Bedste praksis for medarbejderpersonalefiler

Det er en god ide for en arbejdsgiver at opretholde en personaleport for hver medarbejder. Dokumentation af beskæftigelseshistorie, optegnelser over bidrag og præstation, disciplinære meddelelser, kampagner, præstationsudviklingsplaner og meget mere tilhører en personaledatabase. Smart arbejdsgivere holder også mere end en personaledat.

Arbejdsgiveren har gode grunde til at beholde flere personaledokumenter - nogle juridiske og nogle til brug for bedste praksis. Dokumentation er nødvendig, så arbejdsgiveren har et nøjagtigt billede af en ansattes beskæftigelseshistorie. Dokumentation understøtter arbejdsgiverens beslutninger og kan beskytte arbejdsgiveren i en retssag, der bevares korrekt.

Indholdet i personaledokumentet giver et historisk overblik over de vigtige begivenheder under en medarbejders karriere. De støtter de beslutninger, der træffes om medarbejderen og hans eller hendes karriere. De demonstrerer arbejdsgiverens begrundelse bag ansættelse, kampagner, overførsel, belønninger og anerkendelse og afskedigelser.

Forskellige retningslinjer er associeret med forskellige personaletyper

Fordi flere typer af personalefiler anbefales, er forskellige regler og retningslinjer knyttet til hver type personaldokumenter.

• Hver type personalefil har en anden grund til eksisterende og andet indhold, baseret på den grund.
• Hver type personalefil er gemt forskelligt.
• Adgang til en medarbejderfil er begrænset til bestemte medarbejdere i de fleste organisationer. Mange organisationer begrænser kun personalets adgang til personalets personale. Forskellige personaletypetyper har forskellige adgangsretningslinjer.
• Medarbejderadgang til hans eller hendes personaleblad er tilladt, men de fleste arbejdsgivere opstiller retningslinjer for medarbejderadgang med en personaletilgængelighedspolitik i medarbejderhåndbogen. (Forskellige stater og jurisdiktioner har forskellige regler, så hold dig ajour med din placering.)

  De fleste organisationer tillader ikke medarbejderens leder at få adgang til den overordnede personaledatabase. De forventer, at cheferne beholder relevant dokumentation i deres egen ledelsesmedarbejderfil, som ikke er den officielle personaledatabase.

• Personaleafdelingen ejer og er ansvarlig for medarbejderpersonalfiler.

Anbefalede personalefiler

Her er typer af personale filer anbefalet og hvad du behøver at vide om at arbejde med dem.

Medarbejderpersonalfil

Dette er den vigtigste personalepost, som en arbejdsgiver opretholder for hver medarbejder. Personalefilen lagrer hver medarbejders ansættelseshistorie. Dette er hvad du behøver at vide om en medarbejderpersonalfil.

Medicinsk fil

Medarbejdernes medicinske fil har alvorlige juridiske begrænsninger, som arbejdsgiveren skal vide og respektere. Her er hvad du behøver at vide om fortroligheden og indholdet af en medarbejdermedicinsk fil.

Lønningsfil

Medarbejderadgang til medarbejderlønningsfilen er mindre restriktiv end adgang til enten medicinsk eller personalepapir. Lønningsfilen indeholder oplysninger om løn, valgvalg, ændring af lønnsatser, garnishments og anden juridisk dokumentation, der påvirker medarbejderens lønseddel. Forskellige regnskabsmæssige og personaleansatte har adgang til oplysningerne i lønlistefilen.

I-9 formularfil for medarbejdere

På grund af adgangsrettigheder for forskellige statslige organer følger du bedste praksis ved at opretholde en separat fil for alle medarbejdere I-9-formularer. Få mere at vide om lagring af I-9-formularer.

Personalefiladgangspolitik for medarbejdere

Du vil gerne gøre det muligt for hver medarbejder at vide, hvad der er i hans eller hendes personalefil, men du skal kontrollere filens integritet, fuldstændighed og grundighed. Vedligeholdelse af medarbejder- og arbejdsgiverens fortrolighed og begrænset adgang sikres ved hjælp af en personalets filadgangspolitik.

Hvad der ikke skal medtages i en medarbejderpersonalfil

Leder du efter retningslinjer for indhold, der aldrig skal medtages i en medarbejderpersonalfil? Her er mine bedste anbefalinger om det indhold, du vil opretholde, enten på et separat, uformelt sted eller slet ikke. Retention af unødvendig og rent opfattet dokumentation kan skade dig.

Dokumentation

Ved du, hvilken dokumentation der er? Ordet, dokumentation, opdrætter ofte i beskæftigelses- og menneskelige ressourcer. Men betydningen af ​​dokumentation og hvorfor du måske vil dokumentere særlige ansættelseshændelser er grundigt dækket, "betydningen af ​​dokumentation i menneskelige ressourcer." Tag et kig på, fordi korrekt dokumentation er afgørende for nøjagtige ansættelsesfiler.

Disclaimer: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, mens de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Webstedet læses af et verdensomspændende publikum, og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til stat og land til land. Søg venligst juridisk bistand eller hjælp fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er vejledende, ideer og hjælp.