6 Processer af projektomfangsstyring

Projektomfangsledelse er, hvad du gør for at sikre, at dit projekt indeholder alt arbejde, der er relevant for at nå projektets mål (og ikke andet). Det handler om at kontrollere, hvad der er inkluderet i projektet, og hvad der ikke er.

Denne artikel kigger på projektomfanget ledelses videnområde fra bogen A Guide til Knowledge Management Knowledge Management (PMBOK® Guide) - Femte udgave. Dette er ikke den eneste måde at definere projektstyring på, men det er et godt udgangspunkt, og det vil være meget nyttigt for dig, hvis du arbejder på din PMP®-certificering.

Plan Scope Management Process

Hensigten med dette er at give dig en rækkeviddehåndteringsplan i slutningen af ​​den. Det beskriver, hvordan du definerer, styrer, validerer og styrer projektets omfang. At sætte arbejdet op foran for at definere dette giver dig noget at referere til senere. Du kan måske finde ud af, at du kan bruge et andet projekts omfangsforvaltningsplan som udgangspunkt, da omfangsforvaltningsprocesser ikke varierer vildt mellem projekter, når din virksomhed har afgjort en måde at arbejde på, der lykkes for dem.

Resultatet af denne proces er omfangsforvaltningsplanen. Dette er en del af din projektledelsesplan og omfatter:

• Hvordan du vil udarbejde en detaljeret rækkeklaration
• Hvordan du opretter din arbejdsafbrydelsestruktur (WBS) fra rækkeviddeoversigten
• Hvordan skal du vedligeholde og godkende den WBS
• Hvordan får du formel accept af projektets resultater
• Hvordan vil du klare ændringer i omfanget

Dokumentet behøver ikke at være utroligt detaljeret eller meget formelt: det skal simpelthen være egnet til formål.

Indsamle krav proces

I denne proces vil du finde ud af, hvad dine interessenter vil have fra projektet. Når du har skitseret din store ide, skal du dokumentere kravene og håndtere dine interessenters forventninger. Dette er vigtigt, fordi ofte hvad de beder om, ikke er realistiske eller opnåelige i betragtning af andre projektbegrænsninger, som omkostning.

Udgangen af ​​dit krav til indsamling af arbejdsopgaver er et dokumenteret sæt krav. Dette skal være så omfattende som muligt og vil normalt indeholde flere kategorier af krav som:

• Funktionelle og ikke-funktionelle krav
• Interessentkrav som rapporteringskrav
• Støtte og uddannelse krav
• Virksomhedskrav
• Projektkrav som serviceniveau eller kvalitet

Du vil også dokumentere afhængigheder, antagelser og begrænsninger, der specifikt vedrører krav.

Definer Scope Process

Her er hvor du tager dine krav og gør dem til en detaljeret beskrivelse af det produkt eller den service, som dit projekt skal oprette. Du ender med en projektomfangserklæring, som du kan henvise til under projektet. Det vil indeholde en liste over, hvad der er omfattet, og hvad der er uden for anvendelsesområdet. Det er vigtigt, fordi folk ofte ikke kan huske hvad der specifikt er udelukket og komme tilbage og bede dig om at arbejde på disse områder. Eventuelle indlejringer skal gennemgå forandringskontrol.

Opret Work Breakdown Structure Process

Denne proces giver dig mulighed for at vende din liste over krav til en struktureret vision af, hvad du skal gøre. Hovedarbejdet her er at nedbryde store opgaver i mindre, håndterbare klumper.

Resultatet af denne proces er en WBS, og det kan være et meget nyttigt værktøj. Hvis du ikke tænker visuelt, kan du opnå det samme resultat ved at oprette en liste.

Validere Scope Process

Validate Scope-processen er ikke, som du måske tror, ​​at få forretningsinteressenter til at logge af din WBS. Det handler om at sikre, at du har en proces på plads for at få afmeldt dine leverancer, når tiden kommer.

Det er værd at sætte denne struktur på plads, så du ikke har nogen spørgsmål om, hvem der vil godkende en leverbar eller hvilke kriterier de skal bruge til at sige, at den er komplet. Når processen er færdig, har du accepteret leverancer, godkendt af den, der har brug for at godkende dem.

Control Scope Process

Control Scope-processen er den sidste inden for projektomfanget ledelses videnområde. Det drejer sig om at sikre, at der er effektiv ændringskontrol, hvis omfanget skal ændres. Det dækker også at spore dit projekt med en "scope" hat på for at kontrollere, at det vil levere, hvad du tror det vil.

Disse 6 processer udgør projektet om omfangsforvaltnings viden er i PMBOK® Guide-Femte Udgave.