Måder at irritere dine projektinteressenter

Som projektleder er en del af dit job at sikre, at interessenter - det er dit projektteam og nøglekunder og leverandører - får det, de har brug for fra projektet. Dine interessenter bør være dine nøglekampe. De skal støtte dig, hjælpe dig med at nå projektets mål og sørge for, at alle trækker i samme retning.

Men det er let at irritere dem. Og når det sker, kan de omdannes til mennesker, der ikke længere vil have noget med dit projekt. Det er en stor risiko for en projektleder, fordi du har brug for deres hjælp og støtte til at blive succesfuld. Uden deres input kan du muligvis ikke levere dit projekt. Her er måder at irritere dine projektinteressenter og hvad du skal gøre i stedet.

Manglende kommunikation

Kommunikation skal være omkring 80% af hvad du gør som projektleder. Når du ikke fortæller dit team, leverandører eller kunder, hvad der sker, så bliver de hurtigt irriteret. Værre er, at de har tendens til at udfylde hullerne med deres forklaring på, hvad der sker, hvilket sandsynligvis ikke er korrekt og kan være ret skader på projektets omdømme.

I stedet skal du sammenlægge klare projektrapporter. Mød dem individuelt og i grupper og hold dem orienteret på hvert trin af vejen. Saml en projektkommunikationsplan og udfør interessentanalyse, så du kan finde ud af, hvem der skal høre, hvad og hvornår de skal høre det.

Undlader at stille deres mening

Kommunikation er én ting, men det har tendens til at være om statusopdateringer og projektsporing. Du skal gøre mere end det for at engagere dem i projektet. Dette kan irritere folk, når de er sagkyndige i et bestemt område, og du beder ikke om deres input til noget, som de er yderst kvalificerede til at kommentere. Projektledere kan falde i fælden for at tro at de skal gøre alt og selv træffe alle beslutninger, men det er slet ikke tilfældet.

I stedet spørg deres mening om, hvordan man håndterer projektproblemer, når de opstår. Tag deres synspunkter i betragtning. Du behøver ikke at gøre, hvad de foreslår, men det hjælper med at opbygge relationer, hvis du lytter. Du kan gøre dette gennem projektmøder og være til rådighed til at lytte, når de kommer til dig med forslag. Hvis det er dit team, skal du sørge for, at de har tilstrækkelig mulighed for at sætte deres syn på tværs.

Tro på dine kvalifikationer giver dig supermagter

At være en PMP® gør dig ikke verdens bedste projektleder (selvom det kan hjælpe en lille smule). Hvis du har et PRINCE2® Practitioner-certifikat eller en APMP eller en anden projektledelsesbetegnelse, får du dig ikke til at komme til hån.

Taler om dine kvalifikationer hele tiden, og hvordan bøgerne gør ting, er en sikker måde at irritere dine interessenter på. De ønsker ikke at høre om dine gode resultater i eksamen eller hvordan du bruger metoden til deres projekt. Faktisk er alt, hvad de vil have, at projektet går godt. De bryder sig ikke meget om hvordan man kommer derhen, det meste af tiden.

Antag ikke det, fordi du har en kvalifikation og ved, hvordan du gør risikostyring, for eksempel at du ikke vil blive fanget ud af en projektrisiko. Det sker med det bedste af os. Så det er bedre at være ydmyg og dedikeret, sætte dine færdigheder til god brug på en praktisk måde, men ikke tro at de sætter dig over dine jævnaldrende.

Dine kvalifikationer skal i stedet stille dig selvtillid til at gøre dit arbejde til det bedste af din evne, men du vil opdage, at mange mennesker, der arbejder som projektledere, har certifikater. Faktisk er mange mennesker, der arbejder inden for specialiserede brancher, i besiddelse af certifikater, og for mange virksomheder er legitimationsoplysninger inden for dit område af ekspertise, hvad enten det drejer sig om arkitektur, regnskab eller projektledelse, simpelthen en hygiejnefaktor.

Forvent ikke, at dine interessenter bliver imponerede og ikke taler om dem hele tiden. Demonstrere dine færdigheder ved at levere projektet godt og vise, hvordan du anvender den viden, du lærte i klasseværelset.

Ændring af deadline

Når alle har tilmeldt sig milepæleprojekter og ved, hvad der sker, når man alle kan arbejde harmonisk som et hold. Når du ændrer deadlines og ikke fortæller nogen, så begynder folk at blive irriteret.

Ændring af datoerne har stor indflydelse på andres arbejde. De kan have booket ferie tid omkring deres kritiske arbejde på projektet. De har muligvis nødt til at genopfylde ressourcer i andre hold, fordi der er brug for nogen på projektet på et bestemt tidspunkt. Hvis du ændrer datoerne uden at forstå al ​​denne baggrund, kan du sætte projektet i fare.

Din projektsponsor forstår i stedet, om du ikke kan ramme de aftalte milepæle. Ting ændres. Der tilføjes nye ting til dit projekt omfang eller ting taget ud. Men det er ikke dit job at blive enige om ændringer i tidsfrister alene. Arbejd med dit projektteam for at forstå virkningen af ​​forandring. Derefter foreslå en løsning til din projektsponsor, der forklarer begrundelsen for at ændre datoerne.

Sørg for, at alle interessenter er opmærksomme på ændringen og hvordan det kan påvirke deres arbejde. Derefter, med alles samtykke, foretag ændringen og opdater din projektdokumentation. Du bør aldrig simpelthen foretage ændringer i datoer uden at lade resten af ​​holdet vide først.

Spilder deres tid

Møder bør være effektive, velforvaltede og en stor udnyttelse af alles tid. Men det er ikke altid tilfældet. Mange gange interessenter klager over, at de har spildt deres tid i møder. Der har ikke været en dagsorden, eller den beslutning, de forventede at blive foretaget, blev ikke lavet, fordi de forkerte mennesker var i rummet.

Du har også andre muligheder for at spilde deres tid - det er ikke bare møder. Rør ikke deres indbakke ved at sætte dem i en kopi af e-mails, når de ikke behøver at være. I stedet har interessenter på projekter endnu et job at gøre, så de skal bruge deres tid klogt. Sørg for, at dine møder har en dagsorden. Planlæg dem, inviter de rigtige folk og sørg for at du følger op efterpå.

Send kun e-mails til de relevante personer. Hvis du har brug for at cc nogen, skal du sørge for at forstå, hvorfor det er vigtigt for dem at være opmærksomme, og undgå den frygtede 'svar alle' så vidt du kan. Bare vær opmærksom på, at andre mennesker er optaget, og at dit projekt ikke er deres højeste prioritet hele tiden (hvis det er på noget tidspunkt).