E-mail hilsner, der får læsning

Ifølge BusinessInsider.com tildeler den gennemsnitlige medarbejder omkring 25 procent af hans dag til at sloge igennem hundredvis af e-mails. Mens nogle mennesker har brug for en børste op på e-mail-etiketten, gør andre fejl, simpelthen fordi de er overvældet med det rene kommunikationsvolumen.

Under din jobsøgning vil du sandsynligvis sende mange, mange e-mails, herunder afdækningsbreve, taknotater og meddelelser til jobsøgningsrelaterede forbindelser.

Tag dig tid til at undgå at gøre pinlige fejl, som for eksempel stavefejlens navn, og sørg for at skrive noter, der får et svar.

Start med en professionel hilsen

Stræb efter klarhed i din emnelinje. Vælg noget direkte, der identificerer formålet med din e-mail, som "mødetid ændret" eller "hurtig forespørgsel om dit forslag."

Undgå at dingle en gulerod med en teaser som "Jeg skal informere dig …", der forsøger at lokke læsningen til at åbne e-mailen for at komme til din hensigt. Folk beslutter ofte om at åbne en email baseret på emnelinjen, så vælg en, der klart angiver dit formål.

Brug en professionel hilsen. Medtag en passende hilsen for omstændighederne og modtageren. Visse hilsner arbejder i en email, men bruges ikke i et almindeligt brev, mens nogle hilsner virker for begge.

Vælg en hilsen baseret på hvor godt du kender den person, du skriver, og hvilken type besked du sender. For eksempel, hvis du skriver til nogen du kender, "Hej Jim" er passende. "Kære Mr./Ms. Smith" ville være passende, når du ansøger om et job eller skriver et forretningsbrev.

Undgå at åbne en email med "hey", som lyder meget uformelt og generelt ikke brugt på arbejdspladsen. Også vild fra "Hej folk" eller "Hej gutter", selvom karakteren af ​​din email er afslappet.

Gratulationseksempler

• Kære Fornavn Efternavn (dette virker godt, hvis du ikke kender kønet til den person, du skriver til)
• Kære Fornavn (når du sender en e-mail til en person)
• Hej fornavn (Når du sender en e-mail til en person)
• Kære Mr./Ms. Efternavn
• Kære Mr./Ms. Fornavn efternavn
• Kære Dr. Efternavn
• Til hvem det måtte vedrøre
• Kære Human Resources Manager
• Kære Ansættelsesleder

Brug den korrekte tegnsætning efter din hilsen. For mere formelle e-mails, brug et semikolon efter navnet. For folk du kender eller mere afslappet korrespondance, brug et komma efter hilsenavnet.

Undgå almindelige fejl

Når du skriver en e-mail, sker der nogle gange nogle fejl, når folk skynder sig for hurtigt at slette en besked. Tag dig tid til at gennemgå din besked og udfør følgende trin.

• Tilføj e-mail-adressen sidst.Hvis du ikke har mulighed for at afvise en email, skal du tilføje adressen sidst, hvis du har en hurtig udløsers finger. Indsæt kun modtagerens navn, når du er sikker på, at din email er klar til at gå.
• Undgå den gamle "svar alle" fejl.Se din udløsningsfinger, når du rammer "Besvar alle." Overvej, om alle på listen virkelig skal læse hvad du skal sige. Vær også opmærksom på ældre e-mails i kæden, som du måske ikke vil have nogen på listen Besvar alle for at se.
• Gå let på humor. Humor kan være svært at skelne i en email, da din tone ikke nødvendigvis skinner igennem. Uden kropssprog, ansigtsudtryk eller kadence kan humor falde eller endog utilsigtet fornærme en læser. Spil det sikkert og lad det være.

• Korrekturlæst.Gør ikke fejlen ved at tro, at folk vil tilgive skrivefelter i uformelle e-mails, eller at fejl vil blive tolereret, hvis du skriver på din telefon. Du kan blive dømt hårdt ved fejl i din email, især hvis de er uhyre. Stol ikke på en stavekontrol, som ofte kan vælge det forkerte ord for dig. Prooflæse dine e-mails ligesom du ville have noget vigtigt dokument. Kontroller og kontroller altid, at du har stavet folks navne korrekt.
• Brug ikke emojis eller humørikoner. Flere og flere e-mail-meddelelser er begyndt at ligne tekstbeskeder. Arbejdspladsbeskeder indebærer nu nogle gange "thumbs up" emojis eller smiley faces. Selvom de bliver mere almindelige, undgå emojis og humørikoner i formelle korrespondance. Hvis din email hilsen indeholder en persons efternavn, det er et sikkert tegn, du skal forlade emojis og humørikoner.

• Husk at e-mail varer for evigt.Tænk to gange, før du mailer noget personligt eller fortroligt, skyder en person via e-mail, afværger nogen eller svarer med vrede. Selv slette e-mails kan genopstå fra data backup.

Sådanne interaktioner kan bedre gøres personligt. Anvend 24-timers regel. Hvis du ikke er sikker på, om du skal sende beskeden, skal du vente til den næste dag for at beslutte. En anden god tommelfingerregel: Skriv ikke noget i en e-mail, som du ikke ville være villig til at have delt offentligt, f.eks. I en deponering eller på sociale medier.