Regler for e-mail-etikette på arbejdspladsen

Selvom du måske ikke bruger email til at kommunikere socialt så meget som du en gang gjorde, bruger du sandsynligvis det stadig til professionel korrespondance. Hvis du interagerer på denne måde med dine kolleger, chefer, kunder og kunder og potentielle arbejdsgivere, skal du følge disse seks regler for korrekt e-mail-etikette.

1. Mind dine mennesker

Selv i en verden, hvor vi skynder os for at få tingene gjort så hurtigt som muligt for at kunne gå videre til den næste opgave, tager vi tid til at bruge gode manerer i din email. Undlad at sige "tak" og "tak".

Når du adresserer folk, som du ikke kender godt eller overhovedet, eller med hvem du kun har et formelt forhold, skal du henvende dem til deres titel og efternavn, medmindre de har bedt dig om at gøre andet. For eksempel, siger "Kære Mr. White" eller "Kære Ms Gray." Hvis du svarer på en e-mail, og afsenderen af ​​den originale besked kun har underskrevet den med hans eller hendes fornavn, kan du sikkert gå ud fra, at det er okay at adressere dem på samme måde.

2. Se din tone

Tone er hvordan du som forfatter kan udtrykke din holdning i en e-mail-besked. Det påvirker hvordan det modtages. Du vil normalt sørge for at komme over til modtageren som respektfuld, venlig og tilgængelig. Du vil ikke lyde curt eller krævende. Læs din besked flere gange, før du trykker på send.

Når du skriver til en person, som du har meddelt før, begynder du at sige noget venligt som "Jeg håber du har det godt." Mens emojis kan hjælpe dig med at formidle tone lettere, skal du afholde dig fra at bruge dem i professionel email, medmindre du skriver til en person, som du har et meget uformelt forhold til. Brug aldrig dem, når du skriver til en potentiel arbejdsgiver.

Det anses altid for dårlig e-mail-etikette at skrive en email eller en del af et i alle store bogstaver. Det får dig til at se ud som om du råber.

3. Vær kortfattet

Besatte mennesker har hverken tid eller tilbøjelighed til at bruge mere end et minut at læse en individuel email. Hvis du vil tillade din modtager hurtigt at læse din besked - og stadig forstå det - skal du holde det kort.

Lad ikke ud af relevante oplysninger dog. Sørg for, at din besked klart overfører din grund til at skrive det i første omgang. Ingen sparer tid, hvis du ender med at have frem og tilbage, mens du forsøger at forklare de detaljer, du udeladte.

4. Undgå at bruge tekstforkortelser

Selv om du vil spare tid, bør du ikke bruge tekstforkortelser i din professionelle email. Hvis du skriver meget, så mange mennesker gør det, kan du være vant til at bruge en slags stenografi til at tale med dine venner.

For eksempel kan du bruge "u", "ur" og "plz" i stedet for "dig", "din" og "tak." Disse forkortelser har ingen plads i forretningskorrespondance, medmindre modtageren er en person, som du har et afslappet forhold til.

5. Brug en professionel e-mail-adresse

For meddelelser relateret til dit nuværende job skal du altid bruge den e-mail-adresse, som din arbejdsgiver har tildelt dig. Du bør dog aldrig bruge det til at sende meddelelser, der ikke er relateret til dit job, for eksempel hvis du leder efter en ny. Brug en personlig e-mail-konto i stedet.

Hvis du ikke har en personlig konto, f.eks. Den, som din internetudbyder udbydede, da du tilmeldte dig service, skal du få en gratis e-mail-konto. Brug Gmail eller en anden tjeneste til at oprette en adresse, der lyder professionelt. Brug ikke noget dumt eller suggestivt. Dit første for- og efternavn eller dit fulde navn er passende valg.

6. Glem ikke stavning og grammatikantælling

Det er vigtigt, at du læser din email omhyggeligt. Forsig aldrig dette kritiske trin, uanset hvor travlt du er. De ting, du vil være opmærksomme på, er korrekt stavning og ordentlig grammatik. Ud over at stave almindelige ord korrekt, vil du også stave personens navne rigtigt, herunder din modtager og navnet på hans eller hendes firma.

Vær forsigtig med at stole for stærkt på stavekontrol. De må ikke bemærke stavefejl, når de bruges forkert. For eksempel vil en stavekontrol ikke markere ordet "til" i sætningen "Jeg skal stille spørgsmål til dig", selvom det i denne sammenhæng skal være "to". Dobbeltkryds stavemåder du er usikker på ved at bruge en gratis online ordbog som Merriam-Webster.