Vælge den bedste hilsen til dit næste brev

Når du skriver et forretningsbrev, er det vigtigt at inkludere en passende hilsen i begyndelsen. Dette er sandt, om du sender din besked via e-mail eller via mailen. Ved hjælp af en passende hilsen indstilles tonen til dit brev og viser modtageren, at du forstår de grundlæggende forretningsregler.

Selvom en simpel "Hej", "Hej" eller "Hey" er passende i tilfældig korrespondance, er en mere formel hilsen passende, når du sender email om et forretningsmæssigt spørgsmål, såsom et følgebrev, anbefaling eller forespørgsel brev.

Nedenstående er en liste over eksempler på brevhilsen, der er relevante for forretnings- og beskæftigelsesrelateret korrespondance. Senere forklarer vi, hvordan man vælger og formaterer en hilsen, samt hvordan man adresserer et brev til en person, hvis navn du ikke kender.

Eksempler på Business Letter Salutation

• Kære Mr. Smith
• Kære Mr. og Fru Smith
• Kære Mr. White og fru Smith
• Kære Dr. Smith
• Kære dommer Smith
• Kære Ms Jones
• Kære Jane Doe
• Kære Dr. Haven
• Kære Dr. og Fru Haven
• Kære fornavn (hvis du kender personen godt)

Alle disse salutationer begynder med ordet "kære". Mens du bare kan starte et brev med personens navn, kan det fejlfortolkes som pludselige eller endda uhøflige. Det er altid sikkert at starte din hilsen med ordet "kære" i et forretningsbrev.

En undtagelse er, når du bruger den generelle hilsen "Til hvem det kan bekymre sig", men mere på det i et øjeblik.

Retningslinjer for navne og titler

Hilsen skal typisk bruge personens efternavn sammen med en "Mr." eller "Ms" Generelt undgå at bruge "Mrs." eller "Frøken", medmindre du er sikker på, hvordan kvinden ønsker at blive behandlet. Når du er i tvivl, standard til at bruge "Ms"

Hvis du skriver til en person, der har en ph.d.-grad eller en medicinsk grad, skal du bruge forkortet formular: "Dr." Men for andre titler, som professor, dommer, rabbi mv. Skriver man ud den fulde titel og kapitaliserer den. For eksempel vil din hilsen i et brev til en dommer være "Kære dommer Barnard." Eller hvis din korrespondance var med en rabbiner, kan du skrive: "Kære Rabbi Williams."

Når dit brev er til mere end en person, skal du skrive alle deres navne separat og adskille dem med kommaer. For eksempel, "Kære Mr. Hobbes, Fru Luxe og Mr. Hopman." For ægtepar, hvis en person i parret har ændret hans eller hendes navn, behøver du kun at bruge efternavnet en gang. For eksempel, "Kære Mr. og Fru Smith."

Nogle gange er en persons køn uklart fra et navn - navne som "Corey" eller "Blake" er både almindelige kvinder og mænds navne. Hvis det er tilfældet, gør nogle undersøgelser for at bestemme køn fra at søge på LinkedIn eller en virksomheds hjemmeside. Men hvis det forbliver tvetydigt, skal du blot skrive personens fulde navn og tabe titlen. For eksempel "Kære Corey Meyer."

Sådan formateres en brevhilsen

Følg hilsen med et kolon eller komma, et mellemrum, og start derefter første afsnit i dit brev. Brug af et kolon er den mere formelle mulighed. For eksempel:

Kære Mr. Smith:

Første afsnit i brev.

Når du ikke har en kontaktperson

Hvis du ikke har en kontaktperson i organisationen, kan du enten forlade hilsen og starte med første afsnit i dit brev eller bruge en generel hilsen.

Men før du bruger en generel hilsen (eller afkald på en hilsen), skal du prøve at finde ud af navnet på den person, du kontakter. Hvis du ansøger eller spørger om et job, og ansættelseslederens navn ikke er medtaget på jobopgørelsen, kan du se op på overskriften på arbejdsgiveren eller ansættelseslederen på firmaets hjemmeside. Hvis der er et kontaktnummer, kan du også ringe og spørge en administrativ assistent for navnet på ansættelseslederen.

Hvis du sender en anden type brev, kan du stadig se personens navn på firmaets hjemmeside eller tale med en administrativ assistent eller kontakte virksomheden for navnet på den person, du forsøger at nå.

Generelle Salutations for Business Letters

• Kære Ansættelsesleder
• Til hvem det måtte vedrøre
• Kære Human Resources Manager
• Kære Herre eller frue

Stavekontrolnavne

Endelig, før du sender et forretningsbrev, skal du være helt sikker på at du har stavet personens navn korrekt. Dobbeltkig stavningen på firmaets hjemmeside eller på LinkedIn.

Overvej at spørge en betroet ven til at korrekturlæse din besked, før du sender den, og være særlig opmærksom på stavningen af ​​navne.