Hvad hører til en medarbejderpersonalfil?

Medarbejderpersonalfilen er den vigtigste medarbejderfil, der indeholder ansættelsesforholdets historie fra ansættelsesansøgning via et udgangssamtale og ansættelsesdokumentation. Kun medarbejdere og medarbejderens nærmeste tilsynsførende og leder kan have adgang til oplysningerne i medarbejderpersonalfilen, og det forlader aldrig Human Resources-kontoret.

Medarbejderpersonalfilen gemmes generelt i et låst, brandsikkert arkivskab på en låst lokalitet, som er tilgængelig for medarbejdere fra Human Resources. Fortroligheden af ​​medarbejderoplysningerne i personalebladet er af afgørende betydning.

Af alle de medarbejderfiler, der er opbevaret i virksomheden, er medarbejderpersonalfilen hyppigst tilgængelig dag for dag til orientering fra arbejdsgiver, supervisor eller personale.

Overvejelser om medarbejderpersonalfilindhold

De grundlæggende principper og spørgsmål, der skal overvejes, når der indsendes et dokument i en medarbejderpersonalfil, er disse.

• Har arbejdsgiveren brug for et bestemt dokument for at begrunde afgørelser, hvis arbejdsgiveren blev sagsøgt? Ville arbejdsgiveren have brug for dokumentet i en domstol?
• Kender medarbejderen og forstår, at dokumentet vil blive arkiveret i hans eller hendes personaleport? I de fleste tilfælde bør arbejdsgiverne underskrive dokumentet, ikke at give udtryk for enighed med indholdet af dokumentet, men at anerkende, at de er opmærksomme på og har læst dokumentet.
• Ingen overraskelser, udtalelser eller personlige noter om medarbejderen nogensinde skal placeres i en medarbejderpersonalfil. Bare fakta, ingen spekulative tanker, tilhører en medarbejderpersonalfil.

Indholdet af en medarbejderpersonalfil

Følgende er anbefalinger om den dokumentation, som en arbejdsgiver skal opbevare i en medarbejderpersonalfil.

Beskæftigelseshistorie

• Jobansøgning
• Genoptag
• Genoptag følgebrev
• Uddannelsesverifikation
• Beskæftigelse verifikation
• Afvisning brev
• Placer jobbeskrivelse
• Job analyse poster
• Jobtilbud brev eller ansættelseskontrakt
• Beskæftigelsesbureau eller midlertidig agentur aftale, hvis brugt
• Nødkontaktoplysninger
• Signeret medarbejderhåndbogbekræftelsesformular, der viser modtagelsen af ​​medarbejderhåndbogen
• Checkliste fra ny medarbejderorientering, der viser emner, der er omfattet og af hvem
• Eventuelle omstillingsaftaler og dokumentation
• Enhver kontrakt, skriftlig aftale, kvittering eller bekræftelse mellem medarbejderen og arbejdsgiveren (såsom en ikke-indgået aftale, en ansættelseskontrakt eller en aftale vedrørende en bil, der leveres af firmaet)

• Ansættelseslivets officielle formularer, herunder anmodninger om overførsel, forfremmelse, interne jobansøgninger og så videre
• Eventuel anden dokumentation vedrørende beskæftigelse

Medarbejderudvikling, udviklingsplaner og forbedring

• Kopier af eventuelle præstationsvurderinger eller medarbejderudviklingsplaner
• Medarbejder selvvurderinger
• Optegnelser fra nogen formelle rådgivningssessioner
• Noter om deltagelse eller tardiness
• Præstationsforbedring plan dokumentation
• Disciplinære handlingsrapporter
• Medarbejder anerkendelse fremlagt som certifikater, anerkendelsesbreve og så videre
• Medarbejder formelle forslag og anbefalinger, organisationsresponser
• Træningsoptegnelser
• Anmodninger om uddannelse
• Kompetencevurderinger
• Uddannelsesklasse eller session notifikationer eller tidsplaner

• Behov vurderinger bedømt
• Uddannelsesudgiftsrapporter
• Klager fra kunder eller kolleger

Beskæftigelsesoptegnelser

• Ansatte opsigelsesbrev
• Afslut interviews dokumentation
• Cobra anmeldelse
• Beskæftigelse slutter tjekliste
• Endelig regnskabsføring for alle aspekter af medarbejderens beskæftigelse som den endelige lønseddel, feriepenge, tilbagelevering af virksomhedsejendomme og så videre