Sådan giver du feedback til defensive medarbejdere

Feedback er et af de mest kraftfulde værktøjer i lederens værktøjssæt til at styrke arbejdspladsens ydeevne.

• Positiv feedback fokuserer på at identificere og styrke de adfærd, der fremmer høj ydeevne.
• Konstruktiv feedback - ofte omtalt som negativ feedback - fokuserer på at identificere og fremme forandringer i adfærd, der forringer høj ydeevne.

Effektiv feedback er specifik for adfærden (enten negativ eller positiv) og leveres så tæt på forekomsten som muligt. Mens motiverede fagfolk sætter pris på både positiv og konstruktiv feedback, er ledere ofte ubehagelige i at levere det, især hvad der anses for negativt. I undersøgelser og undersøgelser er ledere, der kæmper med at levere konstruktiv feedback, bekymrede over, at de ikke vil lide, eller de frygter at skabe en hændelse ved at tilbyde kritik.

Ved at følge og praktisere de foreslåede forslag kan lederen tage frygten ud for at levere negativ feedback og gøre samtalen til en konstruktiv begivenhed.

10 tips til at hjælpe dig med at levere negativ feedback

1. Få dine følelser under kontrol. Du vil ikke kritisere andres handlinger, når du er vred eller ked af det. Hvis temperament er varmt, tag dig tid til at lade tingene afkøles. Mens effektiv, konstruktiv feedback leveres så tæt på den observerede hændelse som muligt, hvis situationen opvarmes, er det fint at planlægge et møde for den næste dag.
2. Giv aldrig negativ feedback foran holdmedlems. Find et privat sted. Gennemfør mødet på dit kontor eller planlæg et konferencelokale til din feedback diskussion.

1. Fokus på den observerede adfærd, ikke personen. Husk, at formålet med konstruktiv feedback er at fjerne adfærd, der forringer høj ydeevne. Hvis personen oplever, at han eller hun bliver angrebet personligt, vil de hurtigt blive defensive, og muligheden for en meningsfuld diskussion vil gå tabt.
2. Vær specifik. Effektiv feedback er specifik. Tyder, "Joh, det er du sikker på Det kan være sandt, men det fortæller ikke John, hvad han gjorde forkert. Det samme gælder for at fortælle Mary, at hun er for sent til at arbejde for ofte. I stedet beskrive den meget specifikke adfærd og identificere forretningsmæssige konsekvenser af adfærden. For eksempel: "Mary, når du er forsinket for dit skifte, kræver det os at holde nogen over fra det tidligere skift. Det kræver, at vi betaler overarbejde, det er ulempe for din kollega, og det kan reducere kvaliteten, hvis de ikke forstår dit specifikke job. du forstår?"

1. Vær rettidig. Hvis du nogensinde har modtaget en lang liste over negative feedback kommentarer på en årlig performance review, forstår du, hvordan værdiløs denne input er længe efter det faktum. Tilbagemelding af alle typer skal gives så hurtigt som muligt efter arrangementet.
2. Forbliv rolig. Uanset hvor forstyrret du er, betaler det aldrig at miste kontrollen over dine følelser. Som nævnt ovenfor, hvis du har brug for tid til at samle dine følelser, forsink diskussionen et par timer eller højst en dag. Påmind dig selv, at hensigten med feedback er at fremme forbedring og nærme diskussionen med denne positive holdning.

1. Bekræft din tro på personen igen. Det styrker trin tre, men her fortæller du dem, at du stadig har tro på dem som en person og i deres evner; det er bare deres præstation, du vil have, at de ændrer sig. Sig noget som om "du er en god kundeservice rep, så jeg er sikker på at du ser behovet for at være mere tålmodig med kunderne."
2. Stop med at tale og opfordre den anden part til at engagere sig. Når du har fortalt personen, hvilke specifikke, seneste handlinger var upassende, og hvorfor, stop med at tale. Giv den anden person en chance for at reagere på dine udsagn og bede om præcisering af spørgsmål.

1. Definere og acceptere en gensidigt acceptabel handlingsplan. Enig på hvilken fremtidig præstation der passer til medarbejderen. Hvis der er specifikke ting, medarbejderen skal begynde at gøre eller skal stoppe med at gøre, skal du sørge for, at de er tydeligt identificeret. Hvis der er noget du skal gøre, måske yderligere træning for medarbejderen, er også enig i det.
2. Etablere en tid til opfølgning.Indstilling af en klar dato og klokkeslæt for at gennemgå handlinger og forbedring er en vigtig del af feedbackprocessen. Det etablerer ansvarlighed og forbedrer sandsynligheden for præstationsforbedring.

Og husk, når du har leveret den konstruktive feedback og aftalt en resolution og opfølgningsplan, fortsæt med jobbet. Hav ikke dårlig vilje over for medarbejderen, fordi de begik en fejltagelse. Må ikke svæve over dem ud af frygt for, at de kan gøre en anden fejltagelse. Overvåg deres ydeevne, som du gør alle medarbejdere, men vær ikke besat.