Hvad er der i et projektomfangsdokument

Når du starter med et nyt initiativ, er projektdokumentet et vigtigt stykke information for hele dit hold. Det definerer slutproduktet, der skal leveres til kunden, når det skal leveres, og til hvilken pris.

I det væsentlige definerer dette dokument grænserne for arbejdet, således at hvert holdmedlem og kunden alle forstår, hvad projektet indebærer. Lige så vigtigt forstår de hvad det gør ikke medføre.

Fordelene

En projektrammeopgørelse, der en gang deles med hvert medlem af teamet og projektets kunder, er en integreret del af projektledelsen. Blandt dens fordele:

• En fælles forståelse blandt alle involverede i de forventede funktioner, kvalitet og timing af projektet
• Et middel til at kommunikere med andre interessenter i projektet for at få deres støtte og engagement
• Et værktøj til at fokusere teamets indsats på det arbejde, der kræves for at imødekomme kundens behov

Desuden, hvis der foreslås ændringer, der ligger uden for grænserne for det oprindelige anvendelsesområde, bliver udsagnet grundlaget for at estimere og foreslå ændringer. Hvis ændringerne accepteres af alle interessenter, kan anvendelsesoversigten revideres.

Kom i gang

Projektlederen skal søge input fra teammedlemmer, kunder, executive sponsor og andre vigtige interessenter for at forstå og beskrive den nødvendige produktion fra projektinitiativet. Dette kaldes ofte den leverbare.

Beskrivelsen af ​​den leverbare skal indeholde en omkostning eller et acceptabelt omkostningsområde for projektet. Det definerer også de nøglefunktioner, der skal medtages, og tidsrammen for levering.

Når kunden har aftalt, skal projektlederen, projektteamet og den administrerende sponsor foretage ændringer i projektopgørelsen ved hjælp af en omhyggeligt kontrolleret og dokumenteret ændringsproces.

En kaskadepåvirkning

Når omfangserklæringen eller dokumentet er aftalt, bruger hver del af teamet det som grundlag for deres egne estimater af det pågældende arbejde, timingen og omkostningerne. Jo mere præcise og præcise rækkevidde er, jo mere sandsynligt er det, at arbejdsholdene vil producere nøjagtige skøn og ressourcekrav.

Undtagelser kan være vigtige

Det er ikke ualmindeligt, at et projektdokument for at liste specifikke emner, der skal udelukkes fra den leverbare. For eksempel kan en entreprenørens anvendelsesdokument for at opbygge et hus fastsætte, at miljøtilladelser skal opnås af ejeren og ikke påhviler entreprenøren at bygge huset.

Hvad kan gå galt?

Manglende klarhed er en fælles kilde til projektstress og fiasko. Et vagt eller tvetydigt omfangsdokument lader mange spørgsmål stå åbne for debat og uinformerede domsopkald. Disse kan påvirke funktionerne, kvaliteten, timingen og omkostningerne ved projektet.

En anden faldgrube at undgå er kendt som "scope creep." Hvis omfangserklæringen er uklar, er kunden fristet til at stille krav, der ligger uden for hensigten eller grænserne for de oprindelige planer.

Justering af omfanget

Mens hyppige anvendelsesområder ændrer forsinkelsen af ​​projektet og kan tilføje betydelige omkostninger, er de nogle gange nødvendige og rimelige. Projektledere er afhængige af en "change management" -proces, der identificerer den ønskede ændring, reviderer alle de tilsvarende tids-, omkostninger og arbejdsbelastninger og vurderer projektet for nye risici i betragtning af ændringen.

Projektlederen og executive sponsor tager normalt den endelige beslutning om kun at ændre omfanget, når situationen er blevet analyseret fuldt ud. Ændringer dokumenteres i en beslutningslog og kommunikeres derefter til det større projektteam.