktiske tid på en opgave for at udfylde huller i ukorrekt tid).

Du kan finde det upraktisk at indtaste hver opgave i din timekeeping-software, det øjeblik du fuldfører det. Derfor er det klogt at udvikle et system til optagelse af tid, der tilskynder til hurtig timekeeping. Nogle timekeepers diktere hver opgave straks efter at de har udført det og få det transkriberet i slutningen af ​​dagen. Andre finder det nemmere at holde en notesbog, optage hver enkelt opgave manuelt og derefter indtaste den (eller have en sekretær indtaste den) i slutningen af ​​dagen, ugen eller faktureringsperioden.

Husk din målgruppe

Ligesom ethvert dokument, du forbereder dig for en persons anmeldelse, er det vigtigt at holde dit publikum opmærksomt, når du optager tidsposter. Du kan måske kende den person, der gennemgår dine regninger - måske de interne råd, der er tildelt filen. Forstå dog, at anmeldelsen måske ikke slutter der. I mange tilfælde behandles en faktura af en række individer på forskellige niveauer inden for og uden for virksomheden, herunder juridiske fagfolk, revisorer med klientselskabet og tredjepartsrevisorer. Ved optagelse af din tid er det bedst at undgå forkortelser, slang og komplekse jargon.

Brug kortfattet juridisk terminologi, men husk på, at dit tidsskema kan revideres af personer, der ikke er uddannet i loven.

Bekendtgør dig selv med Client Billing Policies

Hver klient har sine egne faktureringspolitikker og -procedurer.Disse politikker findes ofte i klientens opbevarings- eller forlovelsesbrev. Disse faktureringspolitikker kan indeholde bemandingsbegrænsninger, budgetretningslinjer, udbetalingspolitikker og specifikke timekeeping-retningslinjer. Ved at blive opmærksom på grundreglerne fra starten kan du på større ansvar tage højde for din tid og møde kundens forventninger.

Virksomhedskunder gør øget brug af opgavebaseret fakturering. Opgavebaseret fakturering sporer en virksomheds fakturering af retssagen. Hver substantiv aktivitet er tildelt en computer kode, der er forudvalgt af klienten. Den kodede faktura bliver derefter elektronisk sorteret og analyseret, hvilket giver en grundig analyse af en faktura. En del af at gøre dig bekendt med klientfaktureringspolitikker er at lære og korrekt anvende de utallige specialiserede opgavebaserede faktureringskoder, der er unikke for hver klient.