Nemme trin til at oprette et projektbudget

Erfarne projektledere og dem, der arbejder i store virksomheder, vil have software og revisorer til at hjælpe dem med at sammensætte projektbudgetter. Men hvad hvis du ikke gør det? Hvis du stirrer på et tomt regneark eller en email fra din projektsponsor, der beder dig om at sammensætte økonomien til projektet, så er denne artikel til dig.

Vi ser på de fem ting, du skal gøre for at oprette et grundlæggende projektbudget.

Brug din opgaveliste

Først skal du tage din projektopgave liste. Du kan også have en arbejdsopdeling struktur, og hvis du har en, er det bedst at bruge det. Men en opgaveliste vil gøre så længe det omfattende dækker alt, hvad du skal gøre på projektet.

Hvis du ikke har en opgaveliste, er det tid til at oprette en. Skriv ned alt, hvad du skal gøre, og de ting du skal bygge, lave eller færdiggøre, før projektet kan udfyldes. Det behøver ikke at være i nogen bestemt rækkefølge, men det skal indeholde alt.

Endelig i dette trin, brainstorm ideer med dit projektteam, da der er bundet til at være noget, du har glemt. Mange hoveder er bedre end en!

Estimér hver komponent

Gå nu igennem din liste og træk prisen på hver vare. En opgave, der siger 'oprette møder for at diskutere krav', kan f.eks. Involvere indkøb og ansættelse, mødelokalerne eller køb af ressourcer, du har brug for som en projektor eller blækpakker. Der er en omkostning involveret i det, så få citater til dit værelse leje og det andet udstyr og noter det ned.

Gør dette for alt på opgavelisten, så du ender med en pris mod hver vare. Nogle projektopgaver må ikke have en pris, og det er OK.

Tilføj estimater sammen

Dernæst tilsammen alle dine estimater. Det er nemmest at gøre dette, hvis du laver en liste over elementer i et regneark, tilføjer omkostningerne i den næste kolonne og derefter samlet kolonnen nederst. Lad regnearket gøre matematikken for dig! Det bliver dit budget regneark.

Det er en god idé at også gruppere dine omkostninger i kategorier, så du nemt kan se, hvor størstedelen af ​​pengene går. Brug kategorier som 'Project Start Up', 'Infrastructure' eller 'Training' - vælg grupperinger, der betyder noget i forbindelse med projektet.

Tilføj beredskab og skatter

Det ville være fantastisk, hvis du havde en krystalkugle og kunne forudsige disse omkostninger med 100% nøjagtighed, men du føler sikkert ikke dig selv i din evne til at gøre det! Det er hvor uforudsete kommer ind. Det er en fond af penge baseret på, hvor sikker du føler, at du har skønnet rigtigt. Det vedrører ikke nogen bestemt opgave. Det er en overordnet 'akutpotte', hvis du har noget galt eller forladt noget ved en fejltagelse.

Hvis du ikke ved, hvor meget uforudsigelighed du skal tilføje, skal du gå til 10% af det samlede beløb du oprettede i Trin 3. Det er en ikke-videnskabelig guesstimate, som mange projektledere bruger, og giver dig en lille smule af dæmpning i dit budget i tilfælde du har brug for det.

Tilføj en linje på dit budget regneark nederst, der siger 'Beredskab' og angiver den procentdel, du brugte.

Glem ikke at tilføje i nogen moms eller andre skatter, der ikke eksplicit allerede er inkluderet i dine individuelle linjeposter estimater.

Tilføj det hele, og det er dit endelige budgetbeløb.

Få godkendelse

Den sidste ting at gøre er at få din leder eller projektsponsor til at godkende dit budget. Tal med dem om, hvordan du sætter det sammen, og hvilke elementer udgør dit samlede budget.

Det er det! Projektbudgettering er en vigtig projektledelsesevner, og denne vejledning vil få dig i gang med at oprette et projektbudget.