Sådan udvikler du en social mediepolitik

Dine potentielle, nuværende og tidligere medarbejdere, kunder og leverandører løber alle sammen på sociale medier som LinkedIn, Facebook, Twitter, YouTube og Flickr. Du skal overvåge sociale medier for at lære, hvad alle disse interessenter deler og siger om din virksomhed, dine medarbejdere og din arbejdsplads.

Brug sociale medier til din virksomheds fordel. Shama (Hyder) Kabani, forfatteren af Zen of Social Media Marketing og præsidenten for Click to Client, et fuldservicewebmarkedsfirma, spørger: "Hvad siger de om dig, din virksomhed og dine praktikker? Bedre endnu - hvordan reagerer du?

At have en social mediepolitik på plads betyder ikke, at du får diktere dit billede. Men du bliver i stand til at interagere ansvarligt i den samtale, der danner dit billede. Og du kommer til at hjælpe dine medarbejdere med at gøre det samme."

Hvorfor er en social mediepolitik og virksomhedens bedste praksis nødvendig

Kabani siger: "Verden ændrer sig hurtigt, og hvordan vi kommunikerer ændrer os endnu hurtigere. Det er ikke bare Gen Y, der blogger og twitters - det er et voksende fænomen, der er omfavnet af alle generationer. Der er store fordele ved nutidens teknologi og den udbredt anvendelse, men der er også nogle risici, som Raj Malik påpegede Netværksløsninger.”

Han skriver, at "uautoriseret eller upassende kommentarer eller stillinger online kan:

• "Få selskabet, og i juridiske problemer med USA og andre offentlige myndigheder, andre virksomheder, kunder eller offentligheden.
• "Reducer firmaets mærke ved at skabe negativ reklame for selskabet, ejere og partnere, såvel som dig selv eller dit team.
• "Årsag skade Selskabet ved at frigive ikke-offentlig information eller proprietær information.
• "Udgifter os til evnen til at få patenter eller underminere vores konkurrencemæssige fordel.
• "Udgifter til dit arbejde hos firmaet."

Han foreslår, at de fleste af disse ikke vil være til skade for virksomhederne, hvis medarbejderne bruger sund fornuft og god dømmekraft i deres online interaktion.

10 skridt til en social mediepolitik

Kabani, der er blevet udnævnt til en af ​​de 10 mest indflydelsesrige og magtfulde kvinder i sociale medier, foreslår disse ti trin til at oprette dine retningslinjer for virksomhedens sociale medier og strategi.

Etablere hvor dit firma står på sociale medier

Bestem, hvor din virksomhed står med hensyn til deres ønskede forhold til sociale medier. Du skal også bestemme, hvor du står i forhold til overvågning af medarbejdernes brug af sociale medier. Du skal bestemme, hvor langt din virksomhed ønsker at gå i udnytte sociale medier til at anerkende mærke, engagere dine kunder og medarbejdere i samtale og til kørselssalg.

Kabani spørger: "Vil du kun vælge at kommunikere som reaktion på, hvad en anden siger? Vil du være proaktiv i at engagere samfundet (forbrugere og bloggere)?

Uden en overordnet måde at tænke på sociale medier kan det være meget svært at skabe en politik."

Bestem hvad der udgør sociale medier

Kabani siger, at hver organisation skal definere til eget brug, hvad der udgør sociale medier. "Mens en blog og LinkedIn let kan kategoriseres som sociale medier - hvad med online video? Hvad med Twitter?

Hvad betyder virkelig sociale medier? Du skal have din egen (helst) skriftlige definition. Dette gælder især fordi nye websites og værktøjer kommer frem hele tiden. Min personlige definition af sociale medier er ethvert websted eller medium (herunder video), der muliggør kommunikation i det åbne."

Selskabsbaseret elektronik, der leveres til medarbejdere

Som med ethvert offline eller online indhold, der er skrevet, brugt, modtaget, udviklet eller gemt i virksomhedsejet elektronik, der leveres til medarbejdere, præciserer, hvem der ejer hvad. Der er ikke noget spørgsmål, som et eksempel, om en personlig blog, skrevet af en medarbejder på sin tid. Hvis han forlader din ansat, tilhører bloggen og indholdet ham.

Men indholdet af hans virksomhedsejede bærbare og mobiltelefon og indholdet, han skrev til selskabets hjemmeside, tilhører sandsynligvis, ved skriftlig politik, til virksomheden.

I sociale medier har din virksomhed en Twitter-konto eller en Facebook-side som eksempler? Virksomheden skal sikre sig, at ejerskabet af disse sociale medier tilhører virksomheden, ikke den medarbejder, hvis nuværende jobopgave omfatter udstationering til og overvågning af disse konti. Din politik skal dække hvem der ejer hvad i social media sfære.

Respekter privatlivets fred

Opbevar fortrolige og proprietære oplysninger privat. Respekter andre medarbejderes og dine kunders personlige rettigheder. Social media politikker skal behandle spørgsmålet om at holde fortrolige og personlige oplysninger fortrolige.

Kabani siger, "På grund af disse websteder er afslappet natur, er det nemmere at give væk nøgleinformation uden at indse det. Selv private beskeder er ikke altid sikre. Hvert websted har sine egne falder. Det er bedst, at medarbejdere aldrig deler fortrolig eller proprietær information ved hjælp af sociale medier - enten offentligt eller privat."

Hvem er ansvarlig

Bestem, hvem der er ansvarlig for at styre og deltage i sociale medier. Det er vigtigt, at alle medarbejdere forstår og overholder virksomhedens sociale medier politik, mens netværk i sociale medier online. Men en medarbejder eller et team skal påtage sig virksomhedens offentlige persona og styre virksomhedens sociale medier.

Vigilant at følge og reagere på offentlig kommentar, ros eller klager over virksomheden, medarbejderen eller holdet har et officielt ansvar for at reagere på sociale medier. Mens alle medarbejdere bør opfordres til at interagere og repræsentere firmaets mærke i sociale medier, skal disse medarbejdere også håndtere forespørgsler proaktivt.

Kabani siger, "Den bedste måde at finde en social media advokat i virksomheden er at finde ud af den person eller gruppe af mennesker, der er mest lidenskabelige med at kommunikere med kunder i sociale medier. Det kan de allerede gøre uden at vide det. Søg disse mennesker ud og træne dem godt for at repræsentere dit mærke."

Etablere grundregler

Etablere grundregler for medarbejderdeltagelse i sociale medier. Du går en fin linje med medarbejderne. Du skal give medarbejderne frihed til at deltage i sociale medier, men samtidig beskytte virksomheden. Kabani foreslår at tage et kig på Intels sociale mediepolitik, som er omfattende. Emerging Technology Department på Air Force har lavet dette flowdiagram af deres egne retningslinjer for social media, og David Meerman Scott fremhæver deres sociale medier strategi i hans blogindlæg. Så eksempler eksisterer online.

Adressen til Taboo Topics

Mens dine medarbejdere sandsynligvis allerede udøver god sund fornuft, mens de deltager online, skal din socialmediepolitik specifikt tage fat på eksempler på tabuemner. Fortrolige, proprietære, ikke-frigivne virksomhedsoplysninger skal forblive ude af sociale medier. Private og personlige oplysninger om dit arbejde og dine medarbejdere og kunder må aldrig vises online.

Det offentlige billede af dine medarbejdere i sociale medier, hvis de kan knyttes til din virksomhed, betyder noget. Nastiness, offensiveness, disparaging kommentarer, untruthful udtalelser, nedværdigende adfærd og ulovlig stofbrug er alle eksempler på adfærd, som din socialmediepolitik skal adressere.

Overvåg Social Media Sphere

Opret et system til overvågning af sociale medier sfære. Kabani siger, "En social mediepolitik gør ikke meget godt, hvis du ikke faktisk overvåger det rum, hvor samtalen sker. Der er masser af gratis og betalte værktøjer til overvågning af sociale medier."

Træn dine medarbejdere

Gør træning let tilgængelig for dine medarbejdere, der ønsker at deltage i sociale medier. Kabani foreslår, "Tænk win-win. Ingen kan lide at være chef rundt - især når det kommer til deres eget sociale netværk. Men de fleste er åbne for at lære om, hvordan man bedre kan udnytte disse sociale medier til at fremme deres egen karriere og mærker. De fleste mennesker, der laver fejl online, ved bare ikke noget bedre.

Hvis du forventer, at dine medarbejdere skal udnytte de sociale netværk værktøjer korrekt, skal du sørge for træning. Hvad de lægger derude, er ikke bare en afspejling af virksomheden; det er også en afspejling af dem. Gør det en win-win for alle."

Sociale medier udvider sig med millioner af mennesker verden over, der interagerer på måder, som få drømte kun for kort tid siden. Dine medarbejdere interagerer i sociale medier. Din virksomhed skal også interagere på sociale medier.

Og dine sociale medier politikker og strategier har brug for udvikling nu. Benyt lejligheden til at påvirke samtalen, der opstår omkring dit firma og dit brand.

Tro ikke et øjeblik, at samtalen ikke forekommer. Hop på chancen for at påvirke retningen - nu.