Personalefiladgangspolitik og links til prøver

Alle Human Resource-afdelinger har omfattende registreringer. Loven kræver, at HR holder mange af dem i bestemte perioder. Medarbejdere er velbevidste om, at disse poster eksisterer (og nogle er under indtryk af, at filen følger dem fra virksomhed til virksomhed, hvilket ikke er sandt).

Fordi medarbejderne ved, at disse poster eksisterer, vil de gerne se dem fra tid til anden for at se, hvad filen indeholder.

Når du beslutter dig for at levere medarbejder (og tidligere medarbejderadgang), skal du huske på eventuelle love, der gælder for din virksomhed. Mange stater har love, der kræver, at et firma gør specifikke dele af filen tilgængelige for nuværende og tidligere medarbejdere. Tjek med din ansættelsesadvokat for at sikre, at din politik er i overensstemmelse med alle love.

Forbundslovgivningen kræver f.eks., At journaler relateret til amerikanerne med handicaploven holdes adskilt fra personaldokumenter. Hvis din virksomhed er underlagt HIPAA, skal du sørge for, at din lægejournal også overholder det.

Du har muligvis meget spillerum i, hvad du tillader medarbejdere at se i deres fil. Men husk på, at selvom du bestemmer, at en medarbejder ikke kan få adgang til visse oplysninger, såsom referencekontrol, at i tilfælde af en retssag er disse oplysninger tilgængelige.

Derfor instruer dine medarbejdere til at optage ting nøjagtigt og følge loven til enhver tid. Medarbejderregistre er ikke stedet for indvendige vittigheder eller snide kommentarer. Disse går ikke godt i en domstol.

Som hovedregel har en portvogter til registre, at procedurerne følges og konsekvente. Du vil ikke have en HR-chef, der tillader folk at tage deres poster tilbage til deres skriveborde, mens en anden nægter adgang overhovedet.

At kræve, at alle går gennem en enkelt kilde, hjælper med at holde tingene konsekvente og lovlige. Lov om optagelse og registrering og adgang er vanskelige. Sørg for at holde dig opdateret.

Politikken nedenfor er en god start for din virksomhed, men husk på, at din statslige og lokale lovgivning kan variere.

Sample Employee Records Access Policy

Alle medarbejdere, tidligere medarbejdere og medarbejderrepræsentanter kan med forudgående varsel besvare visse indhold af deres personaledokumenter. Dokumenter, der vedrører medarbejderens kvalifikationer til ansættelse, såsom ansøgning, forfremmelse, disciplinære handlinger og overførsel, kan ses. Derudover kan medarbejderen gennemgå politik afmeldingsskemaer og træningsoptegnelser.

Dokumenter, som medarbejderen ikke må gennemgå, omfatter referencer eller referencekontroller, optegnelser over enhver undersøgelse foretaget af ledelsen, lægejournaler, dokumenter i forbindelse med en retssag, ethvert dokument, der ville krænke en anden medarbejders fortrolighed og dokumenter, der anvendes til medarbejderplanlægning.

Procedure

En medarbejder, der ønsker at gennemgå det tilladte indhold af deres personaledatabase, skal kontakte Human Resources med 24 timers varsel (weekender ekskluderet). Tidligere medarbejdere eller personer, der ikke er medarbejderpersonale, skal fremlægge identifikation og / eller bevis for tilladelse til at få adgang til medarbejderfilen.

Medarbejdere skal gennemgå deres personaledokumenter i nærværelse af en medarbejderpersonale.

Medarbejdere må ikke fjerne nogen del af medarbejderfilen fra kontoret.

Medarbejderen kan anmode om fotokopier af filen eller dele af filen. Inden for grunden vil medarbejderpersonalet i personale udlevere fotokopier. For omfattende kopiering skal medarbejderen betale for fotokopierne.

Hvis medarbejderen er utilfreds med et dokument i hans eller hendes personaledokument, kan medarbejderen i nærværelse af medarbejderpersonalet skrive en forklaring eller præcisering og vedhæfte den til det omtvistede dokument. Under ingen omstændigheder vil HR-medarbejdere eller medarbejderen ændre det aktuelle dokument.

Medarbejderen kan også bede om at få et dokument fjernet fra personalebladet. Hvis medarbejderpersonalet er enig, kan dokumentet fjernes. Hvis medarbejderpersonalet er uenig, kan sagen appelleres på den måde, der er foreskrevet i firmaet Open Door Policy.

Forhåbentlig har du fundet denne politik nyttig, da du udvikler din egen personalets filadgangspolitik for din organisation. Du skal tilpasse politikken for at passe til organisationens behov og kultur.