Checkliste for et møde for ansættelsesafslutning

Medarbejdere forlader din organisation af gode grunde og dårlige grunde. På den positive side finder de nye muligheder, går tilbage til skolen, går på pension eller lander deres drømmejob.

Mindre positivt, de fyres for dårlig præstation eller dårlig deltagelse eller oplever en opsving på grund af en nedgang i forretningen. I hvert tilfælde har du brug for en tjekliste for opsigelse af ansættelsesafslutningen for at hjælpe medarbejderens exitproces glat. Her er en stikprøve til ansættelsesafslutningskontrol.

Tjekliste for ansættelsesterminering

Ansattes navn:

Dato:

Indberette Human Resources

_____ Underret HR: Så snart du er opmærksom på og / eller modtager et brev fra en medarbejder, der underretter dig om medarbejderens hensigt om at opsige ansættelsen, skal du meddele dit Human Resources-kontor.

_____ Officiel meddelelse: Hvis en medarbejder fortæller dig om deres hensigt om at forlade din beskæftigelse, så spørg dem om at skrive et opsigelsesbrev, der angiver, at de forlader og deres opsigelsesdato. (Virksomheder anmode om mindst to ugers varsel, når det er muligt og ønskeligt.)

Tilladelser / Adgangsterminering

_____Notify din netværksadministrator: Så snart du ved, at en medarbejder forlader, skal du informere din netværksadministrator eller en anden passende personale person om dato og klokkeslæt for at afslutte medarbejderens adgang til computer- og telefonsystemer. Gør ordninger for, hvordan disse konti bliver sendt til at sikre, at din organisation ikke mister kontakt med kunder og kunder. Desuden skal du deaktivere medarbejderens indbyggede alarmkode, hvis det er relevant.

_____Disable medarbejderbygning eller adgang til ejendomme: Effektiv på opsigelsesdagen, uanset om det er øjeblikkeligt i en affyringssituation eller på en gensidigt aftalt slutdato, skal du opsige medarbejderens bygningsadgang. Afhængigt af dine adgangsmetoder skal du deaktivere medarbejderens bygningens adgangskode, deaktivere indtastningskortet eller indsamle medarbejderens nøgler. Det er i både din bedste interesse og den tidligere medarbejder, at han eller hun ikke kan få adgang til noget selskabs ejendom.

Retur af ejendom

_____ Retur af virksomhedens ejendom: Exiting medarbejdere skal omdanne alle firmaets bøger og materialer, nøgler, id-mærker, computere, mobiltelefoner og andre virksomhedsejede varer.

_____ adgangskoder: Medarbejdere bør give deres vejledere adgangskoder og andre oplysninger om adgang til computerfiler og telefonbeskeder. (Du kan muligvis beholde e-mail- og telefonkonti aktive i et stykke tid til at markere kundekontakter.)

Status for ydelser

_____ Feriepenge og ubrugt sygedag: Afslutte medarbejdere betales op til maksimalt 30 dage for ubrugt, påløbne ferie tid. Hvis medarbejderen har brugt tid endnu ikke påløbet, trækkes betalingen til virksomheden for denne tid fra den sidste lønseddel. (Hvis din virksomhed udpeger et vist antal sygedage, og de er påløbet, skal du også betale medarbejderen for den påløbet tid.)

_____ Benefits status letter: Efter opsigelsen modtager tidligere medarbejdere et brev fra Human Resources kontoret, der beskriver status for deres fordele ved opsigelsen. Dette omfatter livsforsikring, sundhedsdækning, pensionsplan og regningskonto planer. (I USA overholder organisationerne Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act fra 1980 (COBRA) og udvider de berettigede medarbejdere og deres indskrevne afhængige personer ret til at fortsætte dækning af sundhedsplanen i en bestemt periode på egen regning og ved fuld pris.)

_____ Tilbagebetaling af forskud: Eventuelle ubetalte lønudbetalinger vil blive fratrukket medarbejderens endelige check.

_____ Betaling af penge skyldige medarbejderen: Eventuelle ubetalte udgifter til virksomhedens forretningsformål (indregnet på en udgiftsrapport), ubetalte provisioner og bonusser vil blive betalt i den endelige lønseddel.

Fortrolighed og konkurrencedygtige aftaler

_____ Anmeldelse af fortrolighedsaftalen eller konkurrenceaftalen: Enhver fortrolighedsaftale eller konkurrenceaftale, som den spændende medarbejder underskrev, når han påbegynder ansættelsen, bør revideres for at sikre, at medarbejderen forstår, hvad der forventes.

Selvom medarbejderen aldrig har underskrevet et sådant dokument, har de fleste medarbejderhåndbøger en klausul eller adfærdskodeks om ikke at dele fortrolige oplysninger eller forretningshemmeligheder. Gennemgå dette og minde medarbejderen om, at ethvert brud på denne fortrolighed vil blive behandlet.

Afslut Interview

_____ Fortroligt udgangsinterview: Exiting medarbejdere opfordres til at deltage i et fortroligt afslutningsinterview med Human Resources afdeling. (Afslutningsinterviews er en vigtig proces, du kan bruge til at indsamle oplysninger om arbejdsmiljøet i din organisation. Når du har meddelt, at en medarbejder opsiger ansættelsen, planlægger dit HR-kontor et afslutningsinterview. Alle indsamlede oplysninger er fortrolige og rapporteres periodisk form.

_____ Skriftlig tilladelse til reference kontrol: Exiting medarbejdere, der planlægger at søge arbejde, skal underskrive et formular, der giver virksomheden tilladelse til at levere referenceoplysninger, når potentielle arbejdsgivere ringer.

_____ Giv medarbejderen en adresseopdateringsformular for at udfylde, hvis de flytter. Specielt for store virksomheder, eller dem med høj omsætning, vil W-2s komme tilbage som ikke-leverbare, hvis adressen er ændret. Uden ny kontaktinformation er det svært at levere nødvendig information til den tidligere medarbejder. Som backup skal du kontrollere, at medarbejderens beredskabsoplysninger er opdaterede, og at du kan kontakte den pågældende person for at finde dem, hvis du har problemer med at få deres W2'er til dem.