Sådan skriver du en forretningsrapport

En statusrapport består af et overskrift, et resumé, en beskrivelse af de mindre komponenter, en indikation af, hvornår den næste rapport skal udbetales. Du ville skrive rapporten efter denne skabelon og derefter sende den til din chef eller en anden rapporterende overlegen som udpeget.

Header

Overskriften indeholder identificerende oplysninger for rapporten. Du vil indtaste titlen, datoen på hvilken rapporten offentliggøres, stoplysstatusen for det, du rapporterer om (rød, gulgrøn) og den samlede metriske, måske procentvis komplette, planlægning versus faktisk. Bemærk: En statusrapport som denne bruges oftest til projekter, men kan også bruges til at rapportere om andre ting. Hvis du f.eks. Har fået til opgave at reducere antallet af timer pr. Tegning til en ingeniørfirma, skal du bruge en statusrapport til at vise dine fremskridt med at reducere antallet af timer pr. Tegning.

• Titel: Projekt X-statusrapport
• Dato: 30. maj 20xx
• Status: Grøn
• Procent Komplet: 63 reelle, 59 plan

Executive Summary

Du skriver det seneste resumé. Dette er resuméet af alle hovedpunkterne nedenfor i rapportens krop. Afhængigt af dit publikum er nogle gange executive summary begrænset. Det afhænger af dit publikum, antallet af personer, der modtager rapporten og deres niveauer i organisationen. Et resumé er rettet mod de øverste ledere, der måske ikke har tid til at læse hele rapporten. Hvis din rapport er rettet til din nærmeste vejleder, forventes det at han eller hun vil læse rapporten, og det er ikke nødvendigt at udarbejde et resumé.

Men hvis dette er en rapport, der er bredt distribueret til mange ledere i hele organisationen, kan det være nødvendigt at medtage et resumé for de personer, der ikke har tid til at læse hele rapporten.

Fremskridt af komponentstykkerne

Dette er hoveddelen af ​​rapporten. I dette afsnit af rapporten beskriver du dine fremskridt på alle projektets delområder. Du opregner dine fremskridt og resultater med hensyn til alle metrics i denne tidsperiode. Du viser, hvad din plan er for den næste tidsperiode. Og så lister du ikke kun blokeringserne, men også hvilke bestræbelser du tager for at rydde dem. Endelig vil sektionen vise, hvilken ekstra assistance der er behov for fra din chef eller en anden modtager af statusrapporten.

Resumé

Rapportens krop følges af i resuméafsnittet. Den indeholder færre detaljer end de fremskridt, der er rapporteret i det foregående afsnit. Du vil medtage de samme oplysninger, beregninger, resultater, planlægge for den næste periode og eventuelle blokeringer, men give færre detaljer for hver kategori. Eksempelvis kan resuméet være en enkelt sætning, som "alle leverancer er til tiden", mens fremskriften i foregående afsnit muligvis siger "Leverbar A, forfalden på xx / xx / xx leveres tre dage tidligt.

Rapport Y vil blive leveret til tiden på xx / xx / xx. Og rapport C, forsinket i to uger, mens du venter på grafikken, forventes nu at blive leveret på den reviderede forfaldsdato for xx / xx / xx."

Næste rapport forfaldsdato

Her skal du liste, hvornår den næste rapport bliver sendt ud. Hvis dette er en ugentlig rapport, vil du for eksempel vise den næste rapport forfaldsdato som en uge efter. For en månedlig rapport vil du vise datoen i næste måned, hvor rapporten skulle sendes ud. Personer, der modtager rapporten, forventer, at disse data er lige så præcise som dataene i rapporterne.

Bundlinie

Din fremskridtsrapport består af det valgfrie sammendrag, rapporteringen af ​​udviklingen af ​​alle projektets komponenter, det detaljerede resumé og tidslinjen. Foretag dem så præcise som muligt.