Sådan planlægger du en selskabsmøde

Tillykke! Din virksomhed holder et møde for en gruppe medarbejdere udvalgt fra alle niveauer i virksomheden. VD har givet dig ansvaret for projektleder for arrangementet. Disse tips og prøveprojektplan viser på en måde, at en projektleder kunne nærme sig opbygningen af ​​projektplanen for et selskabsmøde eller tilsvarende komplekst projekt.

Planlæg projektet

Dit første skridt er at planlægge planen. Du starter med at diskutere arrangementet med interessenterne. Hvis dette blev gjort sidste år, hvad gik der rigtigt? Hvad gik galt? Hvem lykkedes projektet og kan de hjælpe dig med at undgå faldgruber i år? Siden den administrerende direktør har tildelt projektet til dig, hvad ønsker han / hun ude af begivenheden? Hvornår skal arrangementet være? Hvor? Hvad er budgettet?

Saml så meget information som muligt. Dette bliver det skelet, som du opbygger projektplanen på.

Byg Teamet

Hvilke andre ressourcer har du brug for for at gøre dette projekt til en succes? Er der mennesker i andre afdelinger, der kan hjælpe dig med at gøre denne begivenhed til en succes? Hvad skal du gøre for at komme derhen hjælp? Kan du bare spørge eller har du brug for at få formel godkendelse fra deres chef? Hvor meget tid har du brug for fra dem? Hvilke specifikke færdigheder har du brug for dem til at levere? Kan nogen anden give den færdighed, hvis den person, du ønsker, ikke er tilgængelig?

Da dette er et firma-bredt møde, hvordan kan HR hjælpe? Har du brug for hjælp fra facilitetsafdelingen? Hvad med marketingafdelingen? Har du brug for hjælp i dette område?

Planlæg dagsordenen

Når du ved, hvor længe mødet vil vare, begynder du at udfylde tidsblokkene. Har du brug for en åbnings højttaler? Hvem vil det være? Skal du holde deltagerne sammen eller vil du bryde dem ind i mindre grupper for en del af programmet? Hvor mange andre højttalere skal du bruge? Hvem arrangerer de mindre sessioner, hvis du bryder ud?

Vil begivenheden tage mere end en dag? Hvordan lukker du Day One? Hvordan vil du genåbne på dag to?

Hvordan vil du pakke op i slutningen? Har du brug for en afsluttende tale? Hvordan vil du håndtere logistik for personer, der tjekker ud af hotellet, hvis du bestiller en?

Find rummet

Find ud af, hvor mange mennesker der kommer. Derefter bestemme hvor stor en plads du har brug for. Hvor vil arrangementet afholdes? Er der plads på firmaets kontor eller har du brug for et større rum? Ønsker administrerende direktør mødet holdt off-site, så folk kan koncentrere sig, eller vil han / hun have det på kontoret for at minimere omkostningerne?

Hvilke egenskaber i dit område kan give den plads, du har brug for? Er et hotel i nærheden af ​​lufthavnen et godt valg for at minimere rejsetiden for folk, der ankommer fra byen, eller skal du finde noget ud af byen, der bliver roligere?

Hvad opkræver de forskellige steder for deres faciliteter? Hvad omfatter de og hvad skal du købe og har bragt i? Vil de tildele en person til dig at arbejde med? Hvad er deres politik vedrørende materiale og mennesker udefra?

Slippe afsted med det

Efter at have samlet svarene på i det mindste de fleste af disse spørgsmål, kan du begynde at sammensætte projektplanen. Husk at det, vi viser her, er listen over projektopgaver, kun arbejdsopdelingsstrukturen (WBS). Det omfatter ikke nogen af ​​afhængigheder mellem opgaver eller tidslinjer. Disse vil blive tilføjet senere.

Prøve selskabsmøde projektplan

I Sådan planlægger du et projekt Ved hjælp af de grundlæggende værktøjer til projektledelse diskuterede vi tankegangen bag projektplanlægning og bruger projektstyringsfærdigheder under planlægningsprocessen. Her er hvordan en projektplan work breakdown structure (WBS) kan lede efter et projekt til planlægning af et selskabsmøde:

1. Planlæg projektet

1. Bestem budgettet
2. Diskuter med CEO for at fastlægge projektmål
3. Kontakt tidligere projektleder (PM) for tips
4. Bestem interessentlisten
5. Kontakt interessenter for input.
6. Angiv foretrukket dato for arrangementet
7. Bestem, hvor mange højttalere / præsentanter der er brug for
8. Bestem, hvor mange supportpersonale der er behov for
9. Bestem, hvor mange medarbejdere der skal deltage i
10. Angiv mulige placeringer for arrangementet

2. Byg projektgruppen

1. Få rep fra Marketing
2. Få rep fra HR
3. Se om køb vil tildele nogen til at hjælpe
4. Spørg Susan at håndtere alle højttalernes detaljer
5. Få rep fra Faciliteter
6. Planlæg projekt team kick-off møde

3. Udvikle dagsordenen

3a Plan dag et

1. Indstil starttidspunkt
2. Indstil tid, arranger plads og bemanding til registrering
3. Indstil længden af ​​morgen session
4. Indstil længden af ​​taler
5. Beregn antal højttalere, der er nødvendige til morgenmødet
6. Rekruttere højttalere
7. Planlæg mid-morgen pause (tid og længde)
8. Arranger opdatering af konferencelokale under pause (vand, skraldespand osv.)
9. Planlæg frokostpausen (tid, længde, beliggenhed, menu, hvem betaler)
10. Plan eftermiddagsession (længde, antal højttalere)
11. Rekruttere eftermiddags højttalere
12. Planlægning af dag ét (tid, hvem, længde)

3b Plan dag to

1. Indstil starttidspunkt
2. Indstil længden af ​​morgen session
3. Beregn antal højttalere, der er nødvendige til morgenmødet
4. Rekruttere højttalere
5. Planlæg mid-morgen pause (tid og længde)
6. Arranger opdatering af konferencelokale under pause (vand, skraldespand osv.)
7. Planlæg frokostpausen (tid, længde, beliggenhed, menu, hvem betaler)
8. Plan eftermiddagsession (længde, antal højttalere)
9. Rekruttere eftermiddags højttalere
10. Planlægning af afsluttende tale (tid, hvem, længde)
11. Arranger check-out timing med hotel

4. Planlæg rummet

1. Bestem antallet af deltagere
2. Planlæg sædesarrangementet (rækker vs tabeller)
3. Beregn plads, der er nødvendigt
4. Undersøg steder, der er tilgængelige med den mængde plads (omkostninger, beliggenhed, inkluderede tjenester)
5. Count antal højttalere hver dag og totalt
6. Bestem antal og type af supportpersonale, der er nødvendige
7. Find ud af, hvor mange deltagere / højttalere / medarbejdere der skal have værelser
8. Forhandle omkostninger og datoer med ledige placeringer
9. Tegn kontrakt med valgt sted

5. Publicer arrangementet

1. Afslut alle detaljer med arrangementets placering
2. Sørg for at deltagerne bliver underrettet
3. Underret alle talere om emne og præsentationstid / dag
4. Underret alle støttepersonale om pligter og skift
5. Få RSVP'er fra deltagere
6. Underret om udskiftning deltagere efter behov

6. Opfølgning

1. Få udkast til taler fra alle højttalere
2. Gennemgå de endelige taler
3. Få navnekoder til alle deltagere, højttalere, medarbejdere
4. Køb noget materiale og gaver til deltagerne
5. Bekræft igen med hændelsessted

7. Gennemgå og sats

1. Send tilfredshedsundersøgelse til alle deltagere
2. Send undersøgelsesundersøgelse til alle højttalere
3. Send tak til alle højttalere og medarbejdere
4. Hold tætte møde med projektteam

Yderligere planlægning

Projektplanens arbejdsopdelingsstruktur (WBS) ovenfor viser en prøve til planlægning af et selskabsmøde. Det er bare en oversigt. Projektgruppen skal stadig arbejde på disse ting og udvide på mange af dem. Desuden skal de arbejde på den tid, der er nødvendig for hver opgave, opgavernes relative betydning og sammenhænge / afhængigheder mellem opgaver.