Sådan oprettes et pressesæt til din virksomhed

Du har måske hørt udtrykket pressesæt og har måske endda fået et pressesæt til noget. Skønt form og funktion af et pressesæt kan variere betydeligt af industrien, er den accepterede definition af en:

"En pakke af reklamemateriale, der leveres til medlemmer af pressen for at kortlægge dem, især om et produkt, en tjeneste eller en kandidat."

Fordi der er så mange forskellige, lad os se på de egentlige komponenter, der kan danne et pressesæt, og hvordan man monterer en, der giver dit produkt eller service den bedste chance for fri reklame, også kendt som optjent medier. Hvis du gør dit presæt korrekt, vil du se en retur mange gange større end din oprindelige investering, især hvis sættet får dit produkt eller serviceydetid på nyhedsstationer eller opskrivninger online og i udskriftsmedier.

Oprettelse af dit pressesæt

Der er ingen regelbog om oprettelse af pressesæt, der angiver hvilke komponenter du skal medtage. Dine pressesæt varierer afhængigt af, hvad du promoverer, og hvilken type medier der modtager dit pressesæt.

De fleste pressesæt sendes ud, ofte til personer med administrative assistenter, og det er dit job at skabe et pressesæt, der er interessant nok til at komme forbi portvakt. Indhold og præsentation betyder meget. Du kan også sende dit kit elektronisk, selv om det har ti dele, der kan blive besværlige.

Det, du medtager, er meget vigtigt, fordi et pressesæt skal være en nem måde at fremhæve dig eller din virksomhed på. Tænk på det som din virksomheds største hitsamling, fordi du vil have mediet at vide om dig og dine produkter og tjenester i en nydelig pakke. De vigtigste pressesæt komponenter, du vil overveje, omfatter følgende elementer.

Pressemeddelelsen

Dit pressesæt pressemeddelelse annoncerer, hvad du offentliggør. Hvis du har et nyt produkt, hjælper pressesættet med at introducere det. Hvis din virksomhed fusionerer med en anden, bekendtgør pressemeddelelsen det.

Du kan inkludere flere pressemeddelelser i dit pressesæt. Eksempelvis kan et pressesæt til messe indeholde en pressemeddelelse fra virksomheds fusioner, tre nye pressemeddelelser og en pressemeddelelse, der annoncerer en ny administrerende direktør.

Indsæt dog ikke mere end en pressemeddelelse, hvis du kan undgå det. Hvis du sender et pressesæt til en editor, skal du kun have en pressemeddelelse. Husk, jo mere du medtager, jo mere arbejde får du folk til at gøre. Du ønsker at gøre deres arbejde så nemt som muligt.

Et kort brev / indholdsfortegnelse

Dette er især nyttigt for enhver form for pressesæt, der indeholder mange forskellige, men lige vigtige elementer. Dit brev kan adresseres til medierne, takker dem for deres interesse i forvejen, og så kan du give et resumé af, hvad der er medtaget, og anfør hvorfor varen eller tjenesten ville være interessant for dem. Sørg for, at din mediekontakts navn og kontaktoplysninger er korrekte.

En brochure

PR-forbrugere bruger pressesæt til at annoncere et nyt produkt, men du kan også inkludere din brochure. Brochurer er specielt nyttige til at forklare dit produkt eller din tjeneste ud over en simpel pressemeddelelse. Det er ikke kun et visuelt element, men det kan give teknisk information på en ret fremad måde. For et messesæt-kit kan du inkludere en række brochurer, der giver redaktøren / reporteren en stor mængde oplysninger om alle de forskellige dine produkter / tjenester.

Produktprøver

Hvis dit produkt er lille nok, og du har råd til at gøre det, skal du lægge en prøve inde i pressesættet. Dette giver redaktører og journalister mulighed for selv at teste produktet. Selvfølgelig skal du sørge for at produktet fungerer, før du sender det til en editor. Du ønsker ikke at sende Wired magasinet en ny slags lommelygte, der antændes i flammer under drift.

Hvis dit produkt er for stort, og du vil holde en demonstration på din facilitet, skal du inkludere disse oplysninger, så redaktøren / reporteren kan komme til din placering og se produktet tæt på. Eller hvis din messehus har en demo, er det en god måde at give mange redaktører og journalister fra hele landet en chance for at se dit produkt i aktion.

Hvis du kun har et par prøver, skal du oprette et tiered pressesæt mailing. Top-tier medierne kan kun bestå af fem til ti udsalgssteder, men de vil være de vigtigste.

Tidligere Pressedækning

Hvis du har modtaget gratis mediedækning før, kan du inkludere et ark, der beskriver disse medier. Men send ikke mediedækning fra en direkte konkurrent, eller det vil ikke blive dækket. For eksempel, hvis House Beautiful løb et stykke på dit produkt, send det ikke til Hus & Have fordi de vil sige, at det allerede var dækket af en shel publication. Men hvis dit produkt dukkede op i et CNN-segment, skal du gå videre og inkludere, at presseksponeringen.

Faktaark

Dette kan være en god tilføjelse til et pressesæt, fordi det beskriver funktioner, fordele og andre specifikke oplysninger på en måde, der uddanner reporteren eller redaktøren om dit firma og / eller produkter med hurtige punktlistepunkter. Faktablad kan bruges til produktlanceringer, pressesæt om nye lejemål, nyhedsmøder og andre områder, hvor du vil give editorens nøglefakta, som de måske vil bruge ord for ord.

Company Backgrounder

At skrive en virksomheds historie side kan være værdifuld for nuværende og fremtidige pressesæt. Denne backgrounder beskriver din virksomheds begyndelser og kan omfatte, hvor din virksomhed er på vej. Store resultater skal inkluderes samt eventuelle anerkendelser eller priser. Glem også dine planer om ekspansion og produktudvikling. Sørg for at opdatere din backgrounder på årsbasis for at inkludere yderligere resultater og benchmark-øjeblikke.

Executive Bios

Uanset om det er en ny administrerende direktør, en ny PR-direktør eller et nyt medlem af din bestyrelse, er dette stedet at informere folk om dem, der omfatter dit team.

Executive bios, sammen med billeder med høj opløsning, giver redaktøren meget tiltrængt baggrundsinformation om kaliber af mennesker bag virksomheden. Nogle publikationer udskriver et bioord for ord, så skriv bioet i den tredje person i stedet for førstepersons synspunkt. Opbevar alle bios til en side og medtag priser og anerkendelser, men ikke andre personlige oplysninger end branchens tilhørsforhold.

Citatark og FAQ

Et citat med arktiske citater fra medarbejderne i din virksomhed - er en strømlinet måde at give optagne redaktører citater, de har brug for at udfylde en artikel uden at tvinge redaktører til at spore en virksomheds PR person.

Dette ark kan indeholde citater fra dine ledere, produktudviklere og endda dine kunder (ellers kendt som vidnesbyrd). Et sæt citater kan svare på de mest oplagte spørgsmål, som en editor sandsynligvis vil have. Bare sørg for, at hvert citat læser godt på papir, fordi dette citat højst sandsynligt bliver brugt ordret i print.

Inkluder hi-res billeder på et flashdrev

Er billeder relevante for dit pressesæt? Hvis det er tilfældet, skal du være sikker på, at de er billeder i høj opløsning, der er gemt på en praktisk medieenhed som et flashdrev eller en cd. Du kan også inkludere high-res billeder på din hjemmeside for medierne at downloade. Bare vær sikker på at medtage direkte link til dit billedgalleri i dit pressesæt materiale.