Budget Management Tips til nye ledere

Chancerne er, at når nogen fremmes til deres første ledelsesrolle, bliver det første gang de administrerer et afdelingsbudget.

De fleste nye ledere modtager kun lidt eller ingen formel uddannelse i, hvordan man udvikler en budgetprognose, sporer deres udgifter, eller hvordan man foretager midårsjusteringer. De overleveres ofte et regneark eller en rapport fra deres leder eller finansafdelingen og forventes at vide, hvordan man gør det eller lærer ved forsøg og fejl.

Mens "prøve og fejl" kan være en effektiv måde at lære en ny færdighed på, ville det være bedre, hvis en ny manager ikke skulle lave for mange smertefulde fejl. Her er et par tips.

Invester tid til at lære lige fra starten

Der er ingen bedre tid til at stille "dumme" spørgsmål, end når du er helt ny til noget og aldrig har gjort det. Bedre at spørg og tilbringe tid på forhånd læring, snarere end vente, indtil nogen skal påpege dine fejl. Anmod om tid fra din chef (eller forgænger hvis du kan) for at gennemgå den underliggende filosofi, de overordnede mål, formatet og hver linjepost. Hvis din organisation har en økonomi, så spørg den person om at bruge tid sammen med dig også. De fleste vil blive smigret og villige til at dele deres ekspertise.

Når alt kommer til alt, hvis de kan træne dig hvordan man gør ting i henhold til deres specifikationer i forkant, vil du have mindre hovedpine for dem senere.

Tag en "Finans og budgettering for ikke-finansielle ledere" kursus

Check med dine lokale handelsskoler under "Executive Education." De fleste erhvervsskoler tilbyder en til tre dagers, ikke-kreditkurser. Under eller efter kurset tager du tid til at gennemgå virksomhedens årsrapport og forstå de forskellige finansielle forhold og rapporter.

Administrer din afdeling budget ligesom det er din egen virksomhed

Når vi arbejder for store organisationer, har vi tendens til at behandle "selskabets" penge som om det vokser på træer. Det gør det ikke, og det er nu dit job som leder at tage personligt ejerskab af afdelingens ressourcer.

Vær en holdspiller

Hvis det er muligt, skal du gennemgå din administrations budget. Mens det er vigtigt at tage ejerskab af dit budget, er din enhed en del af en større enhed. Bed din leder om at vise dig, hvor dit budget passer ind og understøtter det store billede samt de indbyrdes afhængigheder med jeres jævnaldrende. Der kan være tidspunkter, hvor en anden afdeling har brug for penge til mål, der har højere prioritet end din. Vent ikke med at blive spurgt eller få den taget væk - vær proaktiv og tilbyde at hjælpe din peer manager. Du vil blive betragtet som strategisk og samarbejde.

Spil ikke dumme spil

Bare fordi "alle gør det" betyder det ikke, at det ikke er dumt og dårligt for virksomheden. Et eksempel på et typisk dumt budgettet spil, som ledere spiller, er "brug det eller tab det udgifter." Det er når du kommer tæt på årets udgang, og dit budget løber under din prognose. I de foregående år, da du blev underskrevet, blev dit næste års budget fastsat ud fra det års faktiske. Så, for ikke at få dit budget skåret igen, går du på en købmandskamp, ​​der køber ting, du ikke behøver eller strømpe, bare hvis du måske har brug for det.

Spor dine udgifter månedligt og foretag proaktive korrektioner

Antag ikke at "nogen" vil fortælle dig, når du er over budget. Faktisk kan du måske endda anmode om månedlige rapporter eller holde styr på dig selv. Vent ikke til årets udgang, når det er en overraskelse (for dig og din chef). På det tidspunkt er det for sent at undersøge og foretage korrektioner. Vær ansvarlig, måler dig selv og proaktivt rapporterer til din leder.

Vær gennemsigtig og involvere dit team

Del dit budget med dit team, måske endda få dem involveret i opsætningen af ​​prognosen. Hvis du involverer dit team og hjælper dem med at forstå budgetprocessen, skabes en følelse af fælles ejerskab og opfordrer dine medarbejdere til at finde kreative måder at styre udgifterne på.

Vær strategisk

Tag ikke bare sidste års aktualiteter og tilføj ti procent til næste års prognose. Start med at udvikle en strategi og mål, og bestemm derefter de ressourcer, der er nødvendige for at nå disse mål. Hvis du har brug for mere end sidste år, skal du forberede en forretningsmæssig sag for at retfærdiggøre din anmodning om yderligere finansiering.

Overdrive det ikke

Mens styring af budgettet er en vigtig rolle for en leder, skal du aldrig se bort fra de vigtigste aktiver: dine folk! Sørg for at du bruger mindst fem gange så meget tid på at udvikle dit hold, at du knuser tal.