Executive Assistant Jobbeskrivelse: Løn, færdigheder og mere

Eksekutivassistenter ligner administrative assistenter eller sekretærer, idet de alle støtter en andens arbejde - som regel en udøvende-ved at håndtere eller overvåge kontoropgaver. Forskellen er, at en eksekutiv assistent er specifikt en højtstående kontoransat medarbejder tildelt en øverste leder. Dette indebærer overvågning og træning af andre kontormedarbejdere, samt at løse opgaver, der kan have en dramatisk effekt på virksomhedens succes.

Executive Assistant Pligter & Ansvar

Dette job kræver generelt evnen til at gøre følgende arbejde:

• Regnskab / bogholderi
• Kalenderhåndtering
• Kundeforhold
• Design og vedligeholde et arkiveringssystem
• Organiser møder
• Holde regnskab
• Arranger rejseplaner
• Typing
• Eventplanlægning
• Forbered rapporter
• Forarbejdningsudgiftsrapporter
• Tag møde minutter

Executive assistent opgaver omfatter de samme pligter udført af administrative assistenter: foretage og acceptere telefonopkald; sende notater, e-mails og breve på vegne af den udøvende modtagelse af besøgende håndtering planlægning; og mere. De fungerer også som portvagter, træffer beslutninger om, hvem der får adgang til den administrerende direktør og hvilke oplysninger den administrerende direktør modtager.

De udfører ofte forskning og udarbejder rapporter, som påvirker virksomhedspolitikken. Disse ansvarsområder betyder, at eksekutivassistenter skal forstå deres arbejdsgiveres arbejde grundigt. Som følge heraf kan disse arbejdstagere også fungere som en sammenhæng mellem de udøvende og de øvrige medarbejdere.

Executive Assistant Løn

Executive assistenter har opnået en gennemsnitlig årsløn på $ 59.340 i 2018, hvilket placerer dem lige uden for de 10% af de ansatte blandt alle sekretærer og administrative assistenter:

• Median Årlig Løn: $ 38.880 ($ 18.69 / time)
• Top 10% årlig løn: $ 64.230 ($ 30.88 / time)
• Bund 10% årlig løn: $ 24.690 ($ 11.87 / time)

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Uddannelse, uddannelse og certificering

Der er få uddannelsesmæssige krav til at komme i gang som sekretær, men at opnå en stilling som executive assistent kommer normalt kun efter flere års erfaring.

• Uddannelse: Et gymnasialt eksamensbevis er nok til de fleste erhvervsuddannelser, men de med associerede eller bachelorgrader i erhvervsrelaterede felter vil være mere omsættelige.
• Certificering: Ingen skal certificeres for at være eksekutiv assistent, men der er certificeringer til rådighed via online kurser for de fleste softwareprogrammer, der kræver færdigheder. Sådanne certificeringer kan gøre en jobkandidat mere tiltalende.
• Uddannelse: Erfaring og tillid er opnået ved at udføre jobbet, har eksekutivassistenter generelt bevist sig over en længere periode.

Executive Assistant Færdigheder & Kompetencer

Typing, arkivering og andre skrivefærdigheder er vigtige, men de bedste executive assistenter har ofte stærke personligheder, der udstilles gennem flere gavnlige bløde færdigheder:

• Kommunikationsegenskaber: Executive assistenter tjener ofte som portvogter, beslutter hvilke meddelelser og hvilke besøgende eller opkaldere der skal henvende sig direkte til deres arbejdsgiver, og som skal omdirigeres eller håndteres på en anden måde. Dette indebærer evnen til hurtigt at hente information fra den krævende tid fra deres chef.
• Tidsadministration: Enhver, der forvalter en anden persons tid, som ledende assistenter ofte gør for deres chefer, skal også være gode til at styre deres egen tid.
• troværdighed: Executive assistenter har ofte adgang til følsomme oplysninger, og de ledere, de arbejder for, har brug for at stole på dem fuldt ud for at de skal være så effektive som muligt på deres job.

• Multitasking: Executive assistenter håndterer regelmæssigt mere end en opgave ad gangen, mens de holder tabs på deres chefers tidsplaner og holder dem på rette spor.

Job Outlook

Jobmuligheder for executive sekretærer og administrative assistenter forventes at falde med omkring 17% i årtiet, der slutter i 2026, ifølge U.S. Bureau of Labor Statistics. Dette er langt værre end 7% væksten projiceret for alle erhverv og betydeligt værre end 5% faldet projiceret for alle sekretærer og assistenter.

Nedgangen skyldes stigningen i antallet af ledere i en organisation, der deler en assistent. Dette er mere muligt, fordi mobil og anden elektronisk kommunikation har gjort det, så ledere er mere tilbøjelige til at håndtere deres egne korrespondance og planlægning.

Arbejdsmiljø

Executive assistenter arbejder typisk i en kontorindstilling og interagerer med besøgende, opkaldere og andre ledere ud over deres egne chefer. Arbejde kan være hurtigt og krævende, og gatekeeperens rolle kræver nogle gange ledende assistenter at sige nej til folk, der ikke ønsker at tage imod et svar.

Arbejdsskema

Timer følger ofte typiske for en typisk forretningsarbejdsuge. Men ledere, der arbejder for sent, forventer undertiden også, at deres executive assistenter også er tilgængelige efter timer.

Sådan får du jobbet

ANSØGE

Ansøg direkte med firmaer eller gennemgå åbninger på websteder som Indeed, Monster og Glassdoor.

REFERENCER

Vær forberedt på mennesker, der kan attestere din troværdighed og pålidelighed - vigtige træk for en assistent.

Sammenligning af lignende job

Folk, der er interesserede i at arbejde som executive assistent, kan også overveje en af ​​følgende karriereveje, opført med median årlige lønninger:

• Regnskabskonsulent: $40,240
• Retsreporter: $57,150
• Finansiel kontorist: $39,570

Kilde: U.S. Bureau of Labor Statistics, 2018