Lav en daglig plan for at arbejde mere effektivt

Det første og vigtigste skridt i retning af at arbejde mere effektivt er at have en daglig plan på plads. Det er vigtigt, at din plan er nedskrevet et sted: På en kalender, notesblok eller gemt på din computer. Gå ikke blot gennem en mental checkliste hver dag.

At have en skriftlig plan er et must for at holde nagende tanker ud af ryggen af ​​dit hoved og for at hjælpe med at forhindre katastrofer, fordi du glemmer noget vigtigt. De fleste mennesker finder ud af, at de er nødt til at komme fra en daglig plan fra tid til anden, men at have en vil hjælpe dig med at organisere din tid bedre, forberede dig på bestemte projekter på forhånd, og en plan giver dig et klarere mentalt billede om alle ting du skal gøre.

At slippe af med daglige distraktioner med en plan

Hvis du kommer til arbejde hver dag og straks overvældes med din lange "to do" liste og desk clutter, vil du i bedste fald binde ind i din dag som en racehest (og hurtigt brænde ud efter en sprint, ligesom en racehest). på hvad der synes mest presserende på et givet tidspunkt. Værste tilfælde er du vil sidde i en funk ikke vide, hvor du skal starte. Uanset hvad det er, er det hver eneste dag, at "udbrænde brande" hver dag er den mindst effektive måde at angribe din arbejdsbyrde på og den bedste måde at udtømme dig selv, mens du kun går længere.

Uden en plan vil dagens distraktioner hurtigt overtage: telefonen ringer, du begynder at besvare e-mails, kolleger begynder chit-chat, og inden du ved det, er frokosten ankommet, og du har lidt opnået. Din daglige plan kan omfatte en time hver morgen for at blive afviklet ved at returnere opkald og kontrollere e-mail, før du kommer i gang med andre opgaver, men det vil gøre mere end at tjene som en retningslinje for, hvad du skal gøre med din tid. For eksempel, hvis du med vilje afsatte en time til at gøre noget, og du går over denne frist, vil du vide, at du skal tilpasse din plan for den næste dag.

Ved at kortlægge din dag i segmenter eller opgaver kan du lettere identificere problemområder og dine effektivitetstider (dvs. du kan være mindre effektiv efter frokosten, hvis du lider af eftermiddagsnedgang eller du kan være en langsom starter om morgenen).

Undgå at tage på mere end du kan håndtere

En optimist er en, der kan se den positive i en given situation, vil generelt fokusere på troen på at "alle ting er mulige." Der er intet galt med at være en optimist, medmindre det fører dig til at undervurdere dine evner, den tid det tager at opnå for at opnå noget, og resulterer i at du tager på mere end du kan klare.

En realist kan være optimist, men en realist ser også den logistik, der kan være involveret i at håndtere en situation og vil medvirke i potentielle forhindringer og begrænsninger.

Hvis du ikke har din spilplan lined up for dagen, kan du have en sværere tid at sige nej til at hjælpe andre eller påtage sig flere projekter, fordi du har en positiv "can do" holdning, der tilsidesætter virkelighed eller sund fornuft. Det er nemt at undervurdere, hvor lang tid det tager at udføre dine opgaver meget mindre, en andens hvis du tror du er superkone og et solskilt perspektiv er alt, hvad der kræves for at få tingene gjort.

At vide, hvad der er på din tallerken for dagen, og at du allerede har bestemt et budget til din egen tid til specifikke opgaver, kan hjælpe dig med at overholde deadlines, få mere gjort hver dag og være mere realistisk om at tage på arbejde.

Oprettelse af din angrebsplan

Før du går ud på arbejde, skal du først bestemme, hvad du vil fokusere på, når du kommer derhen. Endnu bedre planlæg din dag natten før og forbered dit skrivebord på de opgaver, du vil udføre om morgenen. F.eks. Få filer eller læsemateriale tilrettelagt til morgenen, så du kan hoppe lige ind, eller lægge ting, du skal skrive eller ringe til, for at komme tilbage i den rækkefølge, du har brug for for at få dem færdige.

At have en plan kan hjælpe dig med at skabe forudsigelige rutiner, der igen vil gøre dig bedre forberedt på at møde kaotiske dage, når din chef eller en høj vedligeholderklient kræver mere af din tid.