Betydningen af ​​dokumentation i menneskelige ressourcer

Dokumentation er den skriftlige og bevarede rekord af ansættelseshændelser. Disse optegnelser består af regeringsmæssige og juridisk mandatiserede elementer, dokumenter, der kræves af virksomhedspolitik og -praksis, dokumenter, der foreslås af bedste menneskelige ressourcer, og formelle og uformelle registreringer om beskæftigelsesbegivenheder.

Dokumentation Om en beskæftigelsesrekord

En medarbejders dokumentation er en skriftlig redegørelse for hans eller hendes handlinger, diskussioner, præstations coaching hændelser, vidne til politiske overtrædelser, disciplinære handlinger, positive bidrag, belønning og anerkendelse, undersøgelser, manglende opfyldelse af krav og mål, evaluering af resultater og meget mere.

Vedligeholdelse af disse optegnelser gør det muligt for arbejdsgiveren og medarbejderen at bevare en skriftlig historie om de hændelser og diskussioner, der opstod omkring en bestemt begivenhed. Dokumentation af ansættelsesforholdet indeholder en skriftlig rekord, der kan være nødvendig for at understøtte sådanne aktioner som medarbejderfremmende foranstaltninger, lønninger og disciplinære tiltag, herunder ansættelsesafslutning.

Dokumentation om medarbejdere, når det er nødvendigt, er generelt både positivt og negativt. Det er faktisk, ikke fordømmende. Det beskriver begivenheder som de forekommer, ikke baseret på vagterens meninger og tanker om arrangementet. Dokumentationen beskriver også de handlinger, der blev taget i bemærkelsesværdige tilfælde som formelt anerkendelse af medarbejdere eller træffe disciplinære foranstaltninger.

Husk, at du skal oprette dokumentation så tæt på, når hændelsen sker som muligt, så optegnelser er rettidige, detaljerede og præcise.

I en retssag er dokumentation om medarbejderens tidligere præstationer ofte kritisk for det resultat, som arbejdsgiveren oplever fra arrangementet. At opstille et retvisende billede af medarbejderens præstation uden at fokusere udelukkende på de negative begivenheder er målet.

Typer af dokumentation

Politikker, procedurer, medarbejderhåndbogen og præstationsudviklingsplaner er også former for dokumentation, der registrerer forventet medarbejderadfærd og arbejdspladskrav for at opretholde en ordnet og retfærdig arbejdsplads, hvor medarbejderne ved, hvad der forventes af dem.

Records er også de anklagedes skriftlige erklæringer, anklager og vidner til fjendtlige arbejdspladsbegivenheder, der involverer ansvarsforbrydelser som seksuel chikane.

Denne dokumentation omfatter også permanente journaler som den underskrevne ansættelsesansøgning, skriftlige ansættelsesreferencer, ansøgningsmaterialer som genoptagelser og følgebrev og baggrundskontrol. Bortset fra medarbejderpersonalfilen vedligeholdes også andre papirer, såsom I-9-formularen (som verificerer medarbejderens kvalifikation til at arbejde i USA), ligesom lægejournaler, FMLA-poster og så videre.

Dokumentation kan også være uformel som i en leders fortegnelse over hans eller hendes diskussioner med en medarbejder i løbet af et år. Det er vigtigt, at ledere opretholder denne dokumentation på alle deres rapporterende medarbejdere. Ingen medarbejder bør udpeget på grund af ydeevne. Dette kunne fortolkes som diskrimination på et senere tidspunkt.

Dokumentation kan være formel og beholdt i medarbejderens personaledatabase. Medarbejdere forventes at underskrive denne dokumentation for at anerkende, at de har modtaget en kopi, og har gennemgået indholdet i deres helhed. Bemærk: Signaturen betyder ikke enighed med udsagnene i dokumentationen.

Brug af dokumentation

Dokumentation af kritiske hændelser, hvad enten det er positivt eller negativt, anbefales også, så ledere har en oversigt over medarbejdernes præstationer over en periode.

Organisationer kan bruge den dokumentation, de holder på andre måder. Disse kan omfatte procedurer, arbejdsinstruktioner og computerprogrammeringsinstruktioner for at nævne nogle få, men i forbindelse med human resource-funktionen er disse almindelige anvendelser af dokumentation. I næste afsnit beskrives instruktioner om, hvordan du dokumenterer korrekt.

Præstationsdokumentationsprøver

Dokumentation om medarbejderens præstationer giver dig mulighed for at disciplinere, opsige eller retfærdigt fremme, belønne og genkende medarbejdere. Uden dokumentation er det vanskeligt og potentielt risikabelt at gøre en sag for nogen af ​​disse handlinger for arbejdsgiveren.

Arbejdsgiveren skal undgå enhver mulig beskyldning om diskriminerende behandling af medarbejdere. Alle juridiske forhold er til stede, gode arbejdsgivere vil skabe et arbejdsmiljø, der er retfærdigt, konsistent og støttende til medarbejdermål og karriereplaner.

Dette miljø understøttes af lederens faglige dokumentation af medarbejdernes præstationer - både lovlig adfærd og handlinger med behov for korrektion eller forbedring. Hvordan man dokumenterede disse blev diskuteret tidligere detaljeret. De følgende situationer giver dig flere eksempler på passende dokumentation.

Dokumentation for latens og fravær

Forkert:

Mark er normalt sent for arbejde. Mark savner for meget arbejde.

Ret:

1. april: Mark kaldte syge og savnede otte timers arbejde.

4. april: Mark ankom til arbejde kl. 10, to timer for sent fra hans planlagte starttidspunkt.

6. april: Mark planlagt en læge aftale og derefter blev hjemme for at få en ny ovn installeret.

12. april: Mark kaldte syge og savnede otte timers arbejde.

Dokumentation af ydeevne

Forkert:

Mary er upålidelig. Hun gør næsten aldrig hvad hun har forpligtet sig til at gøre.

Ret:

2. maj: Mary lovede det første udkast til produktforslaget ville være tilgængeligt til revision på dagens ugentlige møde. Mary udarbejdede ikke et udkast til dokument som forventet. Sagde hun havde været for travl, og de mennesker, hvis hjælp hun havde brug for, var ikke kommet tilbage med hende.

Manager svarede: Hvilken hjælp havde du brug for? Information? Hvem er ikke kommet tilbage til dig og hvad havde du brug for fra dem?

Carl og Michael havde brug for at opdatere Mary om deres fremskridt.

Hvad gør dig så travlt, at du ikke har tid til at følge med på dit engagement? Gør for mange forpligtelser med begrænsede timer til at opfylde dem.

Hvad kan jeg gøre for at hjælpe dig?

Hvornår vil du gøre udkastet til dokumentet tilgængeligt for gennemgang?

Disse prøver giver et overblik over, hvilken effektiv dokumentation der ligner i forhold til dokumentation, der er skrevet forkert. Følg dette råd til effektivt og lovligt at dokumentere politikker, præstationer og begivenheder på din arbejdsplads.

Ansvarsfraskrivelse

De angivne oplysninger, mens autoritative, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand, eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer, for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.