Sådan kører du effektive møder, der producerer resultater

Folk bruger så meget tid i forretningsmøder, der gør mødetid til bæredygtige resultater en prioritet for vellykkede organisationer. Handlinger, der gør forretningsmøder succesfulde, kræver ledelse af mødelederen før, under og efter mødet.

Hvis du udnytter disse tolv forretningsmødehåndteringstips, vil dine møder og hold fungere bedre og give bedre resultater.

Foranstaltninger til at tage før forretningsforbindelsen

Handlinger inden mødet etablerer grundlaget for at opnå møderesultater. Du kan gøre al den nødvendige opfølgning, men uden præ-arbejdet vil du ikke få succes.

Planlæg forretningsmødet

Effektive forretningsmøder, der producerer resultater, begynder med smart planlægning. Først skal du identificere, om du har brug for andre medarbejdere til at hjælpe dig med at planlægge mødet (det vil sige at trække folk fra nogle få afdelinger). Derefter afgøre, hvad du håber at opnå ved at holde mødet og etablere gennemførlige mål for dit møde.

De mål, du har sat for dit forretningsmøde, etablerer rammerne for en effektiv mødeplan. Som Stephen Covey siger i "Syv vaner af højt effektive mennesker", "Begynd med enden i tankerne." Dit mødeformål bestemmer mødefokus, møde dagsorden og deltagerne skal du deltage i mødet.

Sørg for at du har brug for et møde

Det kan lyde baglæns, men når du har udviklet din forretningsplan, skal du sørge for, at et møde er et passende køretøj til at nå de mål, du har oprettet. Holding møder er et dyrt venture, når du overvejer de omkostninger, der skal betales af deltagerne. Vær forsigtig med at fastslå, at et møde er den bedste mulighed for at løse problemet, forbedre processen eller oprette en langsigtet eller kortsigtet strategi for dit team eller afdeling.

Sikre passende deltagelse på mødet

Hvis et forretningsmøde er det rette middel til at nå dine mål, skal du kontrollere med deltagerne, hvis møde er nødvendigt for at mødet skal lykkes. Det kan lyde som en no-brainer, men det går op mod den mest kloge leder - de vigtigste deltagere skal være til rådighed for at deltage i mødet.

Nogle gange sender folk delegerede i deres fravær. Hvis en delegeret deltager i stedet for en afgørende beslutningstager, skal du sørge for, at den udpegede medarbejder har beføjelse til at træffe endelige afgørelser, der kan afmeldes. Ellers udsætter mødet.

Distribuere og gennemgå præ-arbejde forud for mødet

Hvor mange møder har du deltog i, der startede med møde facilitator passerer et papir papir eller gør en PowerPoint præsentation at lancere til diskussion? Det er frustrerende på grund af at komme ned til messing taktik; mødet bliver en gruppe indlæst-næppe produktiv til din virksomhed.

Du kan gøre forretningsmøder mest produktive og sikre resultater ved at levere nødvendigt forudgående arbejde forud for mødet. At give præ-arbejde, diagrammer, grafer og læsemateriale 48 timer før et møde starter betyder, at alle kommer til at hoppe lige ind.

Dokumentation, der kan hjælpe dig med at nå mødemålene, kan omfatte følgende:

• rapporter og data
• diagrammer og links til konkurrencedygtige oplysninger
• måned-til-dato salg
• produktionsplaner
• Microsoft PowerPoint dias, der illustrerer vigtige diskussionspunkter
• møde minutter, noter og opfølgning fra tidligere møder eller relaterede møder og projekter

Foranstaltninger til at tage under forretningsforbindelsen

Under forretningsmødet, hvis du bruger tiden effektivt, vil du opbygge entusiasme for emnet og skabe engagement fra deltagerne. Folk vil føle sig del af noget større end deres daglige udfordringer. Derfor vil et velunderrettet, aktivt møde, der sætter scenen for opfølgning, frembringe møderesultater.

Effektiv Business Meeting Facilitation

Mødelederen sætter en positiv, produktiv tone for samspil mellem mødeledere. Effektiv mødetilrettelæggelse starter med en gennemgang af målene eller forventede resultater fra mødet og dagsordenen. Facilitatoren hjælper gruppemedlemmer med at holde fokus og produktivitet.

Mødet design og dagsorden fastsatte rammerne for mødet. En effektiv facilitator, der holder deltagerne på sporet, sikrer opfyldelsen af ​​forventede, ønskede resultater som et resultat af mødet.

Involver hver deltager i gennemførlige handlinger

Hver arbejdsgruppe har forskellige personligheder, som dukker op til møder. Du har rolige kolleger såvel som folk der forsøger at dominere hvert diskussionspunkt. Uanset om du letter eller deltager i mødet, skal du inddrage hver deltager i mødet mål.

Dette sikrer, at hver deltager investeres i mødet og følger opfølgningen. Du har ikke et medlem - eller selv - forsøger at bære hele belastningen.

Lav en effektiv forretningsmøde opfølgningsplan

Under forretningsmødet laves en opfølgningsplan med handlingsartikler. Effektive planer omfatter følgende:

• Den specifikke aktionspost
• Navnet på den person, der tog ejerskab for at udføre handlingsobjektet
• Forløbsdatoen for aktionselementet
• Konsensus om hvad der udgør færdiggørelsen af ​​handlingsemnet

Diskuter virkelige scenarier og barrierer for succes, som teammedlemmerne kan opleve, da de forsøger at udføre de elementer, der er nødvendige for at producere resultater. Hvis du har brug for et opfølgende møde, skal du indstille tiden før deltagerne går, så det er på alles kalender.

Foranstaltninger til at tage efter forretningsmødet

Handlinger og planlægning før og under mødet spiller en stor rolle for at hjælpe dig med at opnå forventede, positive og konstruktive resultater. Dine handlinger efter mødet er lige så afgørende. Opfølgning på det næste planlagte møde er aldrig nok af en investering for at sikre resultater.

Udgiv mødemøder

Udgiv dine minutter og handlingsplan inden for 24 timer. Folk vil mest effektivt bidrage til resultater, hvis de straks kommer i gang med handlingsposter. De har stadig en frisk hukommelse af mødet, de forskellige diskussionspunkter og begrundelsen for hvert mødepunkt.

En forsinkelse i fordelingen af ​​minutter vil også påvirke dine resultater, fordi de fleste venter på, at minutterne skal ankomme, før de håndterer deres forpligtelser.

Effektiv forretningsmøde opfølgning

Respekt og overholdelse af frister og opfølgning vil hjælpe dig med at opnå resultater fra dine møder. Efter mødet skal hver person med et handlingsobjekt udarbejde en handlingsplan for at gennemføre hver deres forpligtelser.

Uanset om de skriver trinene i deres planlægger, delegerer opgaverne til en anden medarbejder, eller gennemfører opgaven straks, er den enkelte ansvarlig for opfølgningen.

Og du kan forbedre møderesultaterne ved at følge op med hver person midt imellem møder. Dit mål er at kontrollere fremskridt og sikre, at opgaver er i gang.

Ansvarlighed for opfølgning under det næste møde

Har du nogensinde siddet på et opfølgende møde, der bestod af hver deltager, der fortalte gruppen, hvorfor de ikke kunne nå deres engagement? Etablering af normen eller brugeransvar for ansvarlighed for resultater begynder tidligt i din mødecyklus.

Opfølgning af facilitator midtvejs mellem møder hjælper, men gruppen skal gøre manglende overholdelse af forpligtelser uacceptabelt. Få deltagere rapport om fremskridt og resultater på næste møde med forventning om, at alle deltagere vil have opnået deres tilskrevne mål. Hvis en opgave stoppes, skal du på næste møde se om der er en lovlig vejspærring til fremskridt og bestemme, hvordan du fortsætter.

Opfordre forretningsmødeprocessen til løbende forbedring

Practice of debriefing hvert forretningsmøde er et kraftfuldt værktøj til løbende forbedringer. Deltagerne skiftes om at diskutere, hvad der var effektivt eller ineffektivt, om den nuværende forretningsmødeproces. De diskuterer også de fremskridt, de føler, gruppen laver om emnet ved hånden.