Administrativ assistent Jobbeskrivelse: Løn, færdigheder og mere

Administrative assistenter, herunder sekretærer, er rygraden i kontorets funktionalitet. De skriver og forbereder dokumenter, planlægger aftaler og vedligeholder filer. De besvarer telefoner og direkte opkald og hjælper med medarbejdermøder. I nogle kontorer kan de håndtere grundlæggende bogføringsopgaver, og de kan acceptere betaling fra kunder og kunder.

Ca. 4 millioner administrative assistenter og sekretærer arbejdede i USA i 2016.

Administrativ assistent Pligter og ansvar

Administrativ assistenters ansvar kan variere afhængigt af, hvilken type kontor de arbejder i, men nogle fælles opgaver omfatter:

• Generer dokumenter.
• Sammenlægge diaspræsentationer
• Opret regneark.
• Administrer databaser.
• Opret og / eller vedligehold websider.
• Arbejder som kontorchef, planlægning af medarbejderbegivenheder som udmærkelsesmiddage og fundraising events, planlægning af klientmøder og arrangering af tidsplaner for medarbejdere.

Administrativ assistent Løn

Lønnen kan afhænge af arten af ​​den virksomhed, hvor en administrativ assistent er ansat, samt omfanget af pligten. De tjener ledere modtager den øverste løn.

• Median årlig indkomst: $ 38.880 ($ 18.69 / time)
• Top 10% årlig indkomst: Mere end $ 64.230 ($ 30.88 / time)
• Bund 10% årlig indkomst: Mindre end $ 24.690 ($ 11.87 / time)

Uddannelse, uddannelse og certificering

Denne besættelse kræver ikke nogen særlig avanceret uddannelse, men det kan være nyttigt.

• Uddannelse: Du har brug for et gymnasium eller tilsvarende, og du kan få en kant i feltet ved at tilmelde dig et associeret uddannelsesprogram eller deltage i et sekretæruddannelsesprogram efter gymnasiet. Sekretærer har nu bachelorgrad eller tjener specialitetsfokuserede certificeringer som den akkrediterede juridiske sekretær eller den certificerede lægeadministrator i et voksende antal sektorer. Executive assistenter og sekretærer bør have nogle college credits på et minimum, om ikke en bachelorgrad.

• Uddannelse: Overvej at starte med et vikarbureau. Disse tilbyder nogle gange træning til nye rekrutter. Ellers, hvis du har nogle grundlæggende sekretærkompetencer, kan der gives træning på jobbet, når du lærer tovene i en bestemt forretning eller et felt.

Administrativ assistent Færdigheder og kompetencer

Du skal bruge flere vigtige kvaliteter til at lykkes at blive en administrativ assistent.

• Computer og software færdigheder: Du skal være sikker på at bruge Microsoft Office, e-mail og internettet. Du skal muligvis være fortrolig med QuickBooks eller andre regnskabsprogrammer, hvis du arbejder for en lille virksomhed.
• Multitasking færdigheder: Dette kan være særligt vigtigt, hvis du også fungerer som leder. Du bør kunne jonglere flere krav på én gang.
• Verbale og skriftlige kommunikationsevner: Disse er væsentlige. Du skal have en solid kommando på det engelske sprog og have gode korrekturlæsningsfærdigheder.

• Interpersonelle færdigheder: Du arbejder sammen med andre, herunder kunder og andet kontorpersonale. Gode ​​manerer og en rolig opførsel kan være meget vigtige.
• Organisatoriske færdigheder: Du skal være detailorienteret og organiseret, kunne finde et dokument eller tilbagekalde protokol med et øjebliks varsel.
• Beslutningsfærdigheder: Du vil ofte finde dig selv at håndtere flere opgaver næsten samtidigt, især i travle kontorer, så du bør kunne prioritere og tage tidseffektive beslutninger. En kunde ønsker måske en aftale med det samme, men har han virkelig en nødsituation eller kan det vente et par dage?

Job Outlook

Desværre har denne stilling ikke et opmuntrende jobudsigter. US Bureau of Vital Statistics har til formål at udarbejde teknologiske fremskridt, der begynder at overtage mange administrative assistenters opgaver fra 2016 til 2026, hvilket resulterer i et fald på 5% i væksten i beskæftigelsen.

Arbejdsmiljø

Denne stilling kræves af næsten enhver industri. Du kan måske finde dig selv at arbejde i et medicinsk kontor, et advokatkontor, et regerings kontor eller til en lille bydelskontraktør. Under alle omstændigheder vil du sandsynligvis finde dig selv i en kontorindstilling.

Virtuelle assistenter bliver mere og mere efterspurgte, så det er muligt, at du måske vil kunne arbejde hjemmefra.

Arbejdsskema

Dette er næsten altid et fuldtidsjob under normale åbningstider, men virksomheden kan kræve noget weekendarbejde, som om du er ansat på en læge klinik. Derudover kan de i advokatfirmaet opleve, at de forventes at lægge i lange timer forud for forsøg og deadlines.

Sådan får du jobbet

GET GLOWING ANBEFALINGER

Arbejdsgivere, der ansætter en sekretær eller en administrativ assistent, søger en person, de kan arbejde med komfortabelt, hvem der vil blande sig godt sammen med andre medarbejdere, og hvem kan stole på fortrolige oplysninger. Stærke anbefalingsbrev kan vise disse kvaliteter.

BRUG DIT NETVÆRK

Tryk ind i dine netværk for at få ledninger på jobåbninger. Nå ud til Facebook og LinkedIn kontakter, familie venner, naboer og tidligere arbejdsgivere. Lad dem vide, at du ville sætte pris på introduktioner til alle, der kunne ansætte.

TRACK DOWN ÅBEN

Gør en Google-søgning efter jobåbninger med søgeord som administrativ assistent, marketingassistent, redaktionsassistent, medicinsk sekretær, juridisk sekretær og kontorassistent for at generere jobannoncer. Mange administrative jobannoncer vil også blive annonceret på beskæftigelsesdelen af ​​hjemmesiden for din lokale avis eller handelskammer.

Sammenligning af lignende job

Nogle lignende job og deres gennemsnitlige årlige løn omfatter:

• Retsreporter: $57,150
• Information Clerk: $34,520
• Medicinsk Transcriptionist: $34,770