Den bedste formatering for en forretningsbrev

Et forretningsbrev er et formelt dokument, der ofte sendes fra et firma til et andet eller fra et firma til sine kunder, medarbejdere og interessenter. Erhvervsbreve bruges også til faglig korrespondance mellem enkeltpersoner. Selv om e-mail er overtaget som den mest almindelige form for korrespondance, anvendes udskrivne forretningsbrev stadig til mange vigtige, seriøse typer af korrespondance, herunder referencebreve, ansættelsesverifikation, jobtilbud og meget mere.

At skrive et effektivt poleret forretningsbrev kan være en nem at følge opgave, så længe du overholder de etablerede regler for layout og sprog. At indse, at din modtager læser en betydelig korrespondance regelmæssigt og vil favorisere veludførte bogstaver, der er fri for typografier og grammatiske fejl. En god tommelfingerregel er at korrekturlæse det to gange og derefter få en kollega gennemgå det for at sikre, at intet blev savnet.

Afsnit af en Business Letter

Hvert afsnit af dit brev skal overholde det korrekte format, idet du begynder med dine kontaktoplysninger og din modtagers hilsen; bogstavets legeme lukning; og endelig din underskrift.

Business Letter Format

Nedenfor er det traditionelle forretningsbrev format med tips om, hvordan du rammer det baseret på dit forhold til læseren og hvad dit ønskede resultat er.

Dine kontaktoplysninger:

Dit navn

Dit jobtitel

Din virksomhed

Din adresse

By, postnummer

Dit telefonnummer

Din email adresse

Dato

Modtagerens Kontaktoplysninger:

Deres navn

Deres titel

Deres firma

Selskabets adresse

By, postnummer

Hilsen:

• Brug "til hvem det kan bekymre sig", hvis du er usikker på, specifikt hvem du adresserer.
• Brug den formelle hilsen "Kære Mr./Ms./Dr. Efternavn, "hvis du ikke kender modtageren.
• Brug "Kære Fornavn", kun hvis du har et uformelt forhold til modtageren.

Kroppen

Formateringsgrundlag:

• Brug enkelt-spaced linjer med en ekstra plads mellem hvert afsnit, efter hilsen og over lukningen.
• Venstre retfærdiggør dit brev (mod venstre margen).

Slå den rigtige tone:

Gør formålet med dit brev klart gennem simpelt og målrettet sprog, og hold åbningsdelen kort. Du kan starte med, "Jeg skriver med henvisning til …" og derfra kun kommunikere, hvad du skal sige.

De efterfølgende afsnit skal indeholde oplysninger, der giver din læser en fuld forståelse af dine mål, men undgå at undgå slingende sætninger og unødigt lange ord. Igen skal du holde det konsekvent at bevare deres opmærksomhed.

Hvis du har til hensigt at overtale modtageren på en eller anden måde, hvad enten det er at investere penge, give dig en reference, leje dig, partner med dig eller løse et problem, skab en tvingende sag for din årsag. Hvis du f.eks. Vil have læseren til at sponsorere en velgørenhedsbegivenhed, skal du identificere enhver overlapning med deres virksomheds filantropiske mål. Overbevis læseren, der hjælper dig, vil være gensidigt gavnlig, og du vil øge dine chancer for at vinde deres støtte.

Hold dit afsluttende afsnit til to sætninger. Du skal blot gentage din grund til at skrive og takke læseren for at overveje din anmodning.

Komplementær afslutning:

Nogle gode muligheder for din lukning er:

• Respektivt din,
• Venlig hilsen,
• hjerteligt,
• Ærbødigst,

Hvis dit brev er mindre formelt, overvej at bruge:

• Alt det bedste,
• Bedst,
• Tak skal du have,
• Hilsen,

Underskrift:

Skriv din underskrift lige under din lukning og lad fire enkelt mellemrum mellem din lukning og dit typede fulde navn, titel, telefonnummer, e-mail-adresse og andre kontaktoplysninger, du vil medtage. Brug nedenstående format:

Din håndskrevne underskrift

Typet fulde navn

Titel

Eksempel på Business Letter

Du kan bruge denne virksomhedsbogstavsprøve som en model. Download skabelonen (kompatibel med Google Docs og Word Online), eller læs tekstversionen nedenfor.

Download Word-skabelonen

Eksempel på Business Letter (Tekstversion)

Dit navn

Dit jobtitel

Din virksomhed

Din adresse

By, postnummer

Dit telefonnummer

Din email adresse

Dato

Navn på modtager

Modtager Titel

Modtager Firma

Modtagerens firmaets adresse

By, postnummer

Kære Mr./Ms. Efternavn, Jeg vil gerne invitere dig til at deltage i vores kommende Liberal Arts afdeling job netværksbegivenhed. Arrangementet afholdes om eftermiddagen den 1. februar 20XX. Vi ønsker at give vores graduate seniorer mulighed for at møde forretningsledere i området, der kan være på udkig efter nye hyrder, der har grader i den liberale kunst.

Arrangementet afholdes på Cox Student Center ved Northern State University, og varer ca. 2 til 3 timer. Hvis du har interesse i at deltage eller sende en repræsentant for virksomheden til at mødes med vores studerende, så giv mig det så hurtigt som muligt og jeg kan reservere et bord til dig.

Tak for din tid, og jeg håber at høre fra dig snart.

Ærbødigst, Din underskrift (brevpapir)

Dit typede navn

Dit jobtitel

Hvis du sender et e-mail-brev, vil din underskrift være lidt anderledes. I stedet for at inkludere dine kontaktoplysninger i overskriften på brevet, skal du skrive det under din underskrift. For eksempel:

Afsendelse af en Email Business Letter

Venlig hilsen, Fornavn efternavn

Titel

Din adresse

Dit telefonnummer

Din email adresse

Medtag emnet, du skriver om i emnelinjen i e-mailen, så læseren er klar over, hvorfor du sender meddelelsen.

Business Letter Writing Tips

Du kan finde mere detaljerede tips i disse retningslinjer for, hvordan du skriver et virksomhedsbogstav, herunder valg af skrifttype, valg af margener og formatering af dit brev korrekt.

Det er altid nyttigt at se på eksempler for at få ideer til din egen korrespondance. Gennemgå bogstavprøver, herunder dækbreve, interview tak til bogstaver, opfølgningsbreve, jobaccept og afslagstavler, opsigelsesbreve, taknemmelige breve og flere forretnings- og beskæftigelsesrelaterede brevprøver.