Hvordan HR-personale skal tænke over problemer hver dag

Medarbejderspørgsmålet forekommer enkelt, ligefrem og skal være let at svare. Ret? Ikke hvis dit job er i Human Resources. Selv den enkleste medarbejderspørgsel rejser utallige røde flag for en arbejdsgiveres HR-team. Endnu en gang går du den femkantede vej. Hvordan tilfredsstiller du alle fem interessenter, mens du behandler den nuværende medarbejder retfærdigt?

Hvad er bedst for arbejdsgiveren? Hvad er bedst for medarbejderen? Hvad er juridisk eller krævet af et statsligt organ? Hvad er præcedens for fremtidige beslutninger om og retfærdig behandling af medarbejdere? Hvilken beslutning vil få dig til at klage over alle de samtidige omkostninger og forværring?

Du kan ikke træffe en beslutning, medmindre beslutningen opfylder alle fem interessenter - i nogen grad. Er det virkelig underligt, at det nogle gange er medarbejderens interessent, der lider? Sådan er menneskelige ressourcer folk nødt til at tænke og træffe beslutninger for at besvare et medarbejderspørgsmål. Lad os bruge ændringen af ​​denne virksomheds messes rejsepolitik som et eksempel.

Hvordan HR mener, træffer beslutninger og svar Spørgsmål

Spørgsmålet fra en læser syntes simpelt nok. En medarbejder, der rejser på virksomhedens forretning til messer og andre kundebegivenheder, ønskede at forlænge sin tid i byen ved at bruge ferie tid. Intet problem.

Intet problem, det vil sige, indtil HR informerede ham om, hvordan dagene ville blive opkrævet mod sin betalte ferie tid. Med sympati til både HR og medarbejderen er her, hvordan en HR-person skal tænke og træffe beslutninger.

Medarbejderen rejste søndag til en messe. (Intet problem med denne rejsetid; Selskabet har ved politik at alle medarbejdere forstår, betaler ikke weekend rejsetid for undtagne medarbejdere.) Medarbejderen arbejdede mandag til onsdag på messen og ønskede at påbegynde ferie dag brug efter arrangementet.

Okay, sagde HR manager, torsdag og fredag ​​er ferie dage. Nej, svarede medarbejderen, på torsdag, vil jeg normalt rejse tilbage til virksomheden; siden den dag ville blive betalt som en del af min normale arbejdsuge, er det ikke rimeligt at få mig til at tage en feriedag til at dække torsdag. Er du med mig?

HR tænkning og beslutningstagning begynder at rulle

Okay, siger HR-lederen, hvis første tilbøjelighed er at opkræve torsdag som en feriedag, da medarbejderen ikke rent faktisk bruger dagen til at rejse tilbage til virksomheden. HR-medarbejderen har med rette ikke at skulle gøre medarbejderens afgangsbeslutninger fra sag til sag, for medarbejdere, der deltager i sponsorede arrangementer.

Kontrol med et par direktører og en anden HR-person, begge beslutninger havde tilhængere. Hvis medarbejderen forventes at vende tilbage fra konferencen onsdag og arbejde på torsdag, skal torsdagen være en feriedag.

Hvis torsdag normalt ville være en rejsedag, regnes det som en arbejdsdag, ikke som en feriedag. Under normale omstændigheder ville han rejse tilbage alligevel, og selskabet bør ikke straffe ham, fordi han forlængede sit ophold med en ferie.

Men han har valgt ikke at rejse tilbage, men i stedet for at tage på ferie, sagde dissenterne. Det er ikke virksomhedens problem, og vi betaler kun for rejsetid, hvis medarbejderen bruger ugedagen til at rejse tilbage. Da vi ikke betaler for nogen rejsetid i weekenderne og der ikke er noget som en rejsedag, skal medarbejderne kun betales, hvis de arbejder.

Plus, normalt en medarbejder, medmindre han blev tildelt til messe teardown, ville forventes at rejse tilbage onsdag og rapportere til arbejde på torsdag.Han kunne arrangere at ankomme sent med sin leder, hvis hans fly var røde øjne.

I så fald skal torsdag opkræves som feriedag. Men hvad har der været i praksis i virksomheden? Er medarbejderne forventet at rejse tilbage på onsdag, hvis det er muligt, eller er torsdagen den normale rejsedag for at vende tilbage.

De fleste ansatte ønsker at vende tilbage til hjemmet og arbejde så hurtigt som muligt. Så rejser de hjem onsdag hvis nogen flyvning er mulig, snarere end at tilbringe en nat, der hænger af sig selv i en mærkelig by med intet at gøre.

Dette er også et spørgsmål om private versus offentlige medarbejderesektor. Hvis du er en offentlig ansat, der ofte arbejder under de forhandlede betingelser i en unionskontrakt, forventer du sådanne overvejelser som betaling for hvert minut, du arbejder. Hvis ikke i direkte kompensation forventer en offentlig medarbejder komplikationstid for arbejdstimer og forventes at blive betalt for rejser i weekenden.

Denne tankegang er anathema til en privat sektor arbejdsgiver, der forventer fritaget medarbejdere at få arbejdet gjort og opfylde målene. Faktisk vil tænkning som en timelønnet medarbejder hæmme din karriere og gøre dig mindre værdsat som en medarbejder. Her er nogle tidligere tanker om at kompensere medarbejdere for rejsetid.

Hvis medarbejderen er en timeløn eller en ikke-ansat medarbejder, skal arbejdsgiverne tage højde for den betalte rejsetid plus antal timer på messen. Når en medarbejder er berettiget til overtid, gælder disse regler selv på vejen.

(Dette er en af ​​teorierne om, hvorfor ikke-spredte medarbejdere er så sjældent bedt om at rejse til kundebegivenheder og træning. Regeringsbestemmelserne gør deres deltagelsesomkostninger uoverkommelige - eller i det mindste - en smerte i bagagen til at betale for og betale af arbejdsgivere., så meget som disse regler kan hæmme udnyttelsen af ​​og karriereudviklingen af ​​timelønnede medarbejdere, er HR-sympatier hos arbejdsgiverne.)

Overvejelser for HR-beslutningen om Trade Show Policy

Det næste problem, som HR skal overveje, er i dette tilfælde, at mange medarbejdere rejser ofte til messearrangementer og andre firmafester. En beslutning truffet i dette tilfælde har vidtrækkende forgreninger for arbejdsgiveren og beslutninger om andre medarbejderanmodninger i fremtiden.

Vil HR virkelig tage disse beslutninger fra sag til sag? På hvilket tidspunkt slutter arbejdet og ferien begynder? Når messen slutter klokken 4 på onsdag?

Hvornår forlader det sidste fly på medarbejderens hjemby onsdag aften? Hvad hvis der ikke er noget plan på onsdag? Hvor meget dokumentation og forskning skal HR i fremtiden kræve fra andre medarbejdere for at sikre, at selskabets tidsmæssige regnskabsbeslutninger er konsistente og rimelige?

På et tidspunkt skal HR fastslå, at en beslutning til fordel for at lade denne medarbejder anvende torsdag som en feriedag har for mange konsekvenser for lignende anmodninger i fremtiden. Medarbejderen vil føle sig forståeligt ulykkelig.

Men ingen i HR, som jeg ved, ønsker at tilbringe deres arbejdstid som HR-opladningspolisen. Medarbejderen vælger ikke at rejse tilbage på betalt tid; han kan rejse tilbage, hvis han vil have sin løn, og derefter tage på ferie. Enhver anden beslutning åbner sig alt for stor af en dåse af orme.

En endelig tanke for HR-personen indebærer, hvordan medarbejdere er blevet behandlet tidligere. Går medarbejdere generelt på onsdag aften eller torsdag? Hvis torsdag, forventes de at dukke op på kontoret? Hvis onsdag aften, hvor meget af torsdag har de været forventet at arbejde?

Hvis han normalt skulle komme tilbage onsdag aften, så skulle torsdag tælle som ferie. Hvis han i normal forretningsforløbet skulle rejse på torsdag, men forventes også at komme op på arbejdspladsen torsdag, så skal torsdag opkræves som en feriedag.

Åh, det er første gang du nogensinde har stødt på dette spørgsmål? Store. Du har mulighed for at sætte præcedens og etablere din virksomheds rejsepolitik og praksis.

Du får sandsynligvis endda at tilføje din beslutning til medarbejderhåndbogen, så alle medarbejdere kender landets leje til at styre deres beslutningstagning i fremtiden.

HR opnår en løsning

Hvad med det her for en løsning på det aktuelle spørgsmål? Hvordan har virksomheden håndteret medarbejderes rejse til messer og kundehændelser i fortiden? Flyver medarbejderne om natten og arbejder den næste dag, eller giver virksomheden dem leeway og lad dem flyve tilbage dagen efter arrangementet og rapportere til arbejde den følgende dag?

Bestem, hvad der har styret forvaltningen af ​​denne praksis tidligere, ifølge flere af dine ledere, der er ansvarlige for de medarbejdere, der deltager i kundeorienterede arrangementer. Tidligere praksis bestemmer brugen af ​​en feriedag - eller ikke - for fraværet på torsdag.

Hvad hvis du opdager - som det er sandsynligt - at praksis har været inkonsekvent over hele linjen, og der eksisterer ingen klar forudgående praksis? Tegn linjen i sandet. Fortæl den nuværende medarbejder, der ikke havde nogen regler til at lede ham, at han kan bruge en feriedag til torsdag. Derefter:

• Udvikle din politik,
• Tilføj politikken til medarbejderhåndbogen,
• Træn medarbejdere, der rejser om den reviderede politik,
• Lad ledere vide, at ledelsesbeføjelsen ikke længere vil guide medarbejdernes rejseafgørelser, fordi beslutningerne ikke har været konsekvente og retfærdige, og
• Brug den nye politik til at træffe konsekvente og retfærdige beslutninger i fremtiden.

Rejsepolitik Sprog til fremtiden

I et firma, hvor medarbejderne rejser ofte for erhvervslivet, og især hvis medarbejdergruppen er stor, ville det være et mareridt for virksomheden at træffe beslutninger fra sag til sag, og virksomheden kunne aldrig være retfærdig over hele linjen. Dokumentationskrav til medarbejdere tilføjer en unødig byrde.

Nitpicking med gode, medvirkende medarbejdere i løbet af minutsporing er fornærmende og nedværdigende - for lederen, HR og medarbejderen. Og det besejrer dit formål at stole på medarbejdere, behandle medarbejdere som voksne og forventer, at medarbejderne træffer ansvarlige beslutninger inden for de fastsatte retningslinjer.

Så afhængigt af din virksomheds behov her er den anbefalede politik som en del af din overordnede rejsepolitik. (Du har en masse flere beslutninger for en omfattende politik.)

Og åh, forresten, hvis du kun har et par medarbejdere, der rejser? Ignorere alt dette HR tænkning og beslutningstagning. Duh! Ledere kan træffe tidsregnskabsbeslutninger fra sag til sag.

Rejse til og fra firma Sponsorerede begivenheder:

I (firmanavn) rejser medarbejderne ofte for erhvervslivet. Medarbejdere deltager i uddannelses- eller fagforeningsmøder, besøger leverandører og konkurrenter, mødes med kunder og deltager i messer og andre kundeinteraktionsbegivenheder for blot at nævne nogle få eksempler. Fordi disse begivenheder ofte holdes på ønskelige steder, beder medarbejderne ofte om at bruge deres PTO eller ferie tid for at forlænge deres ophold på arrangementet.

I disse tilfælde er virksomheden ansvarlig for udgifterne til medarbejderrejser, herunder fly, førerhuse, lufthavnsbusser og nødvendige transportmidler fra den dag, medarbejderen rejser til arrangementet, indtil medarbejderen fuldfører virksomhedens forretning ved arrangementet. Arbejdstagerne skal tegne sig for hver ekstra ugedag taget fra arbejde efter hændelsen som betalt ferietid, PTO-tid eller ubetalt orlov med administrations tilladelse.

Alle medarbejderes eller rejseselskabers omkostninger i forbindelse med rejser, mad, logi, transport osv. Skal afholdes af medarbejderen. Den del af flybilletten, som selskabet har købt til tilbagelevering af medarbejderen efter deltagelse i arrangementet eller i forhold til kilometertal, som normalt betales for medarbejderens tilbagelevering af selskabet, kan anvendes til medarbejderens hjemsted.

Virksomheden betaler ingen ekstra omkostninger. Arbejdstagerne skal tegne sig for hver dag taget af sted efter den sponsorerede begivenhed.

Ja, dette er et langt svar på medarbejderens spørgsmål om brugen af ​​ferie tid for at udvide sin virksomhed begivenhed rejse. Men det er et godt eksempel på alle de faktorer, som HR skal overveje i HR-tænkning og beslutningstagning. Det er ikke sjovt for HR, men det er nødvendigt HR-tænkning og beslutningstagning for at imødekomme de fem interessenters behov.

Har du ikke bare hader HR-jargon? Begynd med ordet: incentivere.