Sådan organiserer du dit papirarbejde

Den eneste gang du synes at tænke på dine vigtige dokumenter er, når du har brug for dem. Og ofte kan du ikke finde dem, når du har brug for dem, fordi du enten ikke har et organiseret og centraliseret system til opbevaring af dine vigtige dokumenter og / eller sidste gang du har brug for dem, du smider det helt tilbage i havet af papirer i dit hjemmekontor i stedet for at sætte det tilbage, hvor det tilhørte.

Kom i gang

Med alle dine vigtige papirer spredt i hele dit hus spilder du meget tid og energi på at søge efter dem. Du er også i fare for at miste nogle af dem helt. Men med nogle få enkle trin kan du organisere dine vigtige papirdokumenter om en time i weekenden!

Du skal bruge et lille to-skuffe arkivskab eller en bærbar hængende filkasse, flerfarvede hængende filer (6 forskellige farver), manila-tærskede top-tab-mapper og et brandsikkert (valgfrit). Eller du kunne købe en stor binder og faneblade. Når du har fået varerne her er de seks trin, du følger for at organisere dit papirarbejde.

Saml dine dokumenter

Før du kan organisere alle dine vigtige dokumenter, skal du lokalisere dem. Det er undertiden lettere sagt end gjort.

Tjek dit hjemmekontor i skuffer og papirerne stablet på dit skrivebord eller bord. Kontroller bunkerne af papir, der kluter dine køkkenplader samt køkken skuffer og kurve. Se på din soveværelse kommode og natbord (du kunne have forladt dem der om morgenen rush og glemte dem). Sidst, men ikke mindst, tjek din taske eller dokumentmappe for vigtige dokumenter, som du ved et uheld stadig bærer rundt.

Kategoriser

De vigtigste dokumenter falder ind i en af ​​følgende seks kategorier. Sorter alle dine samlede dokumenter som følger:

1. Hjem og ejendom records - pant, ejendomshandlinger, boligforbedringsprojekter og kvitteringer, apparatmanualer og garantier, ejendomsskatteoplysninger, boligforsikringer og manualer
2. Auto Records - titler, vedligeholdelsesregistre, forsikringspolice og information, lånoplysninger og betalingsregistre
3. Sundhedsrekorder - forsikringspolicer, sundhedsforsikringsbidrag manualer, forklaring af medicinske fordele, læge regninger, receptlister, fleksible udgifter oplysninger, medicinske kvitteringer, medicinske direktiver, livsforsikringer

1. Finansielle poster - Kontoudtog, skatteopgørelser, skattefradragsposter, investeringsoptegnelser, låneoptegnelser, kreditkortopgørelser
2. Elektronik Records - Kontrakter og manualer til mobiltelefoner salgskvitteringer og garantier til computere, bærbare computere og iPads; kabel og internet planer og regninger; trådløs router salgskvittering og manual
3. Personlige optegnelser - fødselsattester, ægteskab certifikat, skilsmisse certifikat, forældremyndigheder, socialsikringsoplysninger, immunisering poster, pas, militærtjeneste optegnelser, dåb og bekræftelse optegnelser, testamente, begravelse plan og oplysninger om gravsted. Hvis du har kæledyr, kan du også medtage deres vigtige dokumenter som veterinær- og vaccineoplysninger i denne kategori.

Find dine vitale dokumenter

De fleste af dine vigtige dokumenter kan gemmes i et almindeligt arkivskab eller bærbar hængende filkasse. Der er nogle. Men det skal virkelig opbevares i en brandsikker sikker eller off-site opbevaringsmulighed, såsom en pengeskab.

Vital dokumenter er dokumenter, der ville være meget vanskelige eller meget tidskrævende at erstatte. De kan indeholde følsomme personlige oplysninger, der kan blive kompromitteret i tilfælde af indbrud eller røveri. I tilfælde af at dit hjem blev ødelagt af ild eller oversvømmelse, ville du gerne have disse vitale dokumenter forblev intakte.

For de fleste vil følgende dokumenter blive betragtet som afgørende: Socialsikringsoplysninger, fødselsattest, forsikringspolice sammen med din agents kontaktoplysninger, testamente, ejendomshandlinger, biltitler, dit pas og enhver kontrakt eller aftale, der krævede din oprindelige underskrift.

Lav en mesterliste over alle vitale dokumenter, du placerer i din brandsikre sikkerhed eller i en offsite-lageropsætning.

Duplikér din tegnebog

De fleste af os bærer kritisk information i vores tegnebøger hver dag. Kender du alt, hvad der er i din tegnebog? Hvad ville du gøre, hvis din pung var gået tabt eller stjålet?

Kopiér dit kørekort, donorkort, sygesikringskort (er), medlemskort som fitnessbutikens loyalitetskort, lagerklubber og vigtigst af alt kredit- og betalingskort (kopi foran og bag). Gem disse kopier med dine andre vigtige papirdokumenter:

Trin fem: Opret et simpelt arkiveringssystem

Jo enklere arkiveringssystemet er, desto mere sandsynligt er det at bruge det på en sammenhængende måde. Tag hver kategori af vigtige dokumenter og tildele det en hængende filfarve:

• Hjem og ejendom records
• Auto Records
• Sundhedsrekorder
• Finansielle poster
• Elektronik Records
• Personlige optegnelser

Tilføj det relevante antal hængende filer til dit arkivsystem for antallet af dokumenter, du har i hver kategori.

Brug manila mapper og opret en mappe for hvert enkelt dokument inden for hver kategori. Placer mapperne i den relevante farvede hængende fil sektion.

Hvis du har købt et stort tre-ring-bindemiddel og fanebladeindsatser, skal du mærke fanerne med ovenstående rekordnavne, papirhullet slå alle dokumenter og organisere dem. Hvis papirerne ikke skal være hullet i papirhullet, sættes papirhullet i en mappe og lægger dokumenterne i mappen.

Nu, hvis papirarbejde bare ikke er dine ting, kan det være et frigivende øjeblik for dig. Du kan scanne alle disse dokumenter, gemme dem på en harddisk, og smid det hele. Men brug dit eget skøn, da nogle papirer er bedre gemt tilbage. Brug din bedste dømmekraft.

Løbende vedligeholdelse

Nu hvor dine vigtige papirer er organiseret, hold dem organiseret. Hver måned, når du betaler dine regninger, skal du arkivere nye dokumenter i den relevante del af dit arkiveringssystem. På samme tid skal du kigge efter eventuelle dokumenter, du har fjernet fra systemet i løbet af den måned, der stadig kan være ude af arkiveringssystemet. Re-fil dem. Gennemgå dokumenterne i dit arkiveringssystem mindst to gange om året for at se, om der kan renses. Et godt skema, der skal følges, er på årets første og i slutningen af ​​hvert skoleår.

Med en lille indsats kan du høste langsigtede fordele ved at organisere dine vigtige papirdokumenter.

Redigeret af Elizabeth McGrory.