Hvad er rejseudgifter, som arbejdsgiverne vil betale?

Rejseudgifter er udgifter, som en medarbejder gør, når de rejser på virksomhedens forretning. Virksomhedsbranchen kan omfatte konferencer, udstillinger, forretningsmøder, klient- og kundemøder, jobmesser, træningssessioner og salgsopkald.

Udgifter kan omfatte logi, personlig bilkørsel, fly, landtransport, tips til bellhops, måltider, tips til tjener, roomservice og andre hermed forbundne udgifter, som en medarbejder kan opleve undervejs.

Udgifter, som en organisation vil refundere, findes i virksomhedens forretningsrejsepolitik. Bliv fortrolig med din virksomheds politik, fordi udgifter, som varieret som rengøring og gym medlemskab, kan dækkes for medarbejdere på udvidede rejser ud over forventede rejseomkostninger, boliger og måltider.

Rejseudgifter til medarbejdere på langsigtede opgaver

Ved brug af langsigtede boliger til rejsearrangører giver mange arbejdsgivere også muligheder for medarbejderens familie at besøge, når medarbejderen rejser meget på forretningsrejse for deres arbejdsgiver. Når en medarbejder midlertidigt er tildelt en anden virksomhedslokalitet, vil arbejdsgivere til tider betale for medarbejderens familie at besøge ved fastsatte tidsintervaller.

Arbejdsgivere søger at give værdibesparelser for medarbejdere, der er hjemmefra og familie i længere tid. Du skal udnytte alle rejseprivilegier, som din arbejdsgiver tilbyder for at opbygge medarbejdernes moral og engagement.

Kundeunderholdning på konferencer, salgssamtaler og besøg på stedet er en anden godtgørelsesomkostninger, men kender din virksomheds politikker, så du ikke overskrider grænserne for underholdningsomkostninger.

Kend også din virksomheds politik om tildeling af flyselskab miles kredit. Det varierer. Nogle virksomheder tillader medarbejdere at tilføre flyselskabsrejser, som de derefter kan bruge til personlig familierejse. Andre tilfalder en bank af rejse miles, som de bruger til at dække yderligere medarbejder forretningsrejser. Igen er det afgørende at kende din virksomheds politikker.

Hvordan betaler arbejdsgiverne for arbejdstagernes rejseudgifter?

Organisationer betaler typisk rejseudgifter på disse tre måder.

Firma Kreditkort

Kreditkort udstedes til medarbejdere, der skal rejse ofte for erhvervslivet. Medarbejdere kan opkræve de fleste af de udgifter, de pådrager sig på forretningsrejse til firmaets kreditkort. Til refusion af ulykker som tips og fastfood skal medarbejderne udfylde en udgiftsrapport, når de vender tilbage fra deres rejse.

Charge kort er praktisk for medarbejdere, da de ikke behøver at komme op med kontanter til at betale for forretningsomkostninger forud for refusion. Bliv vidende om din virksomheds politikker; Du skal muligvis stadig indtaste kvitteringer og anden dokumentation, selv når du opkræver disse udgifter på et kreditkort.

Kontanter

Organisationer uden medarbejderfirma kreditkort kræver, at medarbejderne udfylder en udgiftsrevisionsrapport for hver udgift, mens medarbejderen er på vej. De kræver generelt kvitteringer og en vis begrundelse for hver udgift.

Kun sjældent ville en organisation bede medarbejderne om at betale for de store billetvarer som flybillet og søge refusion senere. Et firma købsordre eller firma kreditkort vil betale for store udgifter foran. Men medarbejdere er ofte forpligtet til at betale kontant uden for lommen til daglige rejseudgifter, der senere refunderes.

Per diem

En per døgn er en dagpenge af en bestemt sum penge, som en medarbejder får til at dække alle udgifter. Medarbejderen er ansvarlig for at foretage sunde rejseudgifter inden for parametrene for den mængde penge, som han eller hun tildeles dagligt.

Nogle virksomheder betaler direkte for transport og boliger, men giver rejsende medarbejdere en per diem for alle andre udgifter, herunder måltider og landtransport. Medarbejdere har været kendt for at undertrykke udgifterne for at beholde de ekstra kontanter fra per diem. Virksomheder tillader generelt dette.

Viden om arbejdsgiverens rejseudgifter er medarbejderens ansvar

Medarbejdere, der rejser for erhvervslivet, rådes til at holde sig ajour med selskabets rejsepolitikker og omkostninger dækket af refusion. Udgifter, der falder uden for politikken, refunderes normalt ikke eller dækkes.

Kvitteringer kræves af de fleste virksomheder bortset fra dem, der betaler en per diem. Din virksomhed har også sandsynligvis en formular, som de forventer, at medarbejderne skal bruge til at dreje om rejseudgifter.

For at holde sig ud over de refunderbare udgifter, får medarbejderne ofte en frist, hvor de skal indsende en omkostningsrapport og omsætte de gældende kvitteringer. Finansdepartementet har retningslinjer, der hjælper med at holde sig gældende.

Hvis du har spørgsmål om, hvad der udgør passende rejseudgifter i din organisation, skal du kontakte din leder og Human Resources. Du vil ikke bruge pengene og modtage en overraskelse senere.

Mere relateret til medarbejder forretningsrejser og udgifter

• 10 tips til at reducere omkostningerne ved forretningsrejser
• Skal medarbejdere dele værelser?