Du havde mig på Hej: Korrekt telefon etikette

Sandheden er, selv om det ikke er raketvidenskab, at en korrekt telefonetikette i et arbejdsmiljø indebærer en smule mere end evnen til at udtale en hilsen. Da det kan være dit første kontaktpunkt med en kunde, kunde eller endda din arbejdsgiver, er det din mulighed for at lave et godt første indtryk eller en dårlig. Her er nogle tips, du bør følge, når du bruger telefonen på arbejdspladsen:

Sluge først

Med andre ord, din mund skal være ubesværet, når du ringer eller svarer på telefonen. Du vil være i stand til at tale tydeligt, og det er umuligt, hvis du tygger eller slukker.

Navn og rang venligst

Når du modtager et opkald på arbejde, skal du identificere dig selv og din virksomhed og afdeling, hvis det er relevant. Hvis opkalderen er overført til dig fra virksomhedens hovedlinje, kan du kun angive dit navn og afdeling. Den person, der oprindeligt besvarede opkaldet, gav sandsynligvis navnet på virksomheden. Når du er den, der ringer op, skal du identificere dig på samme måde, før du beder om den person, du forsøger at nå.

Manners Do Matter

Vær altid høflig uanset hvem der er på den anden ende af linjen. Uanset om du taler til en receptionist eller virksomhedsspræsidenten, glemmer du aldrig at sige tak og tak. Bortset fra det faktum, at alle fortjener respekt, kan den person, der besvarer dit opkald, sikre sig, at det behandles hensigtsmæssigt.

Fokus

Mens vi alle kan lide at multitask (eller forsøge at) afstå fra at tænke på andre ting, mens du er på et opkald. Du bør give den person, du snakker med din uindividede opmærksomhed. Din email, sociale medier og spil kan vente.

Hold nu nede

Først og fremmest bør du undgå alle andre samtaler, mens du er i telefonen. Virkeligheden bliver sommetider i vejen igennem. Du må muligvis snakke med en person, der kommer ind på dit kontor eller kabine eller afhente et andet opkald. Undskyld dig selv og begræns derefter din anden samtale til blot et par sekunder. Forlad ikke nogen, der venter på vent på ubestemt tid. Hvis du ikke hurtigt kan tage vare på den anden sag, men det skal håndteres straks, i stedet for at sætte den person, du talte på, spørg om du kan ringe tilbage på et tidspunkt, der passer til hende.

Lad ikke din opkalder blive tabt i systemet

Der er tidspunkter, hvor du ikke vil være i stand til at hjælpe personen på den anden ende af linjen og bliver nødt til at overføre ham til en, der kan. Når du gør det, skal du sørge for, at han ved hvem du overfører opkaldet og hvorfor. Lad ham vide, hvad han skal gøre, hvis opkaldet ikke går igennem, eller hvis personen du sender ham til, ikke er der eller ikke kan hjælpe.

Hold meddelelser kort og sød

Når du forlader en voicemail besked til nogen, tale langsomt og tydeligt, især når du angiver dit navn og telefonnummer. For mange mennesker forlade meget lange og vandrende meddelelser for kun at hurtigt mumle deres navne og numre i slutningen, som efterlader modtageren ude af stand til at returnere opkaldet.

En gang er nok

Hvis du forlader en besked, og den person, som du forlod den, ikke kommer tilbage til dig med det samme, kan det være fordi hun ikke kan lige nu. Der er ikke behov for at ringe igen og igen. Hvis det er et presserende spørgsmål, kan du prøve at ringe den næste dag igen eller følge op med en email, der angiver, at du også har afgivet en voicemail.

Lyt først

Lyt til en telefonsvarer, du har modtaget i sin helhed, før du returnerer telefonopkaldet. Du kan lære at det ikke engang er nødvendigt at ringe tilbage (wow, hvilken tidsparer) eller at du skal tage vare på noget først. For eksempel kan den, der ringer op, have brug for oplysninger, som du kan være klar til, når du kommer tilbage til hende.