Gennemførelse af vanskelige arbejdspladsdiskussioner

Udfordrende samtaler er livsnerven for præstationsforbedring og problemløsning for ledere på alle niveauer. Desværre forsinker for mange ledere at gennemføre disse samtaler ud af frygt for repressalier, eller fordi de tror, ​​at samtalen vil true deres forhold til den anden part. Det er vigtigt at få kontrol over disse følelser, og den bedste måde at udvikle tillid til at levere vanskelige samtaler på er at følge en struktureret proces.

10 tips til forbedring af din komfort med vanskelige samtaler

1. Planlægningsarbejdet: Din observation af de pågældende adfærd, og din evne til at forbinde disse adfærd til virksomheden er afgørende. Ved, hvor du vil have samtalen at gå. Ægte feedbackmestere udvikler disciplinen til at skrive ud og øve deres planlagte samtaleåbner. Forudgående planlægning forhindrer elendig ydeevne!
2. Aktualitet er afgørende: Hvis du nogensinde har modtaget en årlig præstationsanmeldelse, der omfattede kritik af noget, du angiveligt gjorde eller ikke gjorde for et par måneder siden, ved du, hvordan værdiløs, uaktuel feedback er. Det er dit job som administrator at sikre, at feedbacken er adfærdsmæssig, forretningsfokuseret og rettidig. Min skrivepartner til min første bog, Praktiske lektioner i lederskab, foreslog, at værdien af ​​konstruktiv feedback faldt med 50% hver dag, du forsinkede gav det.

   Hvis følelser er varme, lad tingene køle lidt. Mens jeg lige er færdig med at opfordre dig til at give rettidig feedback - så tæt på hændelsen som muligt - hvis tingene bliver opvarmede, tag en dag til at lade dem køle lidt ned. Lad det bare ikke lade mig tørre for længe.

1. Vælg indstillingen: Hvis dit hårde emne er potentielt pinligt, eller du forventer et følelsesmæssigt svar, undgå åbent kontorindstillinger eller mødelokaler med glasvinduer. Gør ikke fejl på den anden side ved at vælge en indstilling designet til at skræmme. En neutral, privat indstilling er bedst til sværere samtaler. Hvis du er bange for fysiske konsekvenser, skal du kontakte din repræsentant for H.R., der kan beslutte at være til stede med dig.
2. Forbered din holdning: Det er vigtigt at gå ind i disse diskussioner med en følelse af tillid og en demonstration, der viser, at du er rolig og engageret i et positivt resultat. Din stemme, kropssprog og øjenkontakt er alle vigtige. Husk, denne samtale er vigtig for din virksomhed, dit team og den enkelte, der sidder på tværs af dig. Administrer dig selv for at skildre det rigtige niveau af løsning med det rette niveau af bekymring for den anden parts velfærd.

1. Brug den åbnings sætning du forberedte dig i planlægningssessionen: En god åbner identificerer adfærd, knytter den til virksomhedens indflydelse og angiver behovet for forandring. Må ikke være tvunget til at pakke det i ros. Mens nogle tilbagemeldingspersoner sætter pris på "sandwiching" konstruktiv feedback med positive, tror mange, at dette simpelthen forvirrer meddelelsen. Og selvfølgelig skal du give positiv feedback - når du tjener tidligt og ofte.
2. Forlad ikke kontrollen af ​​samtalen: Mere end et par velmenende ledere har fundet sig på hovedet i disse samtaler. Hvis deltageren reagerer på din åbningsopgørelse med noget som: "Nå, det ville jeg have gjort, hvis du var en bedre manager", ikke få defensiv og lad samtalen blive et argument om din præstation. Et rimeligt svar kan være: "John, denne samtale handler om den adfærd, jeg beskrev, og den indflydelse det har på vores forretning, ikke om min ydeevne."

1. Undlad at blive afskediget af vandværker: Både mænd og kvinder vil græde ved lejlighed, og selvom det er ubehageligt, er det ofte individets måde at reagere på stress. Vær forberedt med et væv. Tillad tid for dem at komponere. Hvis det er nødvendigt, tag en kort pause. Du kan være empatisk med situationen, bare lad ikke tårerne spore dit fokus på at komme til den rigtige opløsning.
2. Fremme en dialog: De bedste feedback og opførsel-fokuserede samtaler er diskussioner, ikke monologer. Den anden part vil give dig åbninger for at skabe en diskussion, hvor det er relevant. Probe for at bekræfte forståelse og bede om ideer om styrkelse eller ændring af den pågældende adfærd. Du ved, at det virker, når modtageren tilbyder ideer om egne forbedringer.

1. Husk at arbejde mod din planlagte retning for samtalen: Hvis opførelsen er en færdighed eller vidensrelateret, kom forberedt med ideer til træning. Hvis det er coaching for at styrke tilliden eller opmuntre den enkelte til at tage det næste skridt, skal du lægge din coaching hat. Hvis emnet er fokuseret på uacceptabel adfærd, gentager virksomhedens virkninger af adfærd og giver tydelig rådgivning om at undgå dette i fremtiden. Ved håndtering af de vanskeligste emner for ydeevne eller adfærd skal der være konsekvenser for manglende overholdelse.

1. Byg en handlingsplan sammen: Når du har fået klarhed om problemet, arbejder du sammen for at definere vejen frem. Enigt om en handlingsplan og fastsæt en klar dato for opfølgning og diskutere fremskridt.

Bundlinjen

De fleste ledere er ved at udføre det, de opfatter, vil være en vanskelig samtale. Den anden hemmelighed er, at de fleste mennesker ønsker feedback og ønsker at forbedre. I undersøgelser efter afstemning i mine workshops udtrykker enkeltpersoner overvældende, at de ønsker, at deres ledere vil give dem mere feedback - både konstruktive og positive. I stedet for at forsinke disse præstations-, karriere- og forretningsforbedrende diskussioner planlægger succes og brug processen og tipsene ovenfor for at hjælpe dig med at styrke din ydeevne med dette kritiske styringsværktøj.