Oversigt over personalefiler og prøvefilpolitik

En personaledokument er en arbejdsgivernes gemte dokumentation af historien og statusen for hele ansættelsesforholdet med en enkelt medarbejder. Arbejdsgiveren opbevarer denne beskæftigelsesdokumentation i en personaledokument af tre grunde.

• Arbejdsgiveren ønsker at have præcise oplysninger handy og organiseret, når du har brug for adgang til oplysningerne af en eller anden grund. Ændringer i nødkontakter, medarbejderadresser, overvågning af præstationsevalueringer, disciplinære breve, medarbejdergenkendelse og materiale til ansættelsesansøgning er eksempler på de slags oplysninger, som arbejdsgiveren vil have mulighed for hurtigt at få adgang til.
• Arbejdsgiveren skal beholde dokumentation om personalspørgsmål som medarbejdervalg, præstationer, arbejdshistorie, kompensationsgrundlag og interne forfremmelsesanvendelser, for blot at nævne nogle få.

  En EEOC-påstand, en retssag eller endda behovet for at retfærdiggøre manglen på en hæve eller forfremmelse til en medarbejder kræver, at arbejdsgiveren har indsamlet og bevaret denne type medarbejderdokumentation.

• Nogle medarbejderposter kræves af føderale eller statslige regeringer for arbejdsgivere at beholde. At organisere medarbejderoplysningerne i en personaledatabase giver mening for adgang og lovlig overholdelse og beredskab.

Typer af personalefiler

En arbejdsgiver fastholder generelt flere typer af personaledokumenter til erhvervsmæssig brug, for medarbejderes fortrolighed, for privatlivets fred og for lovlig overholdelse. Jeg er uvidende om nogen lov, der siger, hvor mange filer en arbejdsgiver skal holde.

Der er dog mange love, og der er personalets bedste praksis for medarbejders fortrolighed, der styrer indholdet af personaledokumenter, og hvem har adgang til disse oplysninger. Det er de personaledokumenter, som de fleste arbejdsgivere i USA opretholder. (Verdensomspændende love og praksis kan variere.)

• Personale fil: Dette er den vigtigste medarbejderfil, der indeholder ansættelsesforholdets historie.
• Lønningsfil: Du vil opretholde en separat fil for alle lønproblemer vedrørende løn og fordele.
• Medarbejdermedicinsk fil: Den føderale Health Insurance Portability and Accountability Act fra 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgiverne beskytter medarbejderens journaler som fortrolige.
• I-9 Medarbejderformer: Du skal opretholde en særskilt fil for alle medarbejdere (ikke pr. Medarbejder) I-9-formularer, da du ikke vil have statsansatte, der har tilladelse til at kontrollere disse formularer under forskellige omstændigheder, gennemse dine vigtigste fortrolige medarbejderpersonalfiler.

Medarbejderadgang til personalefiler

Medarbejdere har adgang til deres medarbejderspecifikke filer under vejledning og overvågning af personalets personale. Ansattes personalefiler anses for at være arbejdsgiverens ejendom, der har ansvaret for at opretholde og beskytte dem.

Prøvepersonalfilpolitik

Følgende er en prøvepersonalfilpolitik til brug i din virksomhed. Det diskuterer de forskellige filer, der anbefales, og hvem skal have adgang til hver fil.

Prøvepolitik

Selskabet opretholder tre medarbejderfiler for hver medarbejder.

EN personals fil opretholdes for hver medarbejder af (Dit firmanavn). Disse personaledokumenter indeholder fortrolige dokumenter og forvaltes og vedligeholdes af personalets personale.

Adgang til denne fil er begrænset til HR-medarbejdere og forudsætter, at hver medarbejders leder vedligeholder sin egen fil med dokumenter, der er relevante for medarbejderens arbejde.

Typiske dokumenter i en personaledokument omfatter ansættelsesansøgningen, en familie beredskabsblanket, dokumenteret disciplinærsagshistorie, et CV, medarbejderhåndbog og arbejdsgiver-arbejdsgiver, underskriver ark, aktuelle personlige oplysninger og jobhenvisninger.

Ikke alle personaledokumenter indeholder de samme dokumenter, men hver personaledatabase har nogle dokumenter, der er de samme.

Lønningsfiler opretholdes også; lønliste filer indeholder en historie om medarbejderens job, afdelinger, kompensationsændringer og så videre. Adgang til lønlistefilen er begrænset til det relevante regnskabs- og HR-personale.

en medarbejder medicinsk fil er også vedligeholdt. Indholdet af den medicinske fil er ikke tilgængelig for nogen, undtagen personaleudpeget personale og den medarbejder, hvis arkiver bevares i filen. Med dit firmanavn modtager medicinske filer den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed.

En medarbejder kan se hans eller hendes personaledat ved at kontakte en medarbejder hos medarbejdere under normal arbejdstid. Ingen medarbejder må ændre eller fjerne noget dokument fra hans eller hendes personaleblad, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.

Også kendt sommedarbejder filer, medarbejder optegnelser, human resources filer, dokumentation

Ansvarsfraskrivelse - Bemærk venligst:

Susan Heathfield gør sit yderste for at tilbyde præcis, sans fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver og arbejdsplads rådgivning både på denne hjemmeside og knyttet til fra denne hjemmeside, men hun er ikke en advokat og indholdet på webstedet, mens autoritativ, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed, og skal ikke fortolkes som juridisk rådgivning.

Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, altid søge juridisk rådgivning eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer, for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.