5 nøgleelementer af et vellykket projekt

01 En forpligtet projekt sponsor

Projektsponsor er den højtstående person i organisationen, der har ejerskab af projektet. En engageret projektsponsor forventer, at projektet skal lykkes og gør hvad han eller hun kan gøre for at sikre, at succes kommer til at fungere.

En projektsponsor har fire primære ansvar i forbindelse med projektet. Først mester sponsoren projektet. Han eller hun glæder sig over projektgruppen offentligt og privat. For det andet understøtter sponsoren projektlederen. Når en projektleder fjerner hindringer, opfordrer han eller hun sponsoren til at få hjælp, fordi sponsoren har den organisatoriske kløft for at få tingene til at ske. For det tredje justerer sponsoren ressourcer ved at give dem direkte eller arbejde med andre højtstående folk for at få ressourcer. Når sponsoren er en stærk mester for et projekt, er sponsorens jævnaldrende mere tilbøjelige til at bidrage med betydelige ressourcer. For det fjerde hjælper sponsoren beslutningstagningen. Når projektgruppen maler, kan sponsoren makke beslutningen eller fladt ud, træffe beslutningen.

Sponsoren forbliver informeret gennem konstant kommunikation med projektlederen. De to arbejder sammen for at bestemme, hvornår sponsoren skal træde ind og mere udøve sponsorens ansvar til støtte for projektlederen. For eksempel kan en projektleder have problemer med at få information fra organisationens finansafdeling. Projektsponsor kan henvende sig til finansdirektøren om situationen og bede om, at opgaven med at få oplysningerne prioriteres over konkurrerende opgaver.

02 Klare mål og omfang

Før arbejdet på et projekt er udført eller endda planlagt, skal projektsponsor formulere mål og omfang af projektet. Målene er de store ting, projektet skal udføre. Tag f.eks. Et softwareforbedringsprojekt. En human resources afdeling bruger en velkendt brugerdefineret business software til at styre lønningslisten. Organisationen ønsker at tilføje et modul til læringsstyring. Projektets mål er at tilpasse læringsstyringssoftwaren til organisationens forretningsbehov og integrere det med det eksisterende lønningssystem.

Omfanget definerer parametrene for projektet. Fortsat med softwareprojektet eksempel; Projektets omfang er begrænset til at bringe læringsstyringssystemet ind og integrere det med lønsystemet. Det er mange gange nyttigt at identificere ting, der ikke er i orden, for at forstå, hvad der er omfattet. For dette projekt er tilføjelsen af ​​andre moduler uden for anvendelsesområdet. Regnskabsafdelingen kan ikke komme til projektlederen og bede om fakturering, tilgodehavender eller debitorer.

Tilføjelse af et modul, når projektet er defineret, gør det muligt at krybe. Gode ​​projektsponsorer og projektledere vogter mod omfangskryb og er meget tilbageholdende med at tilføje omfang midtprojekt. Forøgelse af projektets omfang øger projektets behov for ressourcer som tid og penge. Derudover sætter arbejdet med den ekstra rækkevidde risiko for arbejdsproblemernes kvalitet.

03 En god projektleder

En projektleder planlægger arbejde og organiserer ressourcer for at få et projekt udført. Denne person er forbindelsen mellem projektsponsor, der sætter visionen og projektgruppen, der udfører den. Som det er hensigtsmæssigt og i rette tid indfører projektlederen interessenter til at tilbyde input.

Projektledere har som regel de følgende træk, som hjælper dem med at flytte projektet sammen:

• Projektledere er planlæggere. De tænker på arbejdets rækkefølge og ved, hvad der skal ske, efter at holdet har fuldført opgaven. De laver gode planer, men ved også, hvornår de skal være fleksible og aflede fra en plan.
• Projektledere er troværdige. Med deres succes afhængigt af andres arbejde har projektledere brug for at have tillid til deres gode hensigt og kompetence. Tillid er særlig vigtig i forholdet mellem projektleder og projektsponsor.
• Projektledere har en tendens til at være udadvendt, fordi langt størstedelen af ​​deres arbejde indebærer kommunikation.

De holder mennesker ansvarlige for deres forpligtelser. Her er et eksempel. Et projektmedlems supervisor fortalte projektlederen, at holdmedlemmet kunne tildele fire timer om ugen til projektet. Dette holdmedlem har savnet to ugentlige møder i træk og har ikke gjort fremskridt med sine tildelte opgaver i arbejdsopdelingen. Efter det første ubesvarede møde mødtes projektlederen med holdmedlemmet for at diskutere fravær og savnede frister. Teammedlemmet sagde, at han havde mere presserende prioriteter. Projektlederen mistanke om, at dette ikke var rigtigt, så efter projektets anden missede møde mødtes projektlederen med teammedlemmets vejleder. Vejlederen fortalte projektlederen, at hun ville sikre sig, at holdmedlemmets adfærd ville vende sig om.

04 Engagerede interessenter

Interessenter på et projekt er mennesker, der har en interesse i projektets succes, men er ikke medlemmer af projektgruppen. De tænker ikke dagligt på projektet som projektleder eller projektmedlemmer gør, men de ønsker at være i gang med kritiske beslutninger og generelle fremskridt i forhold til projektets mål.

Interessenter har deres motivation for at holde sig ajour med projektaktiviteter, men det er projektlederens ansvar at bringe dem i folden på måder, der fremmer arbejdet med projektets mål. I mange tilfælde indebærer dette en delikat balance mellem at få for meget input og få for lidt input. Interessenter kan ikke veje ind på hver beslutning. Det ville moske ned projektet og gøre enhver beslutning en kamp. Omvendt kan interessenter ikke lukkes, fordi et væsentligt aspekt ved næsten hvert projekt er tilfredsstillende interessenter.

05 Dedikerede projektmedlemmer

Projektholdets medlemmer gennemfører arbejdet i projektet. Mange gange er projektmedlemmer tildelt et projekt ud over deres faste opgaver, hvilket betyder, at der ikke er nogen reduktion i andet arbejde for at kompensere for det ekstra arbejde, der er påført projektet. Projektledere kan hjælpe holdmedlemmerne med at forhandle med deres vejledere om dette problem, men projektlederen har ingen kontrol over de ansvarsområder, projektmedlemmer har uden for projektet.

Teammedlemmernes engagement i projektet er meget værdifuldt. Uden hengivenhed glider deadlines, og arbejdsprodukter er ikke af god kvalitet. Dedikerede holdmedlemmer er motiverede til at nå projektets mål rettidigt, inden for budgettet og op til kvalitetsforventninger.