3 scenarier, når kommunikationen online ikke er korrekt

Der er så mange måder vi kommunikerer online. Der er e-mails, sms'er eller messaging via en af ​​de mange apps derude, der understøtter det. Men at bruge e-mail eller messaging er ikke altid den mest effektive måde at kommunikere på.

Under visse omstændigheder bør du undgå dem. Sikker på, det er nemt at gemme sig bag din computer og sige, hvad du vil sige via tastaturet. Men nogle gange skal du træde ud i verden og bruge din stemme.

Her er tre situationer, hvor det ville være bedre, hvis du ikke ramte send.

Undgå at ramme Send for at løse konflikt

Vi har alle været del af en email- eller meddelelsestreng mellem to parter, der forsøger at løse et problem. Nogle gange kan du være en af ​​de to hoveddeltagere, eller måske er du simpelthen en af ​​mange mennesker, der følte sig tvunget til at medtage dig.

Med hvert e-mail eller besked svar, eskalerer problemet. I sidste ende er det måske et relativt lille problem, der er blevet en meget større. Dette resulterer normalt i et møde mellem de to parter såvel som en vejleder eller leder for at løse konflikten.

I stedet for at bruge e-mail eller besked til at løse konflikter, skal du enten ringe til personen eller planlægge et møde fra ansigt til ansigt. Hvis du er modtager af en e-mail eller besked fra en anden, der forsøger at løse et problem, skal du modstå fristelsen til at reagere via e-mail. Hent telefonen eller gå ind på den anden persons kontor og sig: "Jeg har modtaget din e-mail og troede det kunne være bedre, hvis vi diskuterede denne situation en-til-en i modsætning til via e-mail. Har du et par minutter at tale?"

Hvis e-mail er din eneste mulighed, skal du ikke kopiere andre mennesker på den. Det gør det eskalerer problemet. Hvis du er i modtagende ende af en sådan email, skal du ikke trykke på "svar alle". Du skal blot svare kun til den person, der sendte emailen. Hvis du "svarer alle", skal dit svar sige: "Jeg sætter pris på dig, der bringer denne situation til min opmærksomhed. Jeg ringer til dig et øjeblik for at diskutere." Dette vil advare alle, der er blevet kopieret, at du tager hånd om situationen en-til-en.

Undgå at ramme send, når du er uoprettet

Efter en forstyrrende situation eller interaktion er det, vi har brug for, en køleperiode. Email og messaging lænker ikke sig til dette; det er øjeblikkeligt ved design. I stedet, når du har roet ned, skal du ringe eller besøge den enkelte for at diskutere situationen. Hvis du er på den modtagende ende af en scathing-email, undgå trang til at svare. Giv dig tid til at roe ned og derefter ringe til personen og bede om at diskutere ansigt til ansigt.

I fremtiden skal du på forhånd bestemme, at du aldrig vil bruge e-mail eller beskeder, når du er ked af det. Gør dette en uforhandlingspagt med dig selv.

Hvis du føler behov for at skrive noget, når du er ked af det, skal du skrive en besked. Indtast det ikke i e-mail, selvom du ikke har til hensigt at sende beskeden. Du ville ikke være den første person, der ved et uheld slog "send" i stedet for "gem" knappen.

Undgå at ramme Send for at sende dårlige nyheder

Ingen kan lide at modtage dårlige nyheder og modtage den via e-mail eller en besked kan tilføje salt til såret. Har du nogensinde sendt en e-mail til en kunde for at fortælle dem, at deres ordre var forsinket?

Hvis svaret på et af disse spørgsmål er ja, skal du stoppe med at bruge e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder. Brug af e-mail eller besked til at kommunikere dårlige nyheder kan sende den besked, du ikke er ligeglad med, eller at problemet ikke er vigtigt nok til at berettige din personlige opmærksomhed. Når du bruger e-mail eller beskeder til at kommunikere dårlige nyheder, har du ingen måde at bedømme personens reaktion på. Mest sandsynligt vil folk blive skuffede eller forstyrrede. Hvis du ikke leverer nyhederne personligt, kan deres følelser af skuffelse eskalere og skabe en endnu værre situation.

Endelig, når du bruger e-mail eller beskeder i dette scenario, vises du fejligt. Kunder, kolleger, chefer og venner sætter pris på mennesker, der har mod til at kommunikere dårlige nyheder personligt.

Hvis du er usikker på, om din besked kvalificerer som dårlige nyheder, så spørg dig selv: "Vil jeg gerne modtage en e-mail eller besked med denne type nyheder, eller vil jeg helst have det kommunikeret personligt?". Derefter handle i overensstemmelse hermed.

Mens der ikke er nogen tvivl om, at e-mail eller messaging er et hurtigt og effektivt kommunikationsmiddel, er det ikke altid en passende løsning. Følg ovenstående retningslinjer og undgå at bruge e-mail eller besked, når det er upassende at gøre det.