Måder for en leder at forberede sig til en præstationsanmeldelse

Den årlige medarbejderpræstationskonkurrence er en væsentlig menneskeprocesproces til dokumentation af, hvor godt en medarbejder har udført i løbet af året, en mulighed for at give feedback til medarbejderen og tjener som springbræt til fastsættelse af præstations- og udviklingsmål for det kommende år.

Men den årlige arbejdspladsritual blev sammenlignet med en tur til tandlægen for at få en rodkanal. Begge kan være nøjagtige beskrivelser. Ligesom at tage sig af dine tænder, slutter årsagen til den årlige præstationsrevision som en rodkanal på grund af manglende forebyggende vedligeholdelse.

Med en sund mængde forudgående planlægning og regelmæssige check-ups kan den årlige præstationsvurdering være så smertefri som den årlige tænderrensning. Her er syv måder en leder kan forberede sig på en årlig medarbejderpræstation for at gøre det til en produktiv og smertefri diskussion:

1. Start med resultatforventninger og mål

Forberedelse til en årlig præstationsundersøgelse begynder med ansættelsesprocessen. En velskrevet jobpost og jobbeskrivelse tydeliggør, hvad der forventes af medarbejderen, og hvilken god præstation skal se ud.

Resultatforventninger behøver ikke at være formelt en formel jobbeskrivelse. Se, hvordan du skriver reelle præstationsforventninger, der gør en forskel for en mere uformel og effektiv måde at udvikle og kommunikere præstationsforventninger på. Bare vær sikker på at diskutere disse forventninger og mål med medarbejderen og regelmæssigt se dem igen. Ting kan ændre sig, og når de gør det, skal medarbejderen ikke være den sidste til at vide.

2. Giv regelmæssig feedback gennem hele året

En stor del af at gøre årsrapporten smertefri er eliminering af overraskelser. Medarbejdere fortjener og har brug for positiv og kritisk tilbagemelding regelmæssigt. For at feedback skal være effektiv, skal den være rettidig, leveres hurtigst muligt efter resultat eller adfærd. Sikker kritisk tilbagemelding kan sting lidt, men det er langt mindre smertefuldt end at få det hele på en gang i slutningen af ​​året.

3. Håndtere præstationsproblemer hurtigt og afgørende

Den årlige gennemgang er IKKE tiden til at løse et alvorligt præstationsproblem for første gang. Ledere skal lære at genkende, diagnosticere og diskutere præstationsproblemer i løbet af året.

4. Vedligeholde dokumentation gennem hele året

En af de sværeste dele af forberedelsen til en anmeldelse forsøger at huske alt, hvad der skete i løbet af et år. Når en leder ikke registrerer medarbejdernes ydeevne og adfærd i løbet af året, har de en tendens til at basere deres anmeldelse på den seneste hukommelse.

En enkel måde at dokumentere hele året på er at holde en mappe for hver medarbejder til præstationsrapporter, eksempler på god og dårlig opførsel, resuméer af diskussioner, kundefeedback, attendance records og alt andet hvad angår præstationsforventninger og mål.

5. Få feedback fra andre

Mens en leder er den bedste person til at vurdere en ansattes præstationer, er det også nyttigt at anmode om feedback fra kunder, kolleger og andre ledere. Dette kan ske regelmæssigt og uformelt, eller med mere formel undersøgelsesmetode. Feedback skal være fortroligt og anonymt og bruges samlet for at verificere og understøtte lederens vurdering.

6. Bed om feedback fra medarbejderen

Mens en leder aldrig skal bede en medarbejder om at skrive sin egen anmeldelse, er det en god praksis at anmode om en selvvurdering fra medarbejderen som led i forberedelsesprocessen. Medarbejderen kan have oplysninger, som lederen ikke var opmærksom på, og i det mindste kan lederen få forudgående meddelelse om eventuelle blinde punkter, som medarbejderen måtte have.

7. Vær forberedt på eksempler

Til ydeevne, leverer objektiv, målbar performance dokumentation, hvis det overhovedet er muligt. For adfærdsmæssige tilbagemeldinger skal du give 2-3 specifikke eksempler for hver kompetence.

Når en leder følger disse forberedelsestips, bør den årlige diskussion blot være et resumé af alt, der allerede er blevet diskuteret i løbet af året. Fokuset kan så vende sig til at sætte forventninger og mål for det følgende år.