Administrativ assistent Interview Spørgsmål og svar

Når du interviewer et administrativt assistentjob, vil intervieweren gerne lære om, hvor relevant dine kvalifikationer er for stillingen og hvordan du passer ind i virksomheden og afdelingen.

Fordi jobbet kræver både administrative og interpersonelle færdigheder, vil ansættelseschefer ofte spørge om de specifikke attributter, du har, der kvalificerer dig til stillingen, såvel som dine mindre kvantificerbare personers færdigheder.

Tips til håndtering af interviewet

Det er vigtigt at være opmærksom på diskussionen vil sandsynligvis gå ud over bløde færdigheder, som dine kommunikationsevner, organisatoriske færdigheder eller aktualitet. Du bør også være klar til at tale om hårde færdigheder.

1:14

Se nu: Sådan svares 4 Fælles Spørgsmål til Administrative Jobs

Vær forberedt på at diskutere softwareprogrammer

Da mange administrative assistentstillinger kræver hyppig brug af specifik software, kan du muligvis diskutere de forskellige programmer, du har arbejdet med, hvordan du har brugt disse programmer og dit ekspertniveau.

• Prøve svar:Jeg elsker at bruge teknologi og lære om nye programmer. Jeg har også en evne til at undervise medarbejdere, som måske ikke er så kloge i at bruge systemer. I mit sidste job hos Kent Associates, frivillige jeg at gennemgå projektstyringssystemer for det team af fagfolk, jeg støttede. Min chef godkendte min anbefaling, og vi bragte et web-baseret system, Asana, der hjælper os med at spore projekter og dele information på en webplatform.
• Prøve svar: Jeg er den go-to person på kontoret for PowerPoint dias og nyd hjælper vores salgsfolk til at wow kunder med deres præsentationer. Jeg er også en avanceret bruger af Excel og opretter komplekse makroer for at forberede budgetfremskrivninger til projektforslag.

Vær klar til at diskutere administrative processer

Du bør være parat til at diskutere dine arbejdsgang og administrative processer i tidligere stillinger. Som administrativ faglig skal der være nej tvivler på at du er organiseret og detaljeret orienteret. Din interviewer vil gerne vide hvordan du manifesterer disse kvaliteter i din daglige arbejdsgang.

• Prøve svar:Organisatoriske evner og opmærksomhed på detaljer er blandt mine stærkeste aktiver. Jeg har trivet i situationer, hvor jeg kan bringe orden til komplekse projekter. For eksempel har jeg tidligere støttet otte fagfolk, der planlagde salgsfremmende arrangementer for klienter. Jeg har udviklet en skabelon til at spore mål og fremskridt for hvert projekt og sætte det op på et delt drev, så alle involverede medarbejdere kunne spore deres fremskridt med hensyn til holdets projekter og arrangementer.
• Prøve svar:Når jeg arbejdede for Alfred Group, oprettede jeg en procedurehåndbog, der skitserede de trin, der var nødvendige for at behandle låneansøgninger, og derefter uploadet det online, så alle låntagere kunne følge de samme procedurer.

Altid reagere positivt

Vær opmærksom på din holdning i hele interviewet.

Da administrative assistenter ofte interagerer meget tæt sammen med de personer, for hvem de arbejder, er det vigtigt at være positiv, professionel og høflig til enhver tid.

Du vil have, at intervieweren ikke har nogen tvivl om at arbejde med dig ville være en behagelig oplevelse.

• Prøve svar:Jeg arbejdede receptionen i vores agentur, og det var kritisk, at jeg lavede et positivt første indtryk for både nuværende og potentielle kunder. Jeg er en naturlig "kan gøre" person, og mine anmeldelser har regelmæssigt lovet min kundeservice orientering.
• Prøve svar:Virksomheden undersøger kunder efter interaktioner, og mit navn følger konsekvent som en medarbejder, som er hjælpsom, behagelig og professionel. Min chef har kommenteret, hvor ofte kunderne beder om mig, når de ringer til kontoret for at få hjælp.

Forberedelse til interviewet

En af måderne at forberede er at analysere jobbeskrivelsen for at forsøge at få en fornemmelse af, om der er en bestemt færdighed, som positionen fokuserer på. Er der for eksempel fokus på rejseplanlægning, projektkoordinering, dagligt mødeplanlægning, personlig assistance eller noget andet? Hvis det er tilfældet, skal du sørge for at understrege din mest relevante oplevelse, når du besvarer jobspecifikke interviewspørgsmål.

Lav en liste over de færdigheder, der er nævnt i jobannoncerne, og følg gerne med at tilføje nogle andre, som du synes også at være anvendelige. Så kig på dine egne administrative og kontor færdigheder, og match dine kvalifikationer til jobbet.

Dette vil hjælpe dig med at skræddersy dine svar på den mest relevante måde til den specifikke position.

Administrativ assistent Interview Spørgsmål og svar

Under forberedelsen kan det være nyttigt at gennemgå spørgsmål, du måtte blive spurgt, og tænke på, hvordan man rammer et svar, fremhæver specifikke erfaringer og succeser fra tidligere job.

• Hvilke computerfærdigheder har du, og hvilke programmer har du det behageligt at bruge? - Bedste svar
• Er du komfortabel ved at bruge en telefon med flere linjer og håndtere et stort antal telefonopkald? - Bedste svar
• På dette firma kan vi tænke på os selv som et hold, der arbejder sammen mod de samme mål. Hvordan har du det for at arbejde i et holdmiljø? - Bedste svar
• Hvordan vil du føle tilsyn med to eller tre andre medarbejdere? - Bedste svar
• Hvad er din største styrke, og hvordan vil det hjælpe din præstation i denne position? - Bedste svar

• Hvad er din største svaghed? - Bedste svar
• Hvordan håndterer du stress og pres? - Bedste svar
• Hvad var det som at arbejde for din vejleder? - Bedste svar
• Hvad forventer du af en vejleder? - Bedste svar
• Foretrækker du at arbejde uafhængigt eller i et hold? - Bedste svar
• Arbejder du godt med folk? - Bedste svar
• Giv nogle personlige eksempler på teamwork. - Bedste svar
• Receptionist interview spørgsmål: - Liste over spørgsmål

Spørgsmål til at spørge intervieweren

Du bør også gøre nogle undersøgelser om virksomheden, og være parat til at stille relevante spørgsmål, når muligheden opstår. Det kan være nyttigt at komme med nogle få spørgsmål på forhånd, som du måske spørger eller diskuterer yderligere, hvis du ikke fik chancen tidligere i interviewet.

Dette vil ofte være i slutningen af ​​interviewet, så det er vigtigt at forlade intervieweren (e) et godt indtryk. En god måde at gøre er at vise din interesse og forberedelse til jobsamtalen ved at binde i spørgsmål, du blev spurgt om med nogle egne spørgsmål.

• Hvad er ansvaret for denne stilling?
• Kan du beskrive en typisk dag (uge) i denne afdeling?
• Hvad er styrken i denne afdeling? Hvad er svaghederne?
• Hvad ville dine tidligere assistenter sige var den bedste del af arbejdet for dig? Hvad ville de sige var det værste?
• I hvilken retning ser du virksomheden i de næste fem år? Føler du, at der er nogen trusler mod dens succes?
• Hvorfor forlod din sidste assistent stillingen? Hvad var hans / hendes styrker? Hvad var hans / hendes svagheder? Hvad laver han nu?
• Hvilke attributter har din bedste assistent haft? Hvad med din værste assistent?
• Hvor ofte udføres præstationsvurderinger? Hvem udfører dem?
• Hvilke færdigheder er vigtigst for dig i en administrativ assistent?
• Hvordan belønner du og opmuntrer de mennesker, der arbejder i din afdeling?
• Er der løbende produktionsproblemer i denne afdeling?
• Hvordan har du tidligere behandlet personelproblemer?
• Hvad er nogle af de største udfordringer for en person i denne stilling?
• Hvad er det mest givende aspekt af denne holdning, efter din mening?
• Støtter du (Er firmaet / afdelingen) medlemskab af faglige foreninger, og fortsat faglig udvikling?
• Hvad vil du beskrive som den administrative medarbejderes rolle på dette kontor?
• Forventes overarbejde eller weekendtimer?
• Hvad kan du lide mest om at arbejde for dette firma? Er der nogen ændringer, du ville gøre?
• Hvad kan du lide mindst om at arbejde her?
• Opfordrer du afdelingen til at arbejde som hold, eller koncentrere dig mere om individuelle bidrag?

Vær forberedt på flere jobintervjuer

Ud over jobspecifikke interviewspørgsmål vil du også blive stillet mere generelle spørgsmål om din ansættelseshistorie, uddannelse, styrker, svagheder, resultater, mål og planer. Her er en liste over de mest almindelige interviewspørgsmål og prøve svar.