Administrere ændringer på arbejdsprojekter

Projektledere bruger meget tid til at producere planer og fastlægge holdets mål. Sponsorer, interessenter og hold spenderer så meget tid på at ændre arbejdets omfang og udrulningsprocessen. At have en klar, let forandringsstyringsproces på plads og et øje med det større billede, selvom nogle af detaljerne skifter, går langt i retning af at holde projektet fremad og giver dig mulighed for at holde dig cool.

Acceptér, at forandring sker

Ændringer sker på stort set alle punkter i projektledelsens livscyklus. At anerkende, at ændringer er uundgåelige - faktisk ofte gavnlige - dele af processen giver de bedste projektledere mulighed for at vedtage mere agile tilgange til planlægning og gennemførelse. At have strategier på plads til effektivt at håndtere forandringer, når de opstår, er den hurtigste måde at holde alles øje på præmien, selv i lyset af, hvad der til tider kan virke konstant skift i retning.

En defineret, struktureret ændringsstyringsproces er din udførelses playbook; din strategi 'bibel'. Det vil for dig definere, hvordan du bedst kan reagere som leder til forslag - selv krav - for ændringer i udviklingsprocessen. Det vil hjælpe dig med at navigere, yndefuldt og med sikkerhed, undertiden omstridte samarbejdslandskaber mod opfyldelsen af ​​alle parters ultimative mål.

Ændringsstyringsprocessen

Forandringsstyringsprocessen ser sådan ud:

• Modtag anmodning / efterspørgsel efter ændring i proces på projekt
• Bedøm ændring anmodning / efterspørgsel med fokus på projekt budget vedrørende:
• materialer
• eventuelle relevante tilladelseskrav
• mandetimer
• tid tabt / gevundet
• Forbered og præsentér for at projicere aktionærer / kontakt dine anbefalinger for, hvordan du fortsætter i forhold til anmodning (er)
• Modtag beslutning om godkendelse eller afvisning af aktionærerne for at fortsætte

Lad os se på hver af disse trin igen:

Modtag anmodning / anmodning om ændring i proces på projekt

Du modtager en anmodning om at ændre projektet på hundredvis af forskellige måder: i et møde, via e-mail, på telefonen, i korridoren, når du haster ud af kontoret om aftenen.Ideelt set får du oplysningerne på en ændringsanmodningsformular, men du bør vide, at mange vigtige interessenter i virkeligheden tror, ​​at udførelsen af ​​denne form for papirarbejde er projektlederens job - og i dit firma kan det være.

Projektændringsskabelonen (mere om det om et minut) skal præcist og kortfattet opfange alle detaljer i anmodningen, men uformelt kommer de til dig. Når du føler, at alle detaljer er registreret korrekt, skal du køre formularen forbi initiativtagerne for at verificere, at alle punkter er blevet behandlet fuldt ud.

Husk, at ændringer også kan være om at tage arbejde. Antag ikke altid, at ændringer vil forholde sig til at sætte arbejde ind. Processen er den samme uanset om du øger eller mindsker projektets omfang.

Udfør ændringsvurdering

Se nærmere på ændringsanmodningen. Du vil vurdere effekten på:

• Tidsplan
• Dokumentation
• Arbejdet er gjort til dato og arbejder stadig at gøre
• Budget
• Kvalitetsforanstaltninger
• Anvendelsesområde
• Ressource tilgængelighed

For eksempel kan en softwareændring anslås til 5 dage. Dette ville ikke blot tilføje 5 dage til skemaet, fordi det ville skubbe en anden opgave og flytte det i en tidsramme, hvor nøglen ressource er på en ferie. Denne opgave skulle også flyttes, så generelt ville denne ændring tilføje 8 dage til tidsplanen. Det ville koste $ 5k at gøre, og de ekstra 8 dage skubber os ind i en anden måned med leverandørkontrakten, så der er omkostninger at overveje der også. Kvalitet forbliver den samme, men omfang ændrer sig for at indarbejde den nye ændring.

Alle relevante dokumenter skal opdateres, herunder projektplanen og træningsvejledningerne, som allerede er startet.

Så i det store billede har en simpel 5-dages ændring rungende effekter. Det er vigtigt at overveje alle relevante faktorer, før der træffes en gennemførelsesbeslutning, idet det fulde billede kan ændre resultatet.

Forbered og fremsæt Anbefalinger

Bevæbnet med en forståelse af den fulde virkning af den ønskede ændring eller ændring, fremsætte dine anbefalinger vedrørende levedygtigheden af ​​skiftet.

I nogle tilfælde vil ændringer ikke blive implementeret, fordi den opfattede ydelse vil være mindre end prisen. I andre tilfælde kan der opnås tilstrækkelig fordel for at kompensere for omkostningerne ved at udføre det ekstra arbejde. Andre tilfælde vil stadig vise, at ændringer er uundgåelige og uden for din kontrol, uanset negativ effekt, der skyldes lovgivningsmæssige eller overensstemmelsesproblemer eller interne problemer som organisatorisk omstrukturering.

Beslutningen

For små ændringer, der falder ind under din tilladelsesgrænse, ligger beslutningen om at acceptere eller afvise ændringer, hos dig (med det rigtige input fra holdet). Noget større bør godkendes af projektets sponsor eller projektstyring. Vilkår for hvad der falder under hvilken kategori er generelt angivet tydeligt i starten af ​​ethvert projekt.

Uanset resultatet er det vigtigt at holde alle involverede i processen opfattet. Alienating teammedlemmer på ethvert tidspunkt i udviklingen kan koste integriteten af ​​hele projektet og eventuelle fremtidige samarbejder.

Skift administrationsværktøjer

En række værktøjer til ændring af styring er blevet udviklet for at gøre denne proces lettere og mere strømlinet. Centralt for hver værktøj til ændring af ledelsesstyring bør være:

• En tjekliste eller proceskort, der går igang med interessenter gennem de rette skridt til at skabe en ændring i projektets omfang
• En skabelonændringsanmodningsformular (Bemærk: Hvis dine projekter arbejder online fra en automatiseret arbejdsgang, er det en god ide at have denne formular inkluderet i din dokuments liste)

Udvikling af en projektændringsformular

Ansøgningsskemaet om ændring af projekter skal indeholde:

• Navnet på den person, der anmoder om ændringen ("anmoderen").
• En unik identifikator, som et ændringsnummer (du kan tilføje dette selv senere, da det ikke er sandsynligt, at nogen af ​​de mennesker, der hæver anmodningen og bruger formularen, ved hvad de skal indtaste her).
• En beskrivelse af den foreslåede ændring, med så meget detaljer som muligt.
• Kategorien af ​​ændringen. Ideelt set bør ansøgere vælge mellem en præpopulated denne sektion, så de kun skal kryds i feltet. Dette er et godt sted at notere, om en ændringsanmodning er i forhold til regulering eller intern compliance - hvis det er (ægte), kan du omgå mange af planlægnings- og vurderingsforløbet og simpelthen komme videre med det.
• 'Hvorfor' af forandringen. Hvad er begrundelsen for at gennemføre den? Hvorfor ønsker anmelderen det?
• Potentiel virkning af den foreslåede ændring til forskellige elementer i projektet, herunder tid, omkostninger, kvalitet, omfang. Forespørgsel har muligvis ikke alle detaljer, så det kan kræve, at du hjælper med at udfylde disse emner gennem ændringsvurderingstrinnet. Det minimum, du leder efter på dette tidspunkt er, at det er præciseringer, om det kan øge, mindske eller ændre de eksisterende projektparametre.

Skift anmodningsskemaer skal afrundes med plads til detaljer, som du kan udfylde, da ændringen yderligere drøftes. En skabelon skal også indeholde plads til:

• Skift beslutning: Accept, Afvis eller Udsky
• Navn på person, der træffer beslutningen (eller gruppen) plus datoen for beslutningen og eventuelle yderligere bemærkninger.

Ændringer og projektomfangsstyring

Projektomfangsstyring er den proces, der filtrerer og fordyber sondringerne mellem, hvad der er nødvendigt for at gennemføre et projekt med succes og hvad der ikke er. Når der modtages projektændringsanmodninger, er det nødvendigt at overveje, hvordan disse ændringer kan påvirke projektet samlet. Din ændringsstyringsproces hjælper dig med at forfine og definere inden for kontekst, hvorfor en ændring er eller ikke er praktisk eller nødvendig.

En vejledning til projektledelsesorganet for viden (PMBOK Guide) - Femte udgave er dækningsprojekt forandringsledelse værd at nævne, fordi det ikke er så intuitivt, som du måske tror. "PMBOK Guide" indeholder fremragende startretningslinjer i form af en proces kaldet 'Control Scope' i afsnittet Project Scope Management. Ændringsstyringsprocessen på projekter skal dog håndteres mere integreret, og det afspejles i teksten. Brugere af "PMBOK Guide" skal også henvise til Udfør Integrated Change Control-processen, da det tydeliggør, hvordan alt sammen forbinder i det større landskab.

Med henblik på at blive PMP er det vigtigt at forstå, hvordan "PMBOK Guide" dækker forandringsledelse, da det vil være en del af din eksamen. Men husk på, at forandringsstyringsprocessen, du rent faktisk vil bruge på projekter, skal integreres, let at følge og praktisk.

Ledende dit team gennem ændringsprocessen

Projektteamet er afgørende for succesen af ​​ethvert projekt, så det hjælper med at få dem aktivt engageret, når man styrer ændringer i processen.

Her er 5 måder, hvorpå du kan hjælpe dit team hurtigt med at overholde projektets forandringsstyringsproces:

1. Vær åben om ændringer. Lad dit team vide, at ændringer på projekter forventes.

2. Vær åben om processen. Ændringsstyringsprocessen diskuteret her kommer ikke naturligt til alle. De fleste holdmedlemmer kan ikke vide, hvad der forventes af dem, før de er blevet rådgivet. Opsæt en orientering for at gennemgå processen med dem, og lad hver især vide, hvad hans eller hendes rolle i dens udførelse.

3. gør det nemt Projektforandring er ofte i bedste fald kontrolleret kaos. De trin, du tager for at navigere effektivt, definerer din mettle som projektleder. Dit team kan finde forandringer foruroligende - især store eller de, der vender tilbage beslutninger, der er længe tænkt at blive afgjort, og forhindringer betragtes som længe ryddet. Tidsplanen er forkert, budgettet kan være anderledes, kravene er helt sikkert forskellige.

Dit team ser til dig for vejledning og stabilisering. Gør processen så let som mulig for dem.

4. Vær der for at hjælpe. En ny måde at arbejde på, tager tid at integrere. Hvis du tidligere har forvaltet projektændringer på en uformel måde (eller slet ikke), kan det tage lidt tid at skifte til en formel proces for at blive "den måde, vi gør ting omkring her". Lad holdet vide, at du er der for at hjælpe dem, hvis de skal køre noget forbi dig.

5. Vær ikke bange for at sige nej. Ikke alle ændringer er fornuftige forslag. Lad dit team vide, at hvis de føler sig stærkt opmærksomme på, at en ændring ikke er den rigtige ting for projektet på dette tidspunkt, vil du stå ved dem i den samtale med ændringsanmodningen.

Manglende evne til at styre forandring effektivt er chef blandt de måder et projekt kan blive fuldstændig sporet af, så pas på. Bevæbnet med de rigtige oplysninger og processer kan projektændringer behandles på en kontrolleret, smart og gavnlig måde for alle involverede.