Sådan udvikler du en plan for outsourcing

Mange diskussioner om outsourcing i medierne gør det til at virke komplekst, men det er ret simpelt. Selv i vores hjem outsourcer vi mange opgaver: Madlavning, vedligeholdelse af vores græsplæner og børnepasning, for blot at nævne nogle få. Når vi ikke har tid, fokus eller færdigheder til at udføre arbejdet selv, ser vi efter en, der kan, og en, der vil gøre arbejdet til en pris, vi har råd til at betale. Virksomheder arbejder på samme måde, selv om deres beslutninger kan involvere flere faktorer og beslutningstagere.

Udviklingsproces

Men ligesom familier træffer forskellige beslutninger, kan virksomheder komme til spændende forskellige beslutninger om outsourcing.Der er ingen skabelon, der virker for alle virksomheder, men der er en proces, som alle virksomheder skal overveje:

erkendelse af

Tidligere har mange virksomheder måske ikke engang kendt, hvad outsourcing var. I dag ved de om outsourcing, men kan ikke indse, hvor mange outsourcing-lignende programmer de allerede har: Copy-centre, postrum, facilitetsstyring, IT og endda dele af en juridisk afdeling. Outsourcing kan ikke løse ethvert problem, men læring om den tidligere generation af kontrakter vil identificere nye projekter og give værdifuld indsigt.

Målopnåelse

For at få succes med at oprette et outsourcingprogram, skal du definere specifikke mål, som f.eks. Reducere de samlede virksomhedsomkostninger med fem procent, fokusere på effektivitet for et enkelt sted eller kun se på funktioner udført i en forretningsenhed. Mål behøver ikke enorme detaljer. Som din outsourcing oplevelse stiger, vil definitioner ændre sig.

Deltagelse

Du har brug for deltagere fra mange områder af ekspertise til at levere input til planen, for at verificere antagelser og at yde ekspertvurdering. Når du flytter fra en generel plan til specifikke projekter, gentager du denne proces og opretter undergrupper med endnu mere specifik viden.

Identifikation

Nu hvor du har mål og eksperter til at identificere og fortolke information, er det tid til at identificere specifikke projekter til dit outsourcingprogram. Hver virksomhed udvikler forskellige kriterier og drives af kultur så meget som ved finansiel eller operationel analyse, men der er fælles kriterier, som du bør se på:

• Tidligere beslutninger: Din virksomhed har sandsynligvis truffet tidligere beslutninger om at bruge ikke-ansatte, såsom midlertidigt ansatte eller servicekontrakter. Arbejd med indkøb og din PMO (Project Management Office) for detaljer. Se, hvordan de behandlede problemerne på denne liste og kompilere erfaringerne.
• ekspertise: Udfører du funktioner eller producerer produkter uden tilstrækkelig ekspertise, eller har du problemer med at beherske ledere? Har den nuværende ledelse planer om at løse disse problemer? Hvis ikke, kunne dette være et godt outsourcing-projekt.

• Kvalitet: Selvom en funktion har mennesker med de rigtige færdigheder og erfarne ledere, kan du muligvis ikke få det serviceniveau du har brug for. Overfører lederen kundeundersøgelser? Hvad siger kunderne om produkter eller tjenester? Et hul i kvalitet eller manglende interesse for kundeservice er et andet flag for outsourcing.
• Koste: En usædvanlig høj kvalitet er ikke nødvendigvis en god værdi. Hvordan sammenligner dine omkostninger med konkurrenterne? Producerer funktionen månedlige rapporter: Enhedskostnader, driftsomkostninger, flerårige omkostningstendenser? Hvis denne funktion ikke kan producere disse rapporter, kan en outsourcet tjeneste give større gennemsigtighed i dine operationer.

• Vægt: Når du undersøger hele dit firma, vil du lave mange uventede opdagelser. Forbliv fokuseret! Et stort projekt er en bedre kandidat til outsourcing end en række mindre projekter. Det eneste store projekt vil kræve langt færre administrative og ledelsesmæssige ressourcer. Hold en omfattende liste, men vælg kun kandidater, der giver stor indflydelse i din første bølge af projekter.
• Sikkerhed: Du har nu en god ide om potentielle projekter. Det er på tide at filtrere dem i henhold til sikkerhedsstandarder. Sikkerhed er et komplekst og kontroversielt emne. Forskellige standarder gælder for forskellige brancher, og nogle virksomheder er mere sikkerhedsbevidste end deres konkurrenter. Forstå interne og industrielle standarder og begrænse outsourcing projekter i overensstemmelse hermed. Inkluder juridisk, it, corporate sikkerhed, overholdelse (hvis det gælder), og eventuelle "risiko" afdelinger i dine drøftelser.

• Prioritering: Hvert punkt ovenfor (og måske andre egenskaber) skal scores, og derefter skal hvert projekt tildeles en samlet "outsourcing værdi". Der vil uden tvivl være meget debat om hvilke karakteristika der er de vigtigste, hvis deres scoringer er korrekte, og hvis andre karakteristika bør overvejes. Må ikke blive overrasket, hvis denne proces varer i måneder eller endda år.
• Meddelelse: Når du har prioriteret potentielle projekter, har du haft mange møder og snakket med mange mennesker. Forvent disse diskussioner at være offentlige oplysninger i de afdelinger, du har målrettet mod outsourcing. Antag altid, at disse diskussioner vil komme til din medarbejders befolkning, ofte i realtid. Nøje gennemtænkt virksomhedskommunikation skal være forberedt og klar. Lad aldrig rygter blive en bedre kilde til information end fakta.

Udfører

I slutningen af ​​denne proces vil du have din første outsourcing plan. Der er mange flere trin, når du udfører denne plan: Bekræftelse af data, oprettelse af underudvalg til specifikke projekter, identifikation af leverandører, kører piloter, tildeling af kontrakter og så videre. Men at udvikle din plan giver dig de første og vigtigste trin.