Personlig assistent Genoptag prøveeksempel og færdighedsliste

Personlige assistenter ligner eksekutivassistenter eller kontorassistenter, idet alle udfører rutinemæssige administrative opgaver, så en anden ikke behøver at. Plikter vil sandsynligvis omfatte screening eller besvare telefonsamtaler, breve og e-mails, administrationsplaner og noter på møder.

Forskellen er, at personlige assistenter kun hjælper en enkelt person, og de kan også hjælpe med personlige opgaver som shopping eller planlægning af sociale engagementer.

Nogle mennesker delegerer projektarbejde til deres assistenter eller får deres assistenter til at stå for dem i deres fravær.

Jobkrav til personlige assistenter

Selv om der ikke er fastsat minimumskrav for personlige assistenter med hensyn til uddannelse, hjælper en baggrund i erhvervslivet eller administrativt arbejde. Et andet eller et tredje sprog kan også være vigtigt i nogle tilfælde. Generelt er de færdigheder, du har, vigtigere end din uddannelse. En diskussion af nogle af disse nødvendige færdigheder kan hjælpe dig med at afgøre, om denne type job er for dig.

Her er en liste over personlige assistent færdigheder til genoptagelser, omslagsbreve, jobansøgninger og interviews. Krævede færdigheder vil variere ud fra det job, du søger, så også gennemgå vores liste over kvalifikationer opført efter job og type færdigheder. Se gennem denne liste og se om du har brugt disse færdigheder i tidligere job eller har erhvervet dem gennem træning.

Lav noter om, hvornår og hvordan du brugte eller udviklede disse færdigheder. Tilføj dem derefter til dit CV og følgebrev eller hold dem nede for at udfylde jobansøgninger. De mennesker, der skærmprogrammer, vil ofte være på udkig efter nøglefærdigheder. Match dine færdigheder med dem, der er indsendt som krævet til jobbet. Så sørg for at de er nævnt i dit følgebrev og opført på dit CV.

Du bør også udvikle interviews svar om, hvordan du brugte dine færdigheder i tidligere stillinger. Få et eksempel på hvordan du løste et problem på arbejdspladsen ved hjælp af en eller flere af disse færdigheder. Vis hvordan du bruger dine færdigheder, der bidrager til projektets succes.

Eksempler på personlig assistent færdigheder

Denne liste er ikke udtømmende, men indeholder nogle af de vigtigste, efterspurgte færdigheder til personlige assistenter.

Organisation og Time Management

Som en personlig assistent vil en stor del af dit job være at holde en anden organiseret og på skema. Du skal derfor være velorganiseret selv. Heldigvis kan organisationen læres. Der er specifikke teknikker, du kan tilpasse for at gøre din brug af tid mere effektiv, og ellers holde dit liv og din chef i orden.

Skriftlig og verbal kommunikation

Du bliver nødt til at forstå og følge instruktioner, og du bliver nødt til at transmittere information klart og ærligt. Afhængigt af detaljerne i din stilling må du muligvis også byde kunder velkommen, svare på korrespondance eller oprette rapporter og præsentationer. Alle disse opgaver kræver førsteklasses kommunikationsfærdigheder, herunder tale og skrive, lytte og læsning.

Nøjagtighed og opmærksomhed på detaljer

Opmærksomhed på detaljer er et kritisk element i både at holde organiseret og kommunikere godt.

Vagthed eller unøjagtighed skaber i bedste fald ineffektivitet, og det kan også medføre alvorlige fejl eller fremmedgange din leders kollegaer.

Kendskab til relevant software

Hvilken software du skal håndtere, kan variere, men vil sandsynligvis omfatte tekstbehandling, regneark, databaser, kalendere, desktop publishing og PowerPoint eller noget tilsvarende. At være i stand til at yde mindst minimal teknisk support er et plus. Du må muligvis vurdere flere forskellige programmer og apps til at vælge selv, der giver de bedste værktøjer til at nå dine lederes mål. Altid er dit job at gøre din leder job nemmere og enklere, og det kan kræve mange bag-scener problemløsning.

Takt og diskretion

Som personlig assistent bliver du ofte udsat for følsomt materiale, fra forretningshemmeligheder til meget personlige oplysninger, som du skal holde fortrolige.

En relateret færdighed er takt, evnen til at reagere forsigtigt eller slet ikke på oplysninger, som andre mennesker måske finder svært eller pinligt. Du skal med andre ord være en sikker person, som din leder er sårbar overfor. Når alt kommer til alt, vil du kun vide, hvor meget hjælp de har brug for.

Personal Assistant Skills List

Administrative færdigheder

Disse færdigheder er ofte en del af jobbeskrivelsen for en personlig assistent eller er kvalifikationer til merværdi. Din arbejdsgiver kan have brug for nogen, der kan udføre disse opgaver for hende.

• Administrativ
• Udnævnelser
• Korrespondance
• ærinder
• Begivenheder
• Eventplanlægning
• Arkivering
• Gennemførelsesprocedurer
• Vedligeholdelse af tidsplaner
• Møder
• Office Management
• Projektledelse
• Forskning
• Planlægning
• Diktering
• Tager meddelelser
• Tager noter
• Rejse arrangementer
• Rejseplanlægning

Kommunikationsfærdigheder

Som personlig assistent er alle aspekter af kommunikation vigtige for jobbet. Vær klar til at vise din oplevelse eller træning.

• Tag telefonen
• Meddelelse
• E-mail
• Hilsen Besøgende
• Håndtering Forespørgsler
• Netværk
• Ikke-verbal kommunikation
• Screening opfordrer
• Verbal kommunikation
• Skriftlige meddelelser

Finansielle færdigheder

Har du erfaring eller uddannelse til disse opgaver?

• Regnskab
• budgettering
• Indkøb
• Sourcing
• Handle ind

Teknologi Færdigheder

Kan du bruge forskellige platforme og enheder og lave grundlæggende fejlfinding?

• Computer (PC, Mac, tablet)
• Database Management
• Microsoft Office
• Præsentationsforberedelse
• Rapporter
• Tekstbehandling

Personlige Mastery Færdigheder

Disse færdigheder er ofte en del af din personlighed. Vis hvordan du har brugt dem og udviklet dem.

• Fortrolighed
• diplomatisk
• Skøn
• Fleksibilitet
• interpersonel
• multitasking
• Organisation
• Positiv holdning
• Problemløsning
• Professionel Hukommelse
• Selvmotiveret
• Holdspiller
• Tidsadministration
• Arbejde uafhængigt

Hvis du ikke har brugt disse færdigheder på et tidligere job, skal du se på, hvordan du har udviklet dem ved frivillige eller ubetalte job eller brug dem i dit personlige liv. Bruger du disse færdigheder som en del af et trosfællesskab eller til et elevprojekt i skolen? Har du udviklet færdigheder som en del af et sportshold eller individuel sport? Denne oplevelse kan også være værdifuld og gøre dig til en bedre kandidat til stillingen.

I det følgende eksempeleksemplar, der er designet til en personlig assistent, skal du notere, hvordan flere af de ovennævnte færdigheder er indarbejdet i teksten, især "kernekvalifikationerne".

Eksempel Personlig assistent CV

Dette er et eksempel på et CV for en personlig assistent position. Download CV-skabelonen (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Download Word-skabelonen

Eksempel Personlig assistent CV (Tekstversion)

Carly Ansøger

999 Main Street

New York 10003

(123) 555-1234

[email protected]

KARRIEREMÅL

Detailorienteret og højtorganiseret personlig assistent, der er velbevandret i at levere problemfri support til C-niveau ledere, samt uafhængigt udførelse af administrativ, aftale- og rejseplanlægning, shopping og ansvarsplanlægning med ubesværet effektivitet søger en personlig assistentstilling med en top firma.

KERNEKVALIFIKATIONER

• Kunne behandle følsomme data og håndtere al korrespondance og diktat med kompromisløs integritet og fortrolighed.
• Kan nemt bygge rapport med kunder, leverandører og projektinteressenter både personligt og skriftligt.
• Er i stand til at udnytte uddannelsen i regnskabspraksis for nøjagtigt at afbalancere bøger og udføre budgettering og indkøbsfunktioner.
• Altid opretholder en positiv og fuldstændig professionel opførsel, med evne til at indgyde tillid og engagement fra andre.

PROFESSIONEL ERFARING

GLENGARRY INCORPORATED, Columbia, MO

Personlig assistent til præsidenten, September 2016-nutid

Giv omfattende administrativ og personlig støtte til grundlæggeren af ​​boutique finansiel rådgivning firma med ansvarsområde, der omfatter diktation, korrespondance, kontor ledelse, leverandør relationer, udnævnelse planlægning, rejse koordinering og arrangement planlægning funktioner.

• Planlagt alle detaljer for meget succesrige kundeforbindelsesbegivenheder, herunder golf- og tennisteder, seminarer om finansiel planlægning og stockholder banketter.
• Købte og sikrede omkostningseffektive rejse- og underholdningsleverandører reducerer rejseudgifter med 15%.
• Udnyttet Adobe Creative Suite til at skabe visuelt engagerende nye marketingbrosjyrer og et månedligt nyhedsbrev.

UDDANNELSE

Bachelor of Science i erhvervsøkonomi (Mindre: Regnskab)2016 GPA 3.9

University of Missouri, Columbia, MO

Dekanens liste; Gradueret Summa cum Laude

Tekniske kvalifikationer: Microsoft Office Suite, QuickBooks og Adobe Creative Suite. Flydende på spansk.