I Forsvaret af det Messy Desk

Hver dag bliver flere og flere oplysninger kastet på dig. Ny mail, rapporter fra forskellige udvalg, fakturaer, forslag og mere alle ramte dit skrivebord flere gange om dagen. Du er for travl til at håndtere det med det samme, så det begynder bare at pile op. Dit skrivebord begynder at ligne en krigszone.

Problemet her er ikke, at dit skrivebord er rodet; problemet er, at vigtige ting går tabt. Det bliver enten begravet af nyt materiale, der kommer ind, eller det er i det nye materiale, men det mærkes ikke. Som følge heraf bruger du for meget tid på ting, der er simpelthen presserende snarere end dem, der er vigtige.

Når din chef ønsker at vide, hvor snart hun kan få den pågældende rapport til næstformanden, vil du ikke fortælle hende, at du ikke har noteret notatet hun sendte dig til at anmelde rapporten. Ligeledes vil din chef være begejstret for at høre, at layoutet for den nye produktlinje er forsinket, fordi du satte det til side, og det blev dækket, og du har glemt det.

Nogle mennesker vil fortælle dig, at den bedste måde at løse dette problem på er et rent skrivebord. Andre siger et rod er okay. Hvem har ret?

Cluttered Desk, Cluttered Mind

Ikke for længe siden var der et populært udtryk 'et rotet skrivebord er et tegn på et rodet sind.' Dette udtryk gav anledning til en hel industri, der var designet til at hjælpe virksomhedsledere med at rense deres skriveborde som et tegn på deres mentale skarphed.

Uden tvivl har du set film, hvor chefen sidder på sit kontor på toppen af ​​en downtown skyskraber. Han sidder bag et glasbord med ingen skuffer. Den eneste udsmykning er det imponerende pen sæt til at underskrive vigtige dokumenter og en telefon eller intercom, så han kan give ordrer.

På den anden side…

Mange mennesker ser ikke noget galt med bunker papir, der dækker skrivebordet, endda spilder på stolen sæder og kontor gulv. De citerer adage som 'et rotet skrivebord er et tegn på geni' og 'et rodet skrivebord er kun et tegn på et rodet skrivebord.'

Vi kender alle en person, hvis skrivebord er sådan. Du kan ikke se, hvordan de selv kan fortælle om skrivebordet er metal eller træ. Men når du beder dem om noget, går de lige til en bunke, bladrer gennem 2 eller 3 ark og trækker ud, hvad du bad om.

Hvad virker for dig

Begge sider er korrekte. Spørgsmålet er ikke, hvilket er korrekt. Spørgsmålet er, som vil gøre dig mere effektiv. Der er nogle grundlæggende retningslinjer, der gælder for begge tilgange, men nøglen er at arbejde på en måde, der giver dig mulighed for at være mest effektive. Næsten alle er nødt til at slippe af med noget af rod på toppen af ​​deres skrivebord, men at have ikke mere end et enkelt emne på dit skrivebord på et tidspunkt vil ikke virke for mange af os.

Mange mennesker arbejder på flere projekter på samme tid (eller næsten samme tid). Kreative typer føler behovet for inspiration omkring dem. Detailorienterede personer har brug for mængder referencemateriale tæt på hånden. Nogle mennesker føler sig bunker med arbejde, så de ser travle ud og holder dem så sikrere i afgangstidspunkter. Andre føler, at et rent skrivebord viser, hvor effektivt de er ved at få arbejdet udført. Det vigtige er at gøre hvad der virker for dig.

Sådan Tæm Monsteret

Uanset om du går til det sterile glasskrivebord eller blot ønsker at bringe lidt mere orden til dit skrivebords kaos, er der nogle grundlæggende retningslinjer:

• Virkelig ønsker at forbedre: Vi anbefaler ikke den alvorlige tilgang, som nogle gør. Desværre forlader det undskyldninger for at være for let på dig selv. Dette forsøg på at gøre dit skrivebord mindre rodet og mere effektivt afhænger af, at du gør en seriøs indsats.
• Hold, Toss eller Flyt: Find tre beholdere. Mærk den mindste "holde". Mærk den største "kaste". Har en anden beholder mærket "move." De virkelig vigtige ting vil gå ind i din beholder, der skal sorteres senere. Alt, hvad du vil tage hjem eller give væk, går ind i "flyt" -beholderen. Alt andet går ind i kastebeholderen.

• Start med den ældste: Du kan fortælle ved at se på dem, hvilken bunke er den ældste. Normalt er det længst væk fra din stol. Det vil være nemmest at smide emner fra denne bunke.
• Vurder kun hvert stykke én gang: Kig på hvert element i bunken. Bestem hvilken beholder den vil gå ind i. Du kan ikke sætte det tilbage på dit skrivebord til senere, du skal beslutte nu. Sæt alt i en af ​​de tre beholdere. Der er ingen anden mulighed.
• Spørg dig selv her: Det første spørgsmål er "har jeg det her et andet sted, eller kan jeg få det fra nogen?" Hvis du har en kopi i din e-mail, eller i en rapport eller på skrivebordet til den person, der udarbejdede markedsanalysen mv. Behøver du ikke at beholde en anden kopi. Kaste det. Så spørg "hvorfor har jeg brug for dette?" Hvis svaret er a) at gribe ind på det, b) at gøre noget med det, når jeg får mere information fra nogen, eller c) at henvise til som jeg gør andet arbejde, sætte det i holdebunken. (Når du er færdig med ruden, vil du genindstille din bunke ved de tre kategorier, så lad dem adskille dem nu. Det sparer tid senere.) Hvis dit svar var noget andet, skal du smide det pågældende emne.

• Vær hensynsløs og modig: Når du skrider frem gennem hver bunke, bliver tættere og tæt på de ting, der netop er kommet, være hensynsløse i dine beslutninger. Tag ingen fanger. Hvis du virkelig ikke har brug for det, skal du smide det. Og vær modig. Ikke hænge på noget, bare fordi nogen måske spørger dig noget om det en dag. Byg ikke en fæstning af papir for at beskytte dig selv.

Administrer problemet

Dit skrivebord behøver ikke at være sterilt og helt blottet for papir, selv om det kan være, hvis det hjælper. Dit mål er at organisere dit skrivebord, så det maksimerer din effektivitet. Hvis det betyder et par flere bunker på dit skrivebord end personen ved siden af, er det okay - forudsat at alt, hvad du holdt, hjælper dig med at opfylde dit mål om øget effektivitet.