Fordele og ulemper ved timesheets i reklame

Mange brancher stole på tidsplaner for at overvåge medarbejderproduktivitet og beregne indtjening og fordele. Nogle bruger et "clocking in" -system med officielle tidskort, og andre er afhængige af et tidsstyringssystem, der registrerer indviklede detaljer om, hvordan tiden blev brugt hver dag. Sidstnævnte er den, der anvendes af reklame-, marketing- og designagenturer over hele verden.

Dataindtastningen på disse tidsskemaer, normalt af personalet i den kreative afdeling, logger de timer, der er brugt på alle dele af projektet. Det betyder ikke blot oprettelsen af ​​kampagnen, men den indledende briefing, klientpræsentationen, og endda tiden der bruges i skuddene og produktionsstudierne. Kun ved at få et klart billede af, hvordan tiden er brugt, kan et agentur effektivt håndtere arbejdsbyrden, klientfakturaen og den måde, hvorpå tiden fordeles mellem hold.

Tidsskemaet i et nøddeskal

I de tidlige annonceringsdage, som så mange opgaver i den tidsalder, blev tiden registreret manuelt på papir med penne og blyanter (og meget sletning). I disse dage er tiden kommet ind i computeren eller en tablet ved hjælp af et sofistikeret software, der kan trække rapporter af alle sorter. De fleste butikker har en meget lignende skabelon, der omfatter:

• Jobnummeret
• Klienten
• Opgaven ved hånden
• Enhver og tildelte medarbejdere
• Dato og antal arbejdede timer
• Prisen pr. Time
• Over tid

Når du starter et projekt for en klient, åbner kontoadministratoren eller trafiklederen et jobnummer og begynder at spore timer. Disse vil normalt svare til forslaget eller buddet til klienten og fordeles i timer brugt primært inden for forskning, planlægning og strategi, kreativ udvikling, produktion og projektadministration.

Hvis alt går til planlægning, vil de faktiske timer brugt på projektet korrelere fint med estimatet, men det er normalt ikke tilfældet. Kreativ udvikling spiser ofte mere tid end nogen anden del af processen på grund af retningsændring, klientfeedback eller manglende evne til at knække kortet. Det kan blive et problem med klienten, fordi de ikke ønsker at bruge mange ekstra penge på kreativ tid, fordi den kreative afdeling har problemer med at identificere en løsning.

Tidsskemaet skal dog udfyldes korrekt for at spore den tid og vise klienten, hvordan pengene blev brugt, og hvordan agenturet fungerede. Det er en god måde at se, om nogle projekter er for arbejdskrævende for at få overskud, eller hvis andre er så lukrative at fortjener investeringer i den pågældende klient til videre arbejde. Og i en nøddeskal er det tidsskemaets rolle.

Fordele

Her er hvorfor tidskrifter er livsnerven for et agentur:

• Penge: Tidsskemaer viser et agentur (selv internt) hvor mange timer der blev registreret for hver del af hver kampagne. Det er nemt at se, om kundens beholdning er det værd, eller hvis det er på tide at sætte klienten på projekt-for-projekt-basis. Med en intern agentur kan den tid ikke direkte føre til fakturering, men det viser ledelsen, hvor effektivt de udnytter den kreative afdelings tid. Hvis det opdages, bruger de 90% af deres tid på et enkelt aspekt af virksomheden, der kan skabe nogle røde flag.

• Gennemsigtighed: Hvis tidsskemaer udføres korrekt, er det nemt at se, hvor tingene fungerer glat, og hvor flaskehalse eller ineffektivitet kryber ind. Hvorfor bruger en tekstforfatter halvdelen af ​​tiden på en klient, end en anden er? Og hvis flere annoncer er nødvendige, vil et hurtigt kig på tidsskemaet se, om afdelingen er overarbejde.
• Forpligtelse og ansvarlighed: De fleste kunder forventer en vis mængde timer at blive brugt på et projekt. Hvis de ikke tror, ​​at den rigtige mængde indsats blev sat i job, kan tidsplanerne give dataene noget andet. Det er også en måde at vise nogle kunder på, hvor meget værdi de får fra agenturet.

• Analyse: Tidligere resultater er ofte en god indikator for fremtiden. Hvis en klient suger livet ud af agenturet og gør det helvede på alle, kan dataene fra tidsskemaer vise, om det er værd at holde den pågældende klient rundt, eller hvis det er på tide at lade dem gå. På den anden side af ligningen kan det vise et agentur rentabiliteten hos nogle kunder, hvilket kræver minimal kreativt arbejde og indsats, men et maksimalt afkast af investeringen.

Ulemper

Med alle disse pluspunkter, hvad er problemet? Nå er der en grund, at tidsplanerne er universelt hånede af næsten alle undtagen agenturets antal crunchers:

• Tid: Mange mennesker i agenturer, især i kreative afdelinger, ønsker ikke at dedikere nogen af ​​deres tid til administration. Som kreativ kan det være skadeligt at bryde væk fra en god kreativ brainstorm for at udfylde timer. Mange kontoadministratorer har de samme problemer. Det er ironisk, men tid til timesedler er sjældent allokeret.
• fejl: Dette går direkte til det første punkt. Mange reklamer vil forlade tidsskemaet til sidste øjeblik inden månedens faktureringsrapport. Og det betyder, at nøjagtigheden af ​​et tidsskrift går fra forholdsvis godt til forfærdeligt. Det er svært at huske hvor mange minutter du har brugt på ét job for to uger siden, så det er ofte et guessarbejde. Hvis tidsplanerne er alle gættet, gør det dem næsten ubrugelige.

• Dårlig fokus: Tiden er ikke en god indikator for fremragende reklame. En butik kunne tilbringe 40 timer og ikke producere noget af note; en anden kunne arbejde 10 og producere et mesterværk. Tidsskemaer optager ikke kvaliteten af ​​tænkning; bare tiden brugt det.

Fremtiden

Tidsskemaer er her for at blive, og de skal gøres manuelt. Automatiseret tidssporing virker ikke, fordi det kræver manuel start og stop. Hvis du glemmer at starte uret, mister du timer. Glem det at stoppe, og nogle fattige kunder bliver faktureret i timevis arbejde, der blev brugt på et andet projekt. Det kan igen føre til problemer (og selv retssager) med overbilling og tabet af en værdifuld klient.

Den eneste måde at garantere god tidsporing på er at insistere på alle i agenturets opdateringstidskrifter mindst to gange om dagen, en gang før frokost og derefter igen før de går hjem. Hvis dette er gjort, vil tidsplanerne være korrekte og nyttige. Og hvis det ikke gøres, bør agenturer blive kreative med motivation. Find en måde at stimulere tidsporingsprocessen på.

Giv de ansatte, der holder en omhyggelig oversigt over deres tid en ugentlig bonus eller et par timer ud på fredagen. Det kan virke som spild af tid og penge, men præcise tidskrifter kan være langt mere værd at agenturet end et par hundrede bucks her eller der hver uge.