Sådan ved du, når du har brug for en virksomhedspolitik

Selskabspolitikker og -procedurer sikrer en sikker, organiseret, convivial, empowering og non-discriminatory arbejdsplads. Politikker beskytter medarbejderne mod et friluftsmiljø af favoritisme og uretfærdig behandling. Men hvis du forsøger at oprette politikker for enhver uforudsete situation, har du ikke ledelsesgrad, du skal håndtere individuelle medarbejders behov. At have for mange politikker øger også sandsynligheden for, at ledere vil anvende dem ulige og uretfærdigt.

Du kan finde en sund balance. I de fleste tilfælde, hvis du direkte adresserer medarbejdere, som opfører sig på måder, der er upassende for din arbejdsplads, behøver du måske ikke at udvikle en ny virksomhedspolitik.

Politiske retningslinjer

Overvej at oprette en politik i disse situationer:

• Hvis medarbejderhandlinger indikerer forvirring om den mest hensigtsmæssige måde at opføre sig på (dress code, email, internet politikker eller smartphone brug)
• Hvis medarbejderne har brug for vejledning om håndtering af fælles situationer (adfærdskrav, rejseudgifter eller køb af firmware)
• For at beskytte selskabet lovligt (konsekvent undersøgelse af anklager for chikane, ikke-diskriminerende ansættelse eller forfremmelse)
• At være i overensstemmelse med offentlige politikker og love (FMLA, ADA, EEOC eller minimumsløn)
• At etablere konsekvente arbejdsnormer, regler og forskrifter (progressiv disciplin, sikkerhedsregler, brudregler eller regler for rygning)

• For at sikre en ensartet og retfærdig behandling for medarbejdere (ydelser berettiget, lønnet tid, undervisningsassistance, afgangstid eller juryafgift)

Der kan være andre grunde til at udvikle en politik. Husk dog ikke, at en medarbejders dårlige adfærd styrker gennemførelsen af ​​en politik, som vil påvirke andre medarbejdere.

Formulere de politiske mål

Når du har fastslået, at en politik er nødvendig, skal du dokumentere dine mål for at oprette politikken skriftligt. Når det er muligt, fortæl medarbejderne, hvorfor du implementerer politikken. Medtag tilstrækkelige detaljer i politikken for at gøre virksomhedens position klar, men forsøg ikke at dække enhver potentiel situation.

Hold politikken så kort og simpelt, hvis det er muligt, men nogle politikker om juridiske områder - som selskabets tilgang til Family Medical and Leave Act, diskrimination eller klageundersøgelse eller det progressive disciplin system - må muligvis være langvarig og omfattende.

Samle information

Se eksempler politikker. Du har måske svært ved at finde et eksempel, der passer til dine virksomhedsforhold, sprog og kultur, men du kan bruge prøvepolitik som en base i stedet for at skrive din politik fra bunden.

Du kan også abonnere på en tjeneste, der indeholder politikprøver. Samfundet for Human Resources Management (SHRM) giver også politiske prøver til medlemmer.

I nogle tilfælde vil du måske snakke med dine advokater om ansættelsesret for at se, hvad de har til rådighed. Især når en ny lov passerer eller Arbejdsministeriet udsteder nye regler, skriver advokatfirmaer generiske politikker for deres kunder, som du kan tilpasse til dine behov.

Udvikle, skrive og gennemgå politikken

Skriv politikken ved hjælp af enkle ord og begreber. Tal direkte til de medarbejdere, som vil læse, håndhæve og leve af politikken.

Efter hvert afsnit spørg dig selv, hvad-hvis spørgsmål for at sikre, at politikken dækker det grundlæggende og normale undtagelser og spørgsmål. Må ikke være obsess over dette; ingen politik dækker enhver mulig beredskab.

Vælg en pilotgruppe af flere medarbejdere for at læse politikken og stille spørgsmål for at afgøre, om medarbejderne vil kunne forstå og følge det. Skriv om politik baseret på feedback.

Få ledelsesstøtte og juridisk gennemgang

Gennemgå politikken med ledere, der skal følge politikken for at få deres støtte og ejerskab af politikken. Selvom du sandsynligvis startede denne proces, da du identificerede behovet for politikken, er administrationsstøtte, da du implementerer politikken afgørende.

Hvis politikken har juridiske konsekvenser, er lovlig af natur eller har personlige konsekvenser for medarbejdere (f.eks. Sikkerhedsprocedurer), skal din advokat gennemgå politikken, før du distribuerer den. Sørg for at du kommunikerer til din advokat, at du vil have politikken gennemgået for dens juridiske konsekvenser og passende formulering, men vil ikke have det omskrevet i retssag.

Gennemfør politikken

Distribuere og gennemgå den nye politik til medarbejdere i små grupper, enkeltvis eller i et virksomhedsmøde, afhængigt af om politikken er kontroversiel og hvor let den er at forstå. Giv medarbejderne en chance for at stille spørgsmål.

Giv medarbejderne en kopi af politikken og bede dem om at afmelde, at de har modtaget og forstået det. De bør beholde en kopi til deres egne filer.

Sample Policy Sign0ff Statement

Dette er en prøve-signoff-erklæring, der skal bruges:

Jeg anerkender modtagelsen af ​​og forståelsen af ​​Din firma -politikken. Politikken er effektiv Dato indtil videre.

_______________________________________________________

Medarbejder underskrift

_______________________________________________________

Medarbejdernavn (venligst udskriv)

________________________________

Dato

Bestem, hvordan du kommunikerer politikken i fremtiden

Medtag politikken i din medarbejderhåndbog. Du kan også have, at politikken bliver en del af din New Employee Orientation. Nogle virksomheder placerer politikker på deres intranet eller i en politikmappe på computernetværks fælles drev. Bestem, om du også vil distribuere politikken med yderligere metoder.

Data og arkiver tidligere politikker, som denne politik erstatter. Du kan få brug for dem til juridiske formål eller som reference.

Fortolke og integrere politikken

Din politikapplikation og arbejdspraksis bestemmer den reelle betydning af politikken. Husk at være konsekvent og retfærdig, når du fortolker politikken over tid. Hvis du finder din praksis forskellig fra den skriftlige politik, skal du gennemgå og omskrive politikken efter behov.

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.