Sådan laver du en opgaveliste: Management Tips

Vi har gjort alt for at gøre lister. På en eller anden måde synes det aldrig at være nok timer på dagen til at udføre alle ting på din opgaveliste. Her er et system, der virker - og det kan også fungere for dig.

En liste er ikke nok

At lave en "ting at lave liste" er ikke nok. Du skal rangere dem. Du skal vide, hvilke opgaver der er vigtigere, så du kan fokusere på dem. Så skal du allokere ressourcer til disse ting, måle dine fremskridt og belønne dig selv for dine succeser.

Ranking

Liste over alle dine ting i et regneark, selv om du også kan gøre dem på papir. Du kan også sætte dem på din computer eller smartphone, skrive dem på din kalender eller indsende dem i en tidsstyringssoftware.

Det første skridt er at liste alt, hvad du skal gøre. Derefter tildele en rang til dem, så du kan fokusere på de vigtige ting.

Brug en A, B, C rangering. A-listen er de ting, jeg skal få gjort i dag, før jeg tager afsted. B-listen er ting, du skal få gjort, men ikke nødvendigvis i dag. Endelig er C-listen de ting, du har brug for at finde tid til at gøre snart.

Du kan måske godt finde ud af, at ting på C-listen og endda B-listen bare aldrig bliver færdige. I en Operations Manager position for flere år siden, fandt jeg mig selv mere og mere frustreret over min A-liste. Jeg var ikke alene ved at komme igennem det hver dag, som jeg altid havde før, men A-listen fortsatte med at vokse. Det var da jeg regnede med, hvad jeg skulle gøre for at gøre min arbejde til mig, og jeg udviklede et system som gjorde arbejde.

Tidsadministration

Det var ikke nok at vide, hvad der var vigtigt; hvad lavede A-listen. Jeg havde også brug for at vide, hvor længe tingene ville tage, og hvor meget tid jeg skulle bruge på dem. Jeg tilføjede en kolonne til min opgaveliste med den anslåede tid, hver opgave skal tage, og en tilstødende kolonne med den kumulative total.

Så gjorde jeg en simpel tidsstudie. Som jeg gjorde hver opgave skrev jeg ned, hvad jeg gjorde og start- og sluttiderne. Jeg holdt styr på en hel dag. Så gentog jeg det et par uger senere på en anden dag. Det var ikke en udtømmende undersøgelse på nogen måde, men det gav mig lidt indsigt. Som Operations Manager blev meget af min dag optaget af afbrydelser - der handlede om begivenheder, der skete, kriser, der opstod eller problemer, der skulle løses. I gennemsnit forbruges disse afbrydelser fire timer om dagen. Da jeg typisk arbejder en ti-timers dag, forlod jeg mig seks timer om dagen for tingene på min opgaveliste.

Hver aften, før jeg forlod kontoret, ville jeg opdatere min opgaveliste. Jeg ville slette de ting, jeg havde afsluttet, delegeret eller nedgraderet, tilføj de nye ting, der var kommet op, omarrangere prioriteterne for at få de vigtigste opgaver øverst og tildele estimeret tid til hver. Så ville jeg gå ned på listen til den seks timers mark og tegne en linje. Det blev mit mål for den næste dag.

Beløn ​​dig selv

Ofte faldt den linje et eller andet sted på min A-liste. Sjældent var det overalt i bunden. Men det var mit mål. Hvis jeg slog eller passerede linjen, gik jeg hjem, som om det var en produktiv og vellykket dag. I stedet for at slå mig op over de ting, jeg ikke havde kunnet komme til, anerkendte jeg min succes ved at have mødt eller slået mit mål. Næste dag var jeg nødt til at starte helt igen og nå frem til det nye mål, men jeg gjorde det ud fra perspektivet af at bygge på tidligere succes snarere end fra frustrationen af, at jeg hele tiden havde mere at gøre, end jeg havde tid til at opnå.

Du har brug for et system

For at være vellykket skal du udvikle et system til at styre din tid, så du kan blive mere færdig på den tid du har. Hvis din målgruppe på din opgaveliste altid er tæt på toppen, vil din chef begynde at lede efter en anden, der kan arbejde lidt længere nede på listen hver dag. Nedenfor kan du tjekke nogle ressourcer for at hjælpe dig med at gøre et bedre arbejde med time management.

Administrer dette problem

Angiv de opgaver, du skal gøre. Prioritere dem, der er vigtige, ikke bare haster. Har en plan for, hvad der skal udføres hver dag. Arbejde mod den plan. Beløn ​​dig selv, når du mødes eller slår dit mål.