Sådan skriver du en professionel email - 7 spørgsmål til at spørge dig selv, før du rammer Send

I mange år har folk forudset e-mailets død. Selvom vi bruger andre former for kommunikation som teksting og sociale medier til at "snakke" med vores venner eller sende hurtige beskeder til vores kolleger, bruger vi stadig e-mail, især til arbejdsrelateret kommunikation. Det er også det primære kontaktmiddel, når du søger et job. Det er lige så vigtigt som nogensinde at vide, hvordan man skriver en professionel email.

Email kan være dit første kontaktpunkt med nogen, og derfor er det din første mulighed for at få et indtryk. Vær meget forsigtig med at komponere dine meddelelser. Før du slår send, svar på disse 7 spørgsmål.

1. Er min beskedfejl fri?

Kontrol af din e-mail for fejl er det vigtigste, du kan gøre, før du sender det. Forkert stavning og dårlig grammatik vil få dig til at se uforsigtig. Det går imod det indtryk, du forsøger at gøre, især hvis du søger et job.

Proofread indtil du er sikker på at du har fanget alle stavemåder og grammatiske fejl samt typografier. Grammarly.com har gratis værktøjer, herunder en udvidelse til Chrome-browseren, som kan hjælpe dig med dette.

2. Hvad siger min e-mail-adresse om mig?

Din arbejds-e-mail-adresse - som forresten, du aldrig skal bruge til jobsøgning - er sandsynligvis meget ligetil. Mest sandsynligt er det en variant af dit navn. Du har muligvis valgt en mindre forretningsmæssig adresse, der skal bruges til personlig e-mail. En adresse, der er suggestiv, barnlig eller sød, er okay, hvis du kun bruger den til at sende beskeder til dine venner og familie, men hvis du har brug for at skrive en professionel email, skal du tilmelde dig en ny konto, der formidler professionalisme.

Opsæt en e-mail-adresse, der bruger dit faktiske navn. Prøv dine for- og efternavne; dit fornavn, mellem- og efternavn eller en kombination af dem. Send aldrig din professionelle email fra [email protected].

3. Er navnet og e-mail-adressen i feltet "Til" korrekt?

Når du begynder at skrive en modtager navn i feltet "Til", vil de fleste e-mail-klienter udfylde resten af ​​navnet med en fra dine kontakter. Du kan nemt ende med det forkerte navn på dette felt, så sørg for at være opmærksom på dette.

Forestil dig, hvilke problemer der kan opstå, hvis du ved et uheld sender en email til den forkerte modtager. Lad os sige, at du leder efter et job, mens du stadig er ansat. En ansættelsesleder hos en potentiel arbejdsgiver kunne have et navn, der begynder med samme brev som din nuværende chefs navn. Hvor pinligt ville det være, hvis du sendte din chef en besked beregnet til at ansætte leder? Ikke alene vil du sikre dig, at din besked når sin ønskede destination, men du vil også være sikker på, at den ikke kommer til en utilsigtet.

4. Har jeg brugt den rigtige titel til at adressere modtageren?

Hvis du allerede er på fornavn med den person, du e-mailer, er det okay at adressere dem på den måde i din besked. Men hvis dette er din første gang at kommunikere med nogen, eller hvis du ikke er sikker på, hvordan du foretrækker at blive behandlet, er det bedre at bruge en formel titel som Mr., Fru, Fru eller Dr. og modtagerens sidste navn.

Forsvigt altid på forsigtighedssiden. Det kan ikke skade at være formelt. For et tip om, hvordan en person med hvem du allerede har et etableret forhold, gerne vil blive behandlet, se tilbage på tidligere meddelelser for at se, hvordan de er underskrevet. Det vil hjælpe dig med at beslutte, hvad du skal gøre.

5. Overfører min tone mine budskaber godt?

Som det siger siger: "Det er ikke, hvad du siger, men hvordan du siger det." Når du taler med ansigt til ansigt, kan du stole på intonation, kropssprog og ansigtsudtryk for at hjælpe med at give yderligere mening til dine ord.

Når du forsøger at formidle den samme besked skriftligt, er der mere plads til misforståelse, fordi læseren ikke kan se dit ansigt, læse dit kropssprog eller høre din stemme. Sørg for, at din besked er høflig og lyder venlig, og at din tilsigtede betydning er tydelig.

6. Er min besked enkel, men ikke kryptisk?

At holde dine meddelelser kort og søde vil gøre dem lettere at forstå. På samme tid bør du ikke udelade noget vigtigt. Du vil ikke tvinge modtageren af ​​din email til at gætte, hvad du forsøger at sige. Din besked skal være så præcis som muligt, men med alle de nødvendige oplysninger.

7. Har jeg medtaget uopfordrede vedhæftede filer?

Mange mennesker nægter at åbne e-mail vedhæftede filer, de ikke forventer. De har ret til at undgå at gøre det. Computervirus overføres ofte i disse vedhæftede filer. Hvis du vil sende en fil til en person, f.eks. Dit CV, spørg din modtager først om hans tilladelse. Send det kun, hvis han siger det er okay.