Sådan besvares medarbejderspørgsmål - mødetips og strategier

Forretningsmøder kan køre uendeligt, hvis du åbner ordet for at tage medarbejderspørgsmål, hvis du ikke opretter parametre fra begyndelsen og vedligeholder kontrol af gulvet. Ordspillet "der er en i hver menneskemængde" gælder godt i forbindelse med forretningsmøder, da utilfredse medarbejdere ofte er mere villige til at tale i gruppens indstillinger. Alt det kræver er en negativ kommentar eller et spørgsmål for at få andre til at begynde at chimere ind efter aftale. Men det omvendte kan også være sandt: Start en positiv samtale og invitere andre til at deltage i, og resultatet kan være en produktiv møde med alle, der går væk og føler, at mødet var deres tid værd.

En af de største klager over forretningsmøder er, at de ofte er unødvendige og spilder værdifuld arbejdstid. Vær sikker på at du klart angiver formålet med dit møde, fastsæt i forvejen den tid, du vil afsætte til mødet (samt eventuelle åbne diskussioner) og derefter holde fast ved mødetemaer og planlagt varighed. Du vil måske også gerne gøre møder mere interessante med et møde isbryder eller opvarmning aktivitet.

Her er strategier til at håndtere medarbejdere, der stiller spørgsmål under møder, som du ikke ønsker at svare straks, eller at du ikke vil adressere til noget tidspunkt under et møde.

Når man skal reagere på et spørgsmål omgående

Hvis et spørgsmål er rettidigt og på opgave, og du føler, at det skal løses, skal du besvare det straks - men kort - og derefter følge op med at sige, at du vil tage flere spørgsmål ved afslutningen af ​​mødet, hvis du har tid.

Støtt din erklæring om, at du fortsætter med kropssprog. Se på dine noter eller drej til ansigt med en whiteboard mv. Ved at bryde øjenkontakt øjeblikkeligt viser du at du bevæger dig videre. Hvis du ser ud til publikum (især med hævede øjenbryn), kan du sende et signal, du forlader en åbning for flere spørgsmål.

Hvis publikum er negativt eller fjendtligt, skal du anerkende deres bekymringer, men kun indirekte. Tag et øjeblik for at forklare, at du forstår og deler deres bekymringer, men hvis du kommer for langt væk, vil der ikke blive opnået noget. Foreslå, at folk skriver ned deres spørgsmål til senere, eller sørger for at møde dig privat, hvor du kan diskutere deres bekymringer mere detaljeret.

At besvare et enkelt spørgsmål kommer til nytte, fordi det:

• Tillader en mødeindehaver at adressere noget, som de måske ikke har tænkt på;
• Det sender en besked om, at du lytter til dit publikum;
• Ved at tage kun et spørgsmål, sender du også beskeden om, at du stadig er i kontrol med mødet, men bekymrer dig om, hvilke deltagere tænker.

Sådan udtrækker du et spørgsmål

Hvis spørgsmålet bliver stillet, vil blive behandlet senere i mødet, skal du sige: "Det er et godt spørgsmål, og vi skal behandle det snarest."

Hvis spørgsmålet bliver stillet uden for emnet og ikke behandles i mødet, skal du give et sæt specifikke instrukser til løsning. Hvis du simpelthen nægter at besvare et spørgsmål eller afgøre dom, "det er ikke formålet med dette møde", kan du ende med at sende den forkerte besked til dine medarbejdere: ledelsen er ligeglad.

En anden måde at udsætte spørgsmål, der ikke vil blive talt om i mødet, er at bede personen om at møde dig (eller et andet passende ledelsesmedlem) privat for at diskutere deres bekymringer mere detaljeret. Du kan endda foreslå (hvis det er relevant), at spørgsmålet er vigtigt nok til at berettige overvejelse om at blive behandlet på et særskilt møde i fremtiden.

Udskyder et spørgsmål er nyttigt, fordi:

• I et afslappet arbejdsmiljø kan medarbejderne føle sig for frie til at tale deres sind og kan tage kontrol over et møde;
• De fleste vrede eller utilfredse medarbejdere ønsker at blive hørt mere end noget andet. At give dem et lydkort i den rigtige tid og indstilling kan hjælpe med at undgå små problemer fra at blive større problemer; og
• Medarbejdere har brug for og reagerer på godt lederskab.Hvis ledelsen opretholder kontrollen på en retfærdig og afbalanceret måde, sender den beskeden til medarbejdere, som ledelsen lytter, men skal indstille passende grænser.