12 ting, HR skal overveje, når man beskæftiger sig med familieafgang

Betalt eller ej, 80% af forældrene tager familieafgang efter fødslen af ​​et barn. Så mens de snart er blevet forældre, har de travlt med at male børnehaver og læse "Hvad man kan forvente, når du forventer", kan du begynde at planlægge deres familieferie.

Når det kommer til familieorlov, skal menneskelige ressourcer dække mange baser. Du er juridisk forpligtet til at gøre nogle ting, mens du skal gøre andre for at holde arbejdet flydende og tage sig af medarbejdere, der er nye forældre. Din familie forlader tjekliste skal overveje disse tolv ting.

Kend reglerne om familielovgivning

De Forenede Stater er et af de eneste lande i verden, der ikke kræver betalt barselsorlov, men Family Medical Leave Act (FMLA) kræver, at du giver 12 uger ubetalte orlo for kvalificerede medarbejdere.

Forstå denne lov og hvilke medarbejdere der har ret til at modtage. For eksempel er medarbejderne ikke forpligtet til at tage hele 12 uger i ét stykke - de kan tage tiden intermittent.

Fødselsmødre, partnere og vedtagelse af forældre kvalificerer alle (forudsat at de opfylder kriterierne). Lær kendskab til denne lov, såvel som andre love i din stat. Flere arbejdslove vedtages regelmæssigt, så det betaler for at holde sig vidende om lovene i din jurisdiktion.

Skriv en formel politik om familieafgang

Dokument virksomhedens politik om familieorlov. Ja, overholde lovene, men din virksomhed kan beslutte andre detaljer. Overvej disse muligheder, når du tænker på familieferie.

• Vil du tilbyde betalte fridage til familieferie? Det er ikke påkrævet af føderal lov, men der er mange fordele ved at gøre det. Google øgede beholdningen af ​​nye mødre med 50% ved blot at tilbyde en lille ekstra betalt time-out. Hvis du tilbyder betalte fridage, angiv specifikt, hvor meget tid der tilbydes, og hvilke medarbejdere kvalificerer. Fx får fuldtidsansatte x beløb, men deltidsansatte kvalificerer sig ikke.
• Vil den betalte tid for familieferie løbe i takt med FMLA-tiden? Hvis medarbejderne modtager to uger betalte fridage, skal du beslutte, om den tid vil løbe separat eller samtidig med FMLA-tiden. Hvis det løber separat, kan medarbejderne muligvis tage 14 uger væk. Hvis det kører samtidigt, skal du blot betale medarbejderen i løbet af to af de 12 uger, de har ret til gennem FMLA.

• Vil du have en universel plan for familieferie? Hvis du tilbyder en periode med betalt tid til medarbejderne, skal du afgøre, om hver forælder får den samme mængde tid, eller hvis forskellige situationer modtager en anden behandling. Fødes fødselsmødre f.eks. To uger af betalt fratrædelse, men adoptivforældre eller ikke-fødselspartnere modtager en uges betaling? Det er op til firmaet, men skriv ned familielovspolitikken, så lignende situationer behandles konsekvent.

Koordinere arbejde for familieafgang

Sørg for, at ledere arbejder med medarbejderne i god tid før familien forlader at koordinere arbejdet, mens medarbejderen er væk. Få alle de detaljer, der er dækket, rydde ned for at have deres e-mails videresendt til en kollega (hvis det er nødvendigt).

Dette vil reducere stress på kollegaer og eliminere potentielle flaskehalse. Ledere kan arbejde sammen med deres team for at køre på tværs af ansvarsområder, hvilket er praktisk, ikke kun for familieferietid, men også når man mister en medarbejder af andre grunde.

Husk medarbejderens personlige oplysninger om familieferie

Ikke alle vil have hele virksomheden at vide, at de forventer eller har haft en baby. Og faktisk er HR ikke forpligtet til selv at fortælle ledere specifikt, hvorfor en medarbejder er ude på FMLA (selvom de sandsynligvis vil vide, hvorfor en åbenlyst gravid medarbejder pludselig er væk i et par uger).

Overvej hvor åbenlyst medarbejderen drøftede graviditeten med kollegaer og handle med respekt. Hvis medarbejderen ønsker at cirkulere billeder af den nyfødte på virksomhedens sociale site, på Facebook eller via e-mail, fantastisk. Men du bør ikke gøre det.

Gør fordele tilgængelige

Fordele er vigtige under graviditet og fødsel, og mangel på dem eller forvirring om dem skaber stress for medarbejderne. Næsten alle medarbejdere ønsker fordele kommunikation tilpasset til livshændelser. Mens sundhedsbehov er umulige at forudsige, er de helt sikkert nemmere at forudse, når nogen forventer et barn.

Det er en tynd linje at gå, men give så meget hjælp som mulig uden at respektere medarbejderens privatliv. Det er for eksempel uhensigtsmæssigt at fortælle en gravid medarbejder, at din sundhedsudbyder har en hotline til plejehjælp, medmindre de specifikt spørger.

Du har ingen ide om hvilke valg de vil gøre for deres barn, men du kan stadig hjælpe med at minde dem om, at medarbejderassistentprogrammet (EAP) har gode supportressourcer.

Har et sikkert system online, hvor medarbejdere kan få adgang til oplysninger om ydelser eller give medarbejdere kopier af gældende papirarbejde. Når det er muligt, rette medarbejdere til steder, hvor de kan undersøge og finde svar. Dette resulterer i mindre arbejde for dig og giver dem mulighed for at navigere og udforske fordele på egen hånd, alt under respekt for deres privatliv.

Giv fleksibilitet

Folk ønsker fleksibilitet, men trækker de nødvendige linjer. DetNy titel af forælder gør det ikke acceptabelt for fuldtidsansatte at arbejde kun 25 timer om ugen. Det er nok ikke rimeligt for medarbejderne at bringe deres nye baby til arbejde hele tiden. Det er nok ikke en enorm aftale, hvis Erica ankommer kl. 9.15, mens man regner med dagopholdsplanen.

Fleksibilitet kan hjælpe medarbejderne med at tilpasse sig deres nye ansvar. Medarbejdere bør have et team af mennesker, der støtter dem på arbejdspladsen, og at tilbyde fleksible timer illustrerer din støtte.

Nogle virksomheder finder det gensidigt fordelagtigt at lade medarbejderne langsomt komme tilbage til arbejde. At give medarbejderne mulighed for at komme tilbage på deltid i et par uger efter familieferien giver dem mulighed for at indhente penge, mens de ikke bliver overvældet. Det letter også byrden for at have en medarbejder ude af kontoret.

Hvis medarbejderne bruger hele deres FMLA-tid, men stadig har brug for lidt mere tid til at komme sig, skal man forsøge at udvide det med ubetalt ferietid. Hvis medarbejdere ikke kvalificerer sig til FMLA (og ifølge betalte forældreorlovsprognoser, 40% af amerikanske medarbejdere ikke), forsøger de alligevel at imødekomme dem.

Opret en beredskabsplan

Fleksibilitet kan også være til gavn for virksomheden, hvis der anmodes om en positionsændring før eller efter at en medarbejder tager forældreorlov. For eksempel kan en forælder gerne skære timer eller skifte nogle (eller alle) af deres arbejdstid til telekommunikation for at blive hjemme hos sit nye barn.

Du er kun lovligt forpligtet til at genskabe en stilling med lige løn, fordele og prestige til en medarbejder, der vender tilbage fra FMLA, men medarbejderne kan muligvis arbejde mere effektivt, hvis der foretages yderligere justeringer.

Ikke alle virksomheder har råd til at foretage disse ændringer, men nogle gange er overnatninger mulige. Nogle forældre ønsker at ændre deres arbejdsplan efter en fødsel og kan skære arbejde ud af deres plan helt. Og antager ikke, at kun kvindelige forældre vælger at forlade arbejdsstyrken bagved.

Overvej medarbejderfordelingsændringer

Med al spænding på en ny baby kan medarbejderne glemme, at den nye bundt af glæde også er en ny afhængig, som de skal tilføje til deres sygesikringsplaner. Påmind medarbejderne på de datoer og vinduer, hvor de kan og skal ændre deres valg valg.

Andre fordele ændres for at overveje at vedrøre medarbejdere, der tager orlov. I løbet af ubetalte FMLA-orlov indsamler medarbejderne ikke en lønseddel. Hvordan vil de betale for deres præmier præmier?

Du skal træffe beslutninger om flere andre politikområder for din medarbejderhåndbog og implementering.

• Beslut om medarbejdere vil fortsætte med at tilbringe fritid under deres ferie. Hvis de ikke tilfalder det, skal du tage højde for dette ved beregning af fridage eller justering for denne ferie i virksomhedens time-off-software.
• Hvis medarbejderne ikke vender tilbage efter fødslen, skal du udbetale ferien på den endelige lønseddel, hvis dette er fastsat i virksomhedens feriepolitik.
• Tjek feriepolitikken for at afgøre, om medarbejdere kan tilføje en påløbne ferie tid på forældreorlov eller FMLA tid, de allerede tager.

Alle disse detaljer skal medtages i dine off-line politikker. Hvis de ikke er, tilføj dem, så hver medarbejder behandles ens.

Vær følsom

Af og til er fødslen af ​​et barn ikke en festlig begivenhed i folks liv. Uplanlagte graviditeter sker. Sigtidsforstyrrelser og spædbarnsdødelighed er ødelæggende. En medarbejder kan vælge at placere deres barn til adoption eller afslutte en graviditet. Fremgangsmåde nogen af ​​disse situationer med følsomhed og respekt.

Arbejd med medarbejderen og medarbejderens leder til at håndtere overgangen til arbejde igen. Overvej også nogle situationer (som miscarriages) i virksomhedens afledte politik.

Smertefulde livshændelser er vanskelige for medarbejderne, men også vanskelige for de mennesker på arbejde, der bekymrer sig om dem. Tænk over, hvordan virksomheden kan føle disse situationer i god tid (og privat).

Fejre

En lille, god gestus fra organisationen minder medarbejderne om, at de har et team af kollegaer, der hever dem på ryggen på kontoret. Vent et par dage efter fødslen for at sikre, at alt går godt, og send så nogle blomster, et kort eller en oneie. Overvej hvad den medarbejder vil sætte pris på, og prøv at individualisere gestus.

Tænk på overnatninger

For mange virksomheder ophører forældrenes ydelser ikke, når familieferien gør. Overvej hvilke overnatningsansatte medarbejdere vil have brug for eller værdsætte. Fair Work Standards Act (FLSA) kræver, at virksomheder skal give sygeplejersker med pause tid og et sted privat til at udtrykke modermælk.

Arbejdsforældre uden en opholdspartner vil også sandsynligvis have brug for børnepasning - som er den største budgetpost for amerikanske familier. I gennemsnit bruger amerikanske familier $ 9.589 pr. År på børnepasning op til $ 28.353 for en hjemmepleje.

Overvej ekstra fordele for medarbejdere

Overveje at skabe en form for børnepasningsydelse for medarbejdere som at subsidiere omkostninger eller endda tilbyde on-site eller tæt på arbejde børnepasnings muligheder. 83 procent af de ansatte, der har børnepasningsydelser, siger, at dette hjælper dem med at reducere stress og øge balancen mellem arbejde og liv.

Når det kommer til børnepasningsydelser, vil medarbejderne sætte pris på hjælpen, og den eneste grænse er, hvor kreativt du kan nærme sig fordelene (og hvad virksomheden har råd til og imødekomme).

Hjælpe medarbejderne med en afslappende, ikke stressende familieferie, samtidig med at virksomheden er tilstrækkeligt taget vare på begge, mens de er væk, og når de vender tilbage.

Følg reglerne og fastlæg retningslinjer for at sikre overholdelse og fair behandling for alle ansatte, der tager familieorlov.

Store ændringer i medarbejdernes liv er spændende og en overgang for alle. Med en lille planlægning kan du nemt navigere familieblade.

--------------------------------------------------

Kelsie Davis er en mærkejournalist og en advokat for HR-fagfolk med stor indflydelse. Hun forsker, analyserer og skriver for at opmuntre HR til at få mest muligt ud af deres initiativer.