Top jobkompetencer Office Managers Need

Kontorforvaltere tager ansvar for at sikre, at hele kontoret eller komplekset af kontorer løber glat. Dette kan omfatte opgaver som ledelse og tilsyn med en eller flere administrative assistenter. Kontorforvaltere behøver normalt ikke specialiseret uddannelse, men de har brug for masser af relevant erfaring og veludviklede færdigheder i både administrative og ledelsesmæssige roller.

Hvis du ønsker denne type arbejde, kan du dramatisk forbedre dine chancer for at blive ansat ved at vide, hvilke af dine kompetencer og oplevelser der skal fremhæves under ansøgnings- og interviewprocessen.

Sådan bruger du færdighedslister

Se over den følgende liste over efterspurgte færdigheder. Du kan måske opleve, at du besidder flere af dem end du troede. Brug navnene på dine relevante færdigheder som nøgleord i dit CV og følgebrev, så ansættelseslederen kan tydeligt se, at du har det, de leder efter.

Læs jobbeskrivelsen omhyggeligt, så du ved, hvilke færdigheder der er mest vigtige for din potentielle arbejdsgiver. Undersøg virksomheden, så du forstår virksomheden og enhver yderligere relevant erfaring eller viden, du har at tilbyde.

Når du forbereder dig på dit interview, skal du komme i gang med mindst et bestemt eksempel på en tid, du demonstrerede hver af de færdigheder, du forventer at diskutere. Forvent ikke den potentielle arbejdsgiver at tage dit ord alene med hensyn til din oplevelse.

Vigtige færdigheder

Ikke alle kontoransvarlige stillinger kræver præcis det samme færdighedssæt. Meget afhænger af, hvor mange kontorsassistenter du skal overvåge, hvor mange mennesker bruger kontoret, du skal klare, og hvilke typer af software og andre systemer, som din arbejdsgiver bruger.

Nogle færdigheder eksisterer, at stort set alle effektive kontorchefer har og kan ikke undvære. Du kan også gennemgå lister over færdigheder opført efter job og typer af færdigheder.

Administrative færdigheder

Som kontorchef er du ansvarlig for at gennemføre flere administrative opgaver. Disse omfatter ansættelse og fyring af medarbejdere, gennemførelse af præstationsevalueringer, uddannelse af nye medarbejdere og overvågning af andre. Godkendelse af formelle rekvisitioner, gennemførelse af generelle forretningsdrift og vedligeholdelse af papirarbejde og personaldokumenter kan ligeledes falde ind i din jurisdiktion.

Du skal også planlægge, tage ansvar for postbehandling, planlægge og deltage i møder. Du kan blive opfordret til at øve konfliktløsning, delegere arbejde og være en politik og beslutningstager også.

Analytiske evner

En del af dit job vil være at finde måder at gøre dit job bedre. Hvis du kan identificere ineffektivitet i, hvordan dit kontor kører og levere løsninger, kan du muligvis spare din arbejdsgiver en masse penge og spare dine kolleger meget forværring.

En stor kontorchef vil løbende spørge sig selv om alle processer, praksis og procedurer, "giver det mening? Er dette det bedste, vi kan gøre? "Det anbefales at medtage en liste over analytiske færdigheder på dit CV.

Detaljeorienteret

Som kontorchef stopper buck med dig. Du vil være ansvarlig for at bestille de korrekte kontorartikler i rette tid, for at opbevare arkiver præcist og på en organiseret måde og for at holde styr på behovene og problemerne for alle andre på kontoret. Hvis du gør dit arbejde godt, synes kontoret at køre sig selv. Hvis du får nogle detaljer forkert, kan andre mennesker ikke være i stand til fuldt ud at gøre deres job.

Kommunikationsegenskaber

Ligesom kontorassistenter vil du ofte være en af ​​de første besøgende, der ser, og du kan til tider være den eneste, de ser, hvis en af ​​de fagfolk, der arbejder på dit kontor, er ved at være ude. Du skal fungere som en effektiv receptionist og samtidig udføre dine andre opgaver.

Du kan også være det primære kontaktpunkt blandt forskellige personer, der bruger kontoret og eventuelt mellem dit kontor og andre inden for samme organisation. Du må muligvis øve konfliktløsning og delegere arbejde. Alt dette giver en masse kommunikation, både skriftligt og verbalt, som alle skal være præcise, effektive, venlige og professionelle til enhver tid.

Computerfærdigheder

Det er vigtigt, at kontorchefer har en bred vifte af edb-færdigheder. Specifikationen afhænger af din arbejdsgiver, men involverer normalt dataindtastning, regneark og generelle it-opgaver.

Forvaltningen af ​​kontorer kan indebære en enorm mængde ansvar. Kontorforvaltere arbejder generelt på toppen af ​​en organisation, med deres hænder i alle aspekter af virksomheden. Hvis denne centrale rolle appellerer til dig, skal du fortsætte med at gennemgå færdighedslisten for at se, om dette kunne være en karriere for dig.

Finansielle forhold

Dine opgaver kan omfatte bogføring, fakturering, budgettering og regnskab. Du kan også være forpligtet til at håndtere løn, små penge og QuickBooks-indgange. Kvartals- og halvårsrapporter kan ligeledes falde ind under jeres arbejdsgruppe. I det mindste, hvis dit kontor håndterer penge overhovedet, er du i sidste ende ansvarlig for at sikre, at den håndteres godt.

Ledelsesevner

Som leder af hvad der kan være en stor gruppe kontorassistenter, skal du holde alle motiverede og koordinerede. Du bliver nødt til at gøre samarbejdet ske. Dit job vil indeholde en standard for alle andres arbejde og sørge for at disse standarder er opfyldt. Ledende betyder ofte at hjælpe andre mennesker med at vokse i deres karriere og at hjælpe folk selvstart og kommunikere godt med hinanden.

Sociale færdigheder

Interpersonelle færdigheder spiller en stor rolle i at være kontorchef. Du bliver forpligtet til at have en positiv holdning, hilse på besøgende og engagere sig i teamwork.

Diverse styrker

Kontorforvaltere har en tendens til at have et varieret kompetenceret, der hjælper dem med at gøre deres arbejde effektivt. Dette omfatter opmærksomhed på detaljer, generelt fleksibel om den støtte, du giver, og at være pålidelig. Kontorforvaltere skal også være netværkskunder, logiske tænkere, multi-taskers og problemløsere. Tidsstyring og organisation bør være anden karakter for folk, der tjener i denne rolle.