Eksempel på Business Letter Layout

Når du skriver et forretningsbrev, er layoutet af dit brev vigtigt, så det bliver let at læse og ser professionelt ud. Så er din brug af en passende hilsen og lukning, din stavemåde og grammatik, og tonen du anvender.

Her er oplysninger om forretningsbrev, herunder valg af skrifttype, afsnitsparametre, formatering, margener, hvad der skal medtages i hvert afsnit, hvordan man lukker brevet og et eksempel på det korrekte layout for et forretningsbrev.

Letter skrifttype og mellemrum

• Korrekt plads layoutet af de forretningsbrev du skriver med plads mellem overskriften, hilsen, hvert afsnit, lukningen og din underskrift.
• Enkeltrum dit brev og efterlad et mellemrum mellem hvert afsnit. Når du sender typede bogstaver, skal du forlade to mellemrum før og efter din skriftlige underskrift.
• Venstre retfærdiggør dit brev, så dine kontaktoplysninger, datoen, brevet og din underskrift er alle justeret til venstre.
• Brug en almindelig skrifttype som Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri eller Verdana. Sørg for, at skrifttypestørrelsen du bruger, er stor nok til, at din læser ikke behøver at nå deres briller - standard skrifttypestørrelse for disse skrifttyper er 10 point eller 12 point.

Hvis du sender dit forretningsbrev til en meget konservativ organisation, er det bedst at bruge den traditionelle Times New Roman 12-punkts skrifttype. Brug under ingen omstændigheder fancy skrifttyper som Comic Sans eller håndskriftsfonter som Lucida på business korrespondance.

Business Letter Etiquette and Tone

• hilsen: Det er stadig standard at bruge modtagerens titel (hr., Fru, fru, dr. Professor, dommer) før deres efternavne i hilsen til formelle forretningskorrespondance (eksempel: "kære mr smith"). Ordet "Kære" skal altid gå forud for modtagerens navn; Brug ikke deres navn af sig selv, som du måske gør i tilfældig korrespondance. På samme måde skal du undgå at starte forretningskorrespondance med åbninger som "Hej", "Hej" eller "God morgen". Forretningsbreve skal altid begynde med "Kære modtagerens titel og navn" medmindre du bruger hilsen "til hvem det Kan være bekymret "(i tilfælde, hvor du ikke kender modtagerens navn).

• Lukning: Din lukning er nødt til at fejle på den konservative side. Accepterbare lukninger til brug omfatter: "Med venlig hilsen", Med venlig hilsen, "Med venlig hilsen", "Hilsen". "Tak," "Tak for din overvejelse", "Respektivt" og "Meget respektfuldt" (dette ofte forkortet "V / R" er almindelig i forbindelse med militærbranchen). Brug ikke afslappede lukninger som: "Senere", "Skål", "Cordially", "Tak !," "TTYL" eller "Warmly."
• Ordvalg og grammatik: Selvom dit ordvalg for forretningsbrev ikke skal være for stilet, blomstrende eller udsmykkede, bør du også undgå at bruge slang, forkortelser / akronymer, emojis eller tekst-tale. På ingen måde bør du bruge sætningsfragmenterne, der almindeligvis anvendes ved tekstning. I stedet skal du bruge komplette sætninger og holde øje med kommasplitninger (hvor to komplette sætninger er forbundet med et komma). Prooflæst omhyggeligt til stavefejl og grammatiske fejl.

• Papir: Hvis du udarbejder et formelt forretningsbrev, der skal sendes i modsætning til en e-mail, skal papiret du bruger være et standard hvidbindingpapir af en anstændig vægt - brug ikke den slags farvet eller flamboyant papirvarer, der kan bruges til markedsføring "Junk mail." Det er fint at medtage et simpelt forretningslogo øverst på papiret.

Eksempel på Business Letter Layout

Dine kontaktoplysninger

Dit navn

Din adresse

Din by, statens postnummer

Dit telefonnummer

Din email adresse

Dato

Modtagers kontaktoplysninger

Navn

Titel

Selskab

Adresse

By, postnummer

Salutation

Kære Mr./Ms. Efternavn:

Brevbogstav

Det første afsnit i dit forretningsbrev skal give en introduktion til, hvorfor du skriver.

Derefter giver i de følgende afsnit flere oplysninger og detaljer om din anmodning.

Det sidste afsnit skal gentage årsagen til, at du skriver og takker læseren for at gennemgå din anmodning.

Lukning:

Respektivt din, Underskrift:

Håndskrevet signatur (for en kopi brev)

Typet signatur

Gennemgå en Sample Business Letter

Dette er et forretningsbrev eksempel. Hent skabelonen til virksomhedsbogstav (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.

Download Word-skabelonen

Gennemgå en eksempelsagbog (tekstversion)

Xavier Lau

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1. september 2018

Portia Lee

Ejer

Acme Travel

321 Metropolis Ave.

New City, NY 12345

Kære Ms Lee:

Jeg skriver til dig i dag på vegne af Happyland Helpers. Vi er en lille organisation, der hjælper lavindkomstfamilier, der har brug for efterskolepleje til deres småbørn. Vi tilbyder tilskud til familier og gratis transport til deres børn, så de kan deltage i et af de lokale efterskoleophold.

Hvert år holder vi en fundraising event: Happyland Carnival på Floyd Rosedale Middle School. Jeg håber du kan være interesseret i at donere til vores stille auktion og tombola.

Vi leder efter varer som gavekurve, husholdningsartikler, legetøj og andre nyttige ting. Kontantdonationer er også værdsat, hvis du foretrækker det. I år vil alle indtægter gå i retning af at købe den nye vare, som vi har brug for at transportere børnene.

Hvis du er interesseret i at give en donation, så giv mig besked via email [email protected] eller via mobiltelefon (555-555-5555) hvis du har spørgsmål.

Med venlig hilsen

Xavier Lau